Das Büro in der Wolke Die Davids und Goliaths moderner Büroarbeit

Autor / Redakteur: Anna Kobylinska und Filipe Pereira Martins* / Elke Witmer-Goßner

Seit rund einem Jahr beginnt und endet wegen der Corona-Pandemie ein typischer Büroalltag „am Draht“ im Arbeitszimmer daheim. Mit geeigneten Diensten aus der Wolke steht und fällt das Wohlbefinden genauso wie die Produktivität.

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Vor allem mit Hilfe der großen Office- und UCC-Lösungen konnten Unternehmen ihre Produktivität während der Krise auch im Homeoffice aufrechterhalten – doch das Angebot wird größer.
Vor allem mit Hilfe der großen Office- und UCC-Lösungen konnten Unternehmen ihre Produktivität während der Krise auch im Homeoffice aufrechterhalten – doch das Angebot wird größer.
(Bild: © olly – stock.adobe.com)

Corona-Lockdowns haben der Digitalisierung eine enorme Bedeutung verliehen. Anfangs kehrten mit Ach und Krach neue Arbeitsformen ins Homeoffice ein und haben es sich dort seither mehr oder weniger gemütlich eingerichtet. Cloud-Dienste wurden auf einmal zum zentralen Bestandteil des Arbeitsalltags und haben dann an Tragweite nur noch zugenommen.

Vor der Maskenpflicht konnten Mitarbeiter bei Google in Dublin noch ganz anders „in die Tasten hauen“.
Vor der Maskenpflicht konnten Mitarbeiter bei Google in Dublin noch ganz anders „in die Tasten hauen“.
(Bild: Google)

Rund jeder vierte Arbeitnehmer in Deutschland (genaugenommen 24 Prozent) verrichtet heute seine Tätigkeiten überwiegend oder ausschließlich von zu Hause aus, fand eine repräsentative Umfrage der gewerkschaftsnahen Hans-Böckler-Stiftung Anfang des Jahres heraus. Während vor der Pandemie lediglich rund vier Prozent der Deutschen im Homeoffice tätig waren, hielt diese Arbeitsform während des harten Lockdowns im April 2020 bei rund 27 Prozent der Beschäftigten im Arbeitsalltag Einzug. Der Anteil der Telearbeitsplätze scheint sich seither auf einem ähnlich hohen Niveau stabilisiert zu haben.

Mit dem Umzug ins Homeoffice haben Kommunikationswerkzeuge an Bedeutung gewonnen. Eine Vielzahl von Cloud-Diensten buhlt um Aufmerksamkeit potenzieller Nutzer. Viele Unternehmen mussten ihre Richtlinien und Werkzeuge gründlich überdenken, von E-Mail-Diensten über Office-Anwendungen bis hin zum Dokumentenmanagement.

Der Kampf der Giganten

Das Rückgrat der eigenen Produktivität im Homeoffice bilden für viele Nutzer klassische Büroanwendungen: ein Texteditor, eine Tabellenkalkulation, ein E-Mail-Client, ein Kalender und Kommunikationswerkzeuge zur „Virtualisierung“ des Arbeitsraums, in einer mobilitätsfreundlichen Cloud-Edition. Seit dem Anbruch des Lockdowns konnten sich die zwei dominierenden Ökosysteme, wenn auch jeweils unter einem neuen Namen – Microsoft 365 (zuvor Office 365) und Google Workspace (zuvor G Suite) – behaupten und ihre Nutzerbasis ausbauen.

Trotz der vermeintlichen Feature-Parität verfolgen Microsoft 365 und Google Workspace deutlich unterschiedliche Ansätze in Bezug auf die Cloud-Architektur und das App-Design. Für viele Organisationen hängt die Wahl im Großen und Ganzen davon ab, welcher dieser Ansätze am besten zu der aktuell installierten Hardware-Basis passt. Beide Ökosysteme bieten mittelgroßen und großen Organisationen webbasierte Verwaltungskonsolen. Diese Ebene der Funktionalität konfiguriert üblicherweise ein spezialisierter Systemintegrator mit Expertise in diesem Bereich. Selbst die schiere Vielfalt verschiedener Editionen und Abrechnungsmodelle der Anwendungsplattformen macht kompetente Beratung zum Teil unverzichtbar.

Voll abgefahren: Google bringt seine Mitarbeiter im Münchner Büro schnell auf neue Gedanken.
Voll abgefahren: Google bringt seine Mitarbeiter im Münchner Büro schnell auf neue Gedanken.
(Bild: Google)

Nutzer von Microsoft 365 können über vertraute Desktop-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint auf Backend-Dienste aus der Cloud zugreifen oder webbasierte Editionen der Anwendungen im Webbrowser aufrufen, wenn eine lokale Installation unerwünscht sein sollte. Die zugehörigen Backend-Dienste, darunter Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online und Microsoft Teams, bieten einen einfachen Migrationspfad für Unternehmen, die bereit sind, ihre lokalen Server in die Cloud zu verlagern.

