Channel Fokus: Software Automation Kollege Bot ist dumm, aber fleißig

Autor: Dr. Stefan Riedl

Erst half die IT-Branche dabei, Prozesse in der Industrie immer weiter zu automatisieren, jetzt automatisiert sie sich selbst: Robotic Process Automation, Kommunikationsbots und Event-getriggerte IT-Administration prägen die Digitalisierung von morgen.

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Software Automation soll stupide Bildschirmarbeiten auslagern und Prozesse optimieren.
Software Automation soll stupide Bildschirmarbeiten auslagern und Prozesse optimieren.
(Bild: bakhtiarzein - stock.adobe.com)

„Wenn die Automatisierung anhält, wird der Mensch all seine Gliedmaßen verkümmern lassen – bis auf den Finger zum Knopfdrücken“, wird der US-amerikanische Architekt und Schriftsteller Frank Lloyd Wright zitiert. Ihm kann man entgegenhalten, dass er wie Pferdekutscher gegen das Automobil also gegen Fortschritt an sich argumentierte. Aber mögliche negative Folgen der fortschreitende Automatisierung werden durchaus kontrovers diskutiert. Welche Auswirkungen hat Automatisierung per Software beispielsweise auf den Arbeitsmarkt? Glaubt man den Ergebnissen der Analyse „Robotic Process Automation (RPA) in der DACH-Region“ von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Price­waterhouseCoopers (PwC), konnten durch den Einsatz von RPA-Lösungen in rund einem Fünftel der Unternehmen Arbeitskräfte eingespart werden (siehe Grafiken in der Bildergalerie).

Bildergalerie

Auf der anderen Seite ist Effizienzgewinn in Unternehmen vielleicht der wichtigste Treiber für ­Innovation und Wohlstand in einer Volkswirtschaft. Gemäß einer wohlwollenden Interpretation­ müssen sich Mitarbeiter in Unternehmen dank softwarebasierter Automatisierung weniger mit stupiden Arbeiten herumschlagen und können ­ihre Arbeitszeit produktiver nutzen. Egal welchen Standpunkt man in dieser Grundsatzdiskussion einnimmt: Die Vergangenheit hat gezeigt, dass sich Fortschritt nicht aufhalten lässt. Die Digitalisierung und software-basierte Automatisierung von Geschäftsprozessen werden realistisch betrachtet sowieso voranschreiten.

Segmente der Software Automatisierung

Software Automation kann in folgende Segmente unterteilt werden, beziehungsweise spielt sie hier eine wichtige Rolle:

  • Robotic Process Automation (RPA)
  • Business Process Management (BPM)
  • Automatisierte Analytics-Prozesse
  • KI-gestützte Workflows
  • Task Mining und Task Capture
  • Process Mining
  • Testautomatisierung
  • Kommunikationsautomatisierung (zum Beispiel Chatbots)
  • IT-Management
  • Bereitstellungsmanagement
  • Orchestrierung von IT-Prozessen.

Rube-Goldberg-Maschinen und BPM

Unter dem Sammelbegriff RPA erobert programmierte Software den Büroalltag dahingehend, dass „Software-Roboter“ repetetive, regelbasierte Aufgaben übernehmen. Zu verstehen ist dies im Sinne von anwendungs-übergreifenden Makros.

Eine Rube-Goldberg-Maschine verrichtet eine bestimmte Aufgabe mit vielen unnötigen Prozessen.
Eine Rube-Goldberg-Maschine verrichtet eine bestimmte Aufgabe mit vielen unnötigen Prozessen.
(Bild: Dina – adobe.stock.com)

Während BPM (auch als „Dunkelverarbeitung“ ­bekannt) eine Methode darstellt, um Prozesse zu optimieren, führen bei RPA Software-Bots die Prozesse aus. So hilft BPM, alle Geschäftsabläufe zu analysieren und zu modellieren und darauf aufbauend zu verbessern, weil beispielsweise ineffi­ziente oder gar überflüssige Abläufe entdeckt ­werden, wie sie bei einer Rube-Goldberg-Maschine anzutreffen sind. Eine derartige Maschine ist eine Nonsens-Apparatur, die ­eine Aufgabe absichtlich mit vielen unnötigen und komplizierten Einzelschritten bewältigt. Nach einem BPM-Prozess würde die Zitronenpresse (siehe Bild) nur noch aus dem Prozess „Stein zerquetscht Zitrone“ bestehen.

Prozessanalyse

Task Mining und Task Capture ist hier Mittel zum Zweck und beschäftigt sich damit, auf dem Rechner der Mitarbeiter automatisiert Prozesse aufzuzeichnen und diese dann auf Automatisierungspotentiale hin zu untersuchen. Unter „Process Mining“ wird der Ansatz verfolgt, Prozesse anwendungsübergreifend anhand von Logdaten und Datenbankeinträgen zu visualisieren. Auch hierbei werden Automatisierungspotentiale sichtbar gemacht.

Bei RPA-Lösungen hingegen werden ge­gebene Prozesse von Software-Bots aus­geführt. Prozesse, die beispielsweise in der Einkaufsabteilung von RPA-Bots übernommen werden können, wären unter anderem:

  • Medienbrüche bei Angeboten überbrücken, indem die Kerndaten in einheitliche Übersichtsdarstellungen überführt werden.
  • Eine Gültigkeitsprüfung von Umsatzsteuernummern könnte automatisiert übernommen werden.
  • Datenbankpflege – seien es Kunden oder Produktdaten – kann im Sinne eines Abgleichs einer bestehenden Datensammlung mit einer externen Quelle vom Roboter übernommen werden.

Wenn Bots für Bots arbeiten

Bei der Hälfte der Teilnehmer am IT-BUSINESS Panel spielt „Testautomatisierung“ eine wichtige Rolle in ihrem Tagesgeschäft. Auch hier können Software-Bots hilfreich eingesetzt werden. Gerade wenn man bereits Bots im Einsatz hat, ist es wichtig, im Anschluss an Software-­Updates Regressionstests durchzuführen. Übernimmt ein Bot automatisiert, sich wiederholende Arbeiten mit Software und ­Datenbanken, kann es vorkommen, dass sich Oberflächen geändert gaben, und der stupide durchgeführte Klick eines Bots findet dann an einer falschen Stelle statt.

RPA (Robotic Process Automation) verfügt über keine KI und ist für den Einsatz bei sich stets wiederholenden, stupiden Aufgaben gedacht.
RPA (Robotic Process Automation) verfügt über keine KI und ist für den Einsatz bei sich stets wiederholenden, stupiden Aufgaben gedacht.
(Bild