Suchen

Channel Fokus: Drucker & Managed Print Services Kein Auslaufmodell: Drucker und MPS

Autor: Klaus Länger

Drucker und Multifunktionsgeräte gehören in Unternehmen noch längst nicht zum alten Eisen. Denn vom papierlosen Büro sind sie noch weit entfernt. Allerdings ändert sich die Nutzung hin zum Dokumentenmanagement und zu MPS als Vertriebsmodell.

Firmen zum Thema

Druckmaschinen mit Bleisatz sind heute nur noch Museumsstücke. Für Drucker und MFPs im Firmenumfeld gilt das noch lange nicht.
Druckmaschinen mit Bleisatz sind heute nur noch Museumsstücke. Für Drucker und MFPs im Firmenumfeld gilt das noch lange nicht.
(Bild: © pure-life-pictures - stock.adobe.com)

Drucken, Scannen und Kopieren gehört in den meisten Unternehmen zu den alltäglichen Aufgaben. Zwar wird schon seit ­etwa 30 Jahren über das papierlose Büro gesprochen, so Keith Kmetz, Program ­Vice President für Imaging, Printing und Document Solutions bei IDC, zur Realität geworden ist es allerdings noch lange nicht. Laut der Global Print Study 2025 der Marktforscher von Quocirca gehen 64 Prozent der Unternehmen davon aus, dass das Drucken von Dokumenten noch im Jahr 2025 entscheidend für ihren Geschäftsbetrieb bleiben wird. Als Gründe dafür nennen sie die Notwendigkeit von physischen Unterschriften sowie die ­Bedürfnisse von Lieferanten, Kunden und Angestellten, die Papier noch immer einer digitalen Kommunikation vorziehen. Unsere Panel-Umfrage unter Systemhäusern und Fachhändlern zeigt ebenfalls keine gravierende Abnahme des Druckaufkommens bei deren Kunden, sondern bei 27 Prozent der Befragten sogar ein Plus.

Drucker und MFPs als Teil einer digitalen Verarbeitungskette

Die Menge der gescannten und gedruckten Dokumente wird allerdings in den kommenden Jahren abnehmen, während gleichzeitig die Bedeutung eines durchgehenden digitalen Dokumentenmanagements wächst. Gerade jüngere Mitarbeiter, die mit einem Geburtsjahr ab 1995 zur „Generation Z” zählen, sind bereits mit digitalen Geräten aufgewachsen. Dokumente auszudrucken, statt sie auf dem Notebook oder dem Smartphone durchzugehen, gehört nicht zu ihrer Arbeitsweise. Der Trend zur Arbeit mit digitalen Dokumenten wird auch durch die Geräteausstattung in den Unternehmen beeinflusst. PC-Arbeitsplätze werden mit größeren Monitoren versehen, die das ­Lesen am Bildschirm angenehmer machen. Mit der wachsenden Verbreitung von Tablets, Convertibles und digitalen Whiteboards können Dokumente in ­digitaler Form, wie etwa Scans im PDF-Format, besser gelesen und auch bearbeitet und kommentiert werden.

Diese Entwicklung haben viele Druckerhersteller und weite Teile des Channels bereits vor Jahren registriert. Für sie stellen Drucker und vor allem Multifunk­tionsgeräte nur noch einen Teil der digitalen Verarbeitungskette dar, die sie möglichst komplett abdecken wollen. Laut IDC ist die Zahl der verkauften A4-Farb-MFPs im dritten Quartal 2019 gegenüber dem Vorjahresquartal um 10,8 Prozent gestiegen und hat damit die Zahl der A4-Mono-MFPs erstmals überholt. Zugelegt haben ebenfalls A3-Farbtintendrucker, während bei allen anderen Segmenten die Anzahl der verkauften Geräte rückläufig war. Für den gesamten westeuropäischen Markt konstatiert IDC einen Rückgang nach Stückzahlen um 6,1 Prozent, der deutsche Markt schrumpft mit sechs Prozent auf einem ähnlichen Niveau. Der Rückgang geht allerdings zu einem Teil auf das Konto des lahmenden Privatkundenmarkts. So sank die Zahl der Consumer-Tintendrucker um 4,3 Prozent, die der Business-Inkjets nur um 3,7 Prozent.

Für einige Hersteller und vor allem für den Channel ist der Rückgang bei den Stückzahlen aber keine Hiobsbotschaft. Denn der Wert der verkauften Geräte kletterte sogar um fünf Prozent, da mehr höherpreisige Geräte an Businesskunden verkauft wurden.