Googles Implementierung – von Gmail über Google Docs, Google Sheets bis hin zu Google Drive – ist im Gegensatz dazu vollständig Cloud-nativ und Browser-zentrisch. Beim Einsatz der Anwendungen mit dem Chrome-Browser von Google stehen den Nutzern dieser Apps zusätzliche Dienste wie Offline-Storage von E-Mails und Dokumenten zur Verfügung.

Die „neue Normalität“ mit digitalen Dokumenten

Adobe hat mit der Adobe Document Cloud eine ganze Suite von Lösungen für Fernarbeit im Köcher. Die Document Cloud vereint Adobes PDF-Technologie mit den Kollaborations-Funktionen von Adobe Acrobat und Adobe Sign für eine vollständig digitalisierte Benutzererfahrung mit Dokumenten. Die Tools beschleunigen Arbeitsabläufe in der „neuen Normalität“ des Homeoffice mit rechtskräftigen vertrauenswürdigen elektronischen Signaturen. Die Tools integrieren sich mit Google Drive, Microsoft Office, Microsoft Dynamics, SharePoint, Salesforce, Workday, ServiceNow und anderen Werkzeugen.

Die EDF-Gruppe beispielsweise konnte mit der Adobe Document Cloud den Beschaffungsprozess optimieren. Durch die Umstellung auf elektronische Dokumentenprozesse ließen sich die Prüfungsvorgänge von 16 Tagen auf 16 Stunden verkürzen, eine Reduktion um 88 Prozent. Der mittelständische Medien- und IT-Dienstleister Meyle+Müller und seine IT-Tochter apollon haben Schritt für Schritt nahezu alle Dokumentenvorgänge mit Adobe Sign auf die elektronische Unterschrift umgestellt.

Als Reaktion auf die internationalen Empfehlungen und Anordnungen zum Schutz der öffentlichen Gesundheit gehen immer mehr Unternehmen alternative Wege bei Konferenzen, Schulungen und Zusammenarbeit.

Kollaboration in virtuellen Räumen

In der neuen Normalität gewinnen auch Webinare und Telekonferenzen gegenüber persönlichen Begegnungen an Bedeutung, selbst in traditionell reiseorientierten Unternehmen wie der SAP SE.

Bei SAP spielten Dienstreisen immer eine große Rolle, erinnert sich Todd Surdey, ehemaliger Global Vice President von FS Software Portfolio Management and Sales bei SAP im kalifornischen Palo Alto. „In der aktuellen Wirtschaftslage sind [persönliche Meetings in dem gewöhnlichen Umfang] nicht machbar“, kommentierte er. Adobe Connect, eine Software-Suite für Webkonferenzen, Präsentationen, Fernschulungen, Meetings und Desktop-Sharing, sei zu einem alltäglichen Kommunikationswerkzeug für SAPs verteilte Teams geworden. Es habe dem Unternehmen ermöglicht, „enge Verbindungen zu Kunden und verstreuten Mitarbeitern aufrechtzuerhalten und gleichzeitig unnötige Reisen zu vermeiden.“ Surdey habe so um die 20 Meetings pro Woche in Connect gehalten, darunter welche mit mehr als 200 Teilnehmern.

Augenkontakt: Eine Besprechung in einem virtuellen Konferenzraum wie hier von Adobe Connect steht einer persönlichen Begegnung in kaum etwas nach.
Augenkontakt: Eine Besprechung in einem virtuellen Konferenzraum wie hier von Adobe Connect steht einer persönlichen Begegnung in kaum etwas nach.
(Bild: Adobe)

Den Connect-Rekord hält aber offenbar Adobe selbst. Das Unternehmen hat auf einer seiner virtuellen Konferenzen in Connect mehr als 5.500 Teilnehmer aus über 4.000 Unternehmen in 82 Ländern und 30 Branchen drei Tage lange unterhalten.

Auch bis dahin eher unbekannte Cloud-Kollaborationslösungen wie Zoom konnten in der Pandemie ihre Nutzergemeinde massiv ausbauen und wurden allgemein zum Begriff. Ende 2019 konnte Zoom auf gerade einmal 10 Millionen tägliche Konferenzteilnehmer verweisen; nicht einmal ein Jahr später (im Oktober 2020) waren es bereits 300 Millionen.