Multifunktionsdrucker mit „smarten” Funktionen sind eine Schlüsselkomponente für die weitere Digitalisierung im Unternehmen. Bei vielen Herstellern sind die Geräte mittlerweile zu einer Plattform für Apps geworden, mit denen Arbeitsschritte automatisiert werden. Sie können als fertige App in den digitalen Stores der Druckerhersteller erworben oder für Kunden individuell entwickelt werden. Den Partnern stellen die Hersteller meist Entwicklungsumgebungen für Apps zur Verfügung. Dieses App-Modell eröffnet Partnern oder unabhängigen Software-Entwicklern eine zusätzliche Einnahmequelle. Als Plattform für die Apps nutzen einige Hersteller Android, andere nehmen ihre eigenen Betriebssysteme als ­Basis. Generell erwarten die Kunden eine bessere Integration von digitalen und analogen Workflows. Dabei wird das Scannen von Dokumenten auch im Jahr 2025 noch eine wichtige Rolle spielen. Laut der Global Print Study 2025 von ­Quocirca geben das jedenfalls 76 Prozent der befragten Firmen an.

Managed Print Services legen weiter zu

Die geplanten MPS-Budgets von Deutschland, Großbritannien, Frankreich und den USA im Vergleich.
Die geplanten MPS-Budgets von Deutschland, Großbritannien, Frankreich und den USA im Vergleich.
(Bild: Quocirca)

Als Vertriebsmodell macht MPS weiter ­Boden gut. Die letzten Zahlen über den MPS-Markt liefert die Quocirca-Studie „Managed Print Services Landscape 2018” über den globalen MPS-Enterprise-Markt. Sie deckt die MPS-Landschaft in Unternehmen oder Organisationen mit mehr als 500 Beschäftigten ab. Für den deutschen Markt konstatiert Quocirca ein langsameres Wachstum als in den USA, Frankreich und Großbritannien. Die Budgets für MPS nehmen aber bei 64 Prozent der Unternehmen zu. Generell wird MPS eine große Bedeutung für die Digitale Transformation zugeschrieben

Dabei gibt es einen Trend weg von kostspieligen und wartungsintensiven Printservern im Unternehmen hin zu Lösungen in der Cloud mit virtuellen Printservern. Passende Angebote gibt es hier sowohl von einigen Herstellern, als auch von MPS-Dienstleistern. Dabei sind vor allem Hybrid-Cloud-Modelle interessant, bei denen die zu druckenden Inhalte aus Gründen der Sicherheit und des Datenschutzes innerhalb der Firma bleiben und nur die Management-Ebene in die Public Cloud verlagert wird. Generell sorgt bei Managed Print Services das ­betreuende Systemhaus oder der MPS-Dienstleister längst nicht mehr nur dafür, dass die Geräte mit Toner oder Tinte versorgt und gewartet werden, sondern der Service beinhaltet die Unterstützung bei der Implementierung von Dokumenten- und Output-Management. Dabei können MPS-Anbieter, die sich bisher primär mit der Wartung der Geräteflotte und der ­Bereitstellung von Verbrauchsmaterial begnügt haben, auf die Unterstützung durch Hersteller und Distributoren bauen. Einige Distributoren haben eigene MPS-Angebote für ihre Partner oder arbeiten mit großen MPS-Dienstleistern zusammen.

Ergänzendes zum Thema
Kommentar: MPS im Cloud-Zeitalter

Die Managed Print Services gehören zu den ersten verbrauchsorientierten Vertriebsmodellen in der IT – lange vor der Cloud und neuen Service-Formen wie den PC oder den Server as a Service. Allerdings hat sich das MSP-Geschäft über viele Jahre hinweg auch nicht nennenswert weiterentwickelt. Die Dienstleister waren primär mit Wartungsarbeiten und dem Einbau von Verbrauchsmaterial beschäftigt. Für dieses Service-Modell läuft die Uhr aber in den kommenden Jahren ab. Tendenziell wird weniger gedruckt, und der Dokumentenworkflow verlagert sich in die digitale Welt. Gefragt sind nicht mehr Hardware-Schrauber, sondern Spezialisten für das digitalen Dokumenten- und Output-Management. Gerade kleinen Unternehmen steht die weitere Digitalisierung interner Abläufe noch bevor. Hier können sich Systemhäuser und MPS-Anbieter als Berater und Dienstleister etablieren. Eine Schlüsselkomponente sind dabei Managed Print Services in der Cloud.

MPS aus der Cloud kann dem Channel zudem neue Geschäftschancen bei SMB-Kunden eröffnen. Diese sind meist an ­einer weiteren Digitalisierung ihrer ­Unternehmen interessiert, verfügen aber nicht über eine IT-Abteilung, die das übernehmen kann. Hier kann ein Systemhaus oder MPS-Anbieter mit entsprechender Expertise gemeinsam mit dem Kunden eine passende Lösung entwickeln. Dabei müssen sie sich aber bewusst sein, dass sie es mit Gesprächspartnern zu tun haben, die oft nicht über ein tiefgehendes IT-Wissen verfügen, speziell bei Gebieten wie etwa Dokumenten­management.

Einen Trend zur Reduzierung von papiergebundenen Prozessen und eine steigende Bedeutung cloudbasierter MPS-Lösungen stellen auch Systemhäuser wie die Firma Bissinger oder das IT-Haus fest. Beide Firmen waren bereit, uns auf die Fragen „Sehen Sie bei Ihren Kunden einen Trend zum papierlosen Büro?“ und „Wir wichtig sind für Sie cloudbasierte MPS-Lösungen?“ Antworten zu geben, die hier aufgelistet sind.

Ergänzendes zum Thema
Partnerstimmen: Systemhaus Bissinger

Anja Bissinger, Geschäftsführerin, Bissinger Unternehmensgruppe
Anja Bissinger, Geschäftsführerin, Bissinger Unternehmensgruppe
( Bild: Bissinger )

Thema papierloses Büro

Wir sind uns sicher, dass papierlastige Geschäftsprozesse abnehmen und immer mehr digital abgebildet wird. Die Vorteile liegen auf der Hand, und die Werkzeuge sind vorhanden. Allerdings wird das komplett papierlose Büro noch lange Zeit auf sich warten lassen.

MPS-Lösungen in der Cloud?

Als ganzheitliches Systemhaus kennen wir die IT-Strategien unserer Kunden und können die Frage mit „sehr wichtig“ beantworten. Immer mehr Unternehmen konzentrieren sich auf ­ihre Kernkompetenzen und lagern die IT in die Cloud aus, um Ressourcen und Kapital besser einzusetzen. Das trifft auch auf MPS zu.

Ergänzendes zum Thema
Partnerstimmen: IT-Haus

Florian Sinn, Team Coordinator Technical Consultants bei IT-HAUS
Florian Sinn, Team Coordinator Technical Consultants bei IT-HAUS
( Bild: IT-Haus )

Thema papierloses Büro

Die Nachfrage besteht auf jeden Fall. Wir unterstützen unsere Kunden darin, die papier­gebundenen Prozesse zu erkennen, und bieten Möglichkeiten, diese durch digitale Prozesse abzulösen. Das reicht von der PDF-Software, welche es ermöglicht, Dokumente digital zu signieren, bis hin zum kompletten digitalen Dokumentenworkflow mit der Anbindung an bestehende DM-Systeme oder SAP.

MPS-Lösungen in der Cloud?

Wir sind in der Lage, MPS-Cloudlösungen zu bieten, welche den Sicherheitsanforderungen unserer Kunden gerecht werden und zudem DSGVO-konform sind. Anwender können beispielsweise am MFP direkt auf Clouddienste wie Office 365 zugreifen und damit scannen und drucken. Auch können Warteschlangen aus der Cloud verwaltet werden. Hier wird sich in den kommenden Jahren noch viel bewegen.