Auch Google und Microsoft punkten

„Da immer mehr Unternehmen darauf angewiesen sind, ihre Mitarbeiter von zu Hause heraus zu vernetzen, um die Produktivität aufrechtzuerhalten“, kommentierte vor einem Jahr Google Cloud CEO Thomas Kurian, habe der Cloud-Riese einen Anstieg der Nutzung der Videokonferenzlösung Google Meet in einem zuvor unvorstellbarem Ausmaß erlebt. Im ersten Lockdown im März 2020 sei die Nutzung von Meet von Tag zu Tag teilweise um 60 Prozent gestiegen und wuchs so innerhalb weniger Wochen auf das 25-fache gegenüber dem Stand vor dem Ausbruch der Pandemie (Januar 2020). Google Meet ist die Anwendung für Online-Meetings, Videokonferenzen und Telefonate, die zuvor den Namen Hangouts trug. Teile der Funktionalität von Hangouts, die sich auf Textchats beschränken, hat Google in Chat umbenannt.

Auch demnächst etwas für das Homeoffice? Microsofts Lab für Mixed Reality und KI in Zürich ist mit der Hololens hart am Ball.
Auch demnächst etwas für das Homeoffice? Microsofts Lab für Mixed Reality und KI in Zürich ist mit der Hololens hart am Ball.
(Bild: Microsoft)

Auch Microsoft konnte seine virtuelle Präsenz im Homeoffice massiv ausbauen. Mit dem geplanten Ableben von Skype for Business widmet das Unternehmen fortan seine ganze Aufmerksamkeit dem Nachfolgeprodukt: Microsoft Teams, einer Kollaborationsplattform für die Benutzer von Office 365. Die Unterstützung für On-Premises-Installationen der Server-Edition von Skype for Business hält noch bis Ende 2024, aber die Cloud-Variante der Plattform wird Ende Juli 2021 ganz offiziell zugunsten von Microsoft Teams eingestellt. Microsoft hat seine eigenen zweihunderttausend Mitarbeiter auch schon bereits auf Teams migriert.

Teams bietet Benutzern von Office 365 eine ganze Reihe von Zusatzfeatures gegenüber Skype for Business, darunter den Zugriff auf Dokumentenbibliotheken von SharePoint Online, OneNote, Planner und zahlreiche zusätzliche Produktivitätstools.

Lässig verbummelt

Eine etwas andersartige Kommunikationsplattform für Teams mit dem verführerischen Namen Slack (auf Deutsch so viel wie „lässig, locker“ oder auch „bummeln“) hat das eine oder andere Unternehmen im Sturm erobert. Die Plattform ist bei einer Dreiviertelmillion von Organisationen im Einsatz und erfreut sich bei ihren Nutzern einer anhaltenden Beliebtheit. „Schneller als E-Mail und fokussierter als ein Chat“, lautet das Versprechen.

Die Realität divergiert schon mal von diesem noblen Ideal. Slack ist im Grunde genommen nichts anderes als eine Channel-basierte Plattform für kollaborative Besprechungen gemeinsamer Projekte mit Arbeitskollegen und/oder Auftraggebern. Aus der Sicht vieler Beteiligten schafft Slack eine Illusion von Produktivität, da es von seinen Nutzern ein ununterbrochen hohes Engagement fordert.

Viele empfinden diese Arbeitsweise als disruptiv für den Arbeitsablauf. Slack protokolliert punktgenau alle Interaktionen und macht sie leicht nachvollziehbar, aber die eigentliche Arbeit muss ja erst noch gemacht werden. Homeoffice-Arbeitsräume wie Microsoft Teams oder Google Workspace haben vielleicht nicht den Reiz von Slack, aber dafür ein umfassenderes Spektrum an Produktivitätstools.

Und sonst noch?

Alternative Ökosysteme für kollaborative Anstrengungen gibt es viele, aber die meisten fristen im Schatten ihrer großen Rivalen ein beinahe bedeutungsloses Dasein. Selbst Facebooks groß angelegte Initiative Workplace.com stieß auf wenig Interesse. Das Schwergewicht unter den sozialen Netzwerken hatte sogar viele der beliebtesten Features von seinen Rivalen abgekupfert; offenbar war die Mühe umsonst. Workplace konnte bisher nicht annähernd so viel Begeisterung auslösen wie das an sich bescheidene Slack.

Langsam wirkt der Markt für Produktivitätstools fast schon übersättigt. Denn die Zahl der Produktivitätstools, die in einen Arbeitstag gerade noch hineinpassen, ist begrenzt. Schließlich will die eigentliche Arbeit ja auch noch irgendwann erledigt werden. Am besten wäre es vielleicht, an seinem Arbeitsraum gar nichts ändern zu müssen. Dieser Wunsch hat sogar einen Namen: VDI.

Der heimliche Sieger

Zum Anbruch der ersten Lockdowns waren führende Online-Produktivitätstools so weit ausgereift, dass die Weltwirtschaft mit ihrer Hilfe die Krise weitgehend meistern konnte. Die durch das Coronavirus ausgelöste Verlagerung von Büro- hin zur Telearbeit hat aber sogar das Interesse an Lösungen für Virtual Desktop Infrastructure (VDI) von Anbietern wie Citrix, Microsoft, Cisco und VMware und ihrem Cloud-Ableger DaaS (Desktop-as-a-Service) neu entfacht.