Sicherheit und Datenschutz

Die Absicherung gegen Angriffe von außen und die Verbesserung des Datenschutzes im Unternehmen sind Punkte, die für die Kunden zunehmend an Bedeutung gewinnen. Hier haben Berichte über erfolgreiche Attacken auf Drucker und MFPs für Unruhe unter den Kunden ­gesorgt. Da Drucker und speziell Multifunktions­geräte mit immer stärkeren Prozessoren und umfangreicheren Betriebssystemen ausgestattet sind und zudem im Firmennetzwerk hängen, wurden sie in den letzten Jahren häufig in Botnetze eingebunden oder für das Mining von Kryptowährungen missbraucht. Zudem können sie natürlich auch als Einfallstor in die interne IT-Landschaft einer Firma missbraucht werden. Hier ­wurde teilweise sogar die Faxfunktion erfolgreich als Vehikel für digitale Angriffe genutzt. Um derartige Angriffe soweit als möglich abzuwehren, haben die Hersteller die aktuelle Gerätegeneration mit zusätzlichen Sicherheitsfunktionen ausgestattet, die beispielsweise Angriffe erkennen, die Manipulation der Firmware verhindern oder für automatische Updates sorgen. Für zusätzliche Sicherheit sorgt ein zuverlässiger MPS-Anbieter, der sicherstellt, dass die Software älterer Geräte auf dem aktuellen Stand ist. Bei Cloud-MPS-Lösungen wird der Dienstleister über erkannte Angriffe in Echtzeit benachrichtigt und kann zusätzliche Schritte unternehmen sowie seine Ansprechpartner im Unternehmen warnen. Allerdings ist die Cloud-Anbindung der Geräte natürlich ein weiteres Sicherheitsrisiko, das entsprechende Schutzmaßnahmen erfordert.

Für den Datenschutz im Unternehmen sorgen beispielsweise Follow-me-Funktionen, die sicherstellen, dass vertrauliche Dokumente nicht unbeaufsichtigt im Ablagefach landen. Der Druckjob wird erst gestartet, wenn sich der korrekte Empfänger mit seinem Passwort oder komfortabler mit einer Smartcard, einem RFID-Tag oder seinem Smartphone am Gerät angemeldet hat. Dabei gibt es besonders raffinierte Lösungen, die mit Roaming arbeiten: Der Druckauftrag folgt hier dem Anwender zum Gerät seiner Wahl. So gehört auch das Warten am Drucker oder MFP der Vergangenheit an. Weitere Punkte beim Datenschutz sind die sichere Verschlüsselung der Daten auf der internen Festplatte des Geräts und ein fachgerechtes Löschen bei der Entsorgung ausgemusterter Geräte.

Nachholbedarf bei KI und Big Data

In den Kinderschuhen stecken noch die Themen Big-Data-Analysen und die Nutzung von KI-Verfahren wie Machine Learning, Natural Language Processing (NLP) und Cognitive Computing, die prinzipiell bei cloudbasiertem MSP möglich sind. Aktuelle Geräte sind mit einer Vielzahl von Sensoren ausgerüstet, die allerdings derzeit meist nur für Corrective Maintenance oder Präventive Maintenance genutzt werden, also die Wartung nach aufgetretenen Fehlern oder eine geplante Wartung auf Basis der individuellen Nutzung eines Geräts. Mit Cloud-MPS ist prinzipiell auch Predictive Maintenance möglich, also die vorausschauende Wartung auf Basis von Datenanalysen bei einer Vielzahl überwachter Geräte.

Weitere Nutzungsszenarien sind die intelligente automatische Abwehr von Angriffen, die Sprachsteuerung der Geräte oder auch die Optimierung der Nutzung des ­Gerätepools. Hier kann beispielsweise ein intelligentes System den Anwender bei der Bedienung unterstützen und Fehlausdrucke vermeiden. Derartige Funktionen ­werden mit Sicherheit in den kommenden Monaten oder Jahren angeboten werden. Vermutlich werden die Druckerhersteller dabei mit Cloud-Anbietern kooperieren, die bereits entsprechende Services in ihrem Portfolio haben, die sich dann relativ leicht anpassen lassen.

Nachhaltigkeit wird wichtiger

Die Umweltverträglichkeit und der Energieverbrauch der Geräte werden in Zukunft ebenfalls in der Bedeutung wachsen. Generell kann mit einem gut geplanten ­Dokumentenmanagement die Anzahl der Ausdrucke in einem Unternehmen erheblich vermindert werden. Dazu kommen noch die Geräte selbst. Die Hersteller von Tintendruckern verweisen hier auf die geringere Leistungsaufnahme im Vergleich zu Geräten mit Laser- oder LED-Druckwerk, bei denen die Fixiereinheit viel Strom benötigt. Tintendrucker mit großen Tanks statt herkömmlicher Patronen senken die Menge des produzierten Mülls. Aber auch bei Laser- und LED-Geräten haben die Hersteller einiges getan. So werden leere Tonerkartuschen gesammelt und – wenn möglich – wieder befüllt. Die Leistungs­aufnahme wurde deutlich reduziert.

(ID:46208616)

Über den Autor

 Klaus Länger

Klaus Länger

Redakteur