Laut einer Prognose des Forschungsinstituts Research&Markets dürfte der globale Markt für VDI-Lösungen bis zum Jahre 2027 einen Wert von 330 Mio. USD erreicht haben.
Laut einer Prognose des Forschungsinstituts Research&Markets dürfte der globale Markt für VDI-Lösungen bis zum Jahre 2027 einen Wert von 330 Mio. USD erreicht haben.
(Bild: Research&Markets)

Bei VDI bekommt der Nutzer eine gesamte Desktop-Umgebung des Betriebssystems samt der benötigten Anwendungen von einem entfernten Server bzw. als einen Cloud-Dienst bereitgestellt. Was für den Anwender wie ein Windows-Desktop aussieht, ist in der Realität die grafische Ausgabe einer virtuellen Maschine, die auf einem Server in der Cloud oder in einem Rechenzentrum läuft und lediglich ihre Benutzerschnittstelle über das Netzwerk bereitstellt.

Virtuelle Desktops dieser Art lassen sich nicht nur auf einem PC bedienen, sondern können vielmehr praktisch auf beliebigen Geräten mit einem Display und einer Eingabeschnittstelle nutzbar gemacht werden, einschließlich Tablets, Thin-Clients und in einigen Fällen auf Smartphones (bzw. Phablets).

Doch der größte Vorteil von VDI gegenüber SaaS-Lösungen sind die Sicherheitsaspekte einer Desktop-Bereitstellung. Da alle Daten eines virtuellen Desktops auf dem Server und nicht auf dem Endgerät liegen, können unternehmenseigene Systeme selbst beim Verlust eines Endgeräts keinen Schaden davontragen. Auch die Einhaltung organisationsinterner Sicherheitsrichtlinien lässt sich mit VDI leichter herbeiführen als beim Einsatz einzelner SaaS-Dienste wie Microsoft 365 oder Google Workspace. Die zentralisierte Durchsetzbarkeit von Cybersicherheitsmaßnahmen beim Einsatz von VDI schützt die betroffenen Anwender und Systeme vor Spyware und sonstigen nicht autorisierten Anwendungen, während die Installation von Sicherheitsupdates und Software-Patches koordiniert an einem zentralen Ort stattfindet.

Dennoch haben sich On-Premises-Installationen von VDI-Lösungen nie wirklich durchgesetzt. VDI aus der Cloud, bekannt als Desktop-as-a-Service, hat sich im Gegensatz dazu als eine Failover-Maßnahme in den Lockdowns wiederholt bewährt. AWS bietet WorkSpaces, Microsoft Azure hat Windows Virtual Desktop, IBM Cloud bietet VDI über VMware Horizon, den VDI-Service von VMware. Google Cloud arbeitet mit mehreren verschiedenen Anbietern zusammen. Die Pandemie hat die Akzeptanz dieser Dienste stark erhöht. Die Nutzung von Microsofts Virtual Desktop stieg innerhalb der ersten Wochen des Lockdowns bereits um das Dreifache.

Hybride Arbeitsformen kommen

Die Zufriedenheit mit dem Homeoffice steigt im Zeitverlauf. Also gilt es, die Einrichtung bloß nicht zu früh aufgeben!
Die Zufriedenheit mit dem Homeoffice steigt im Zeitverlauf. Also gilt es, die Einrichtung bloß nicht zu früh aufgeben!
(Bild: Fraunhofer FIT, 2020)

Laut einer Erhebung des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) vom Anfang des Jahres 2021 haben zwei Drittel der 1.200 befragten Firmen bisher noch keine Pläne geschmiedet, nach der Coronakrise stärker als zuvor auf Homeoffice zu setzen. Die Zukunft sei anscheinend überwiegend hybrid, eine ausgewogene Kombination aus Präsenzpflicht und Homeoffice. Cloud-zentrische Anwendungen bleiben also weiterhin unverzichtbar.

Abschließend lässt sich zusammenfassen, dass sich die innovativsten Cloud-Dienste für die Produktivität im Homeoffice im Büroalltag bereits fest etabliert haben. Die führenden Ökosysteme bieten ihren Nutzern im Großen und Ganzen eine beinahe vollständige Feature-Parität zueinander. Das eigentliche Rennen spielt sich an der Grenze zwischen Büroanwendungen in einer SaaS-Bereitstellung und Desktop-as-a-Service, der modernisierten Cloud-Variante von VDI, ab.

* Das Autorenduo Anna Kobylinska und Filipe Pereira Martins arbeitet für McKinley Denali Inc. (USA).

(ID:47363484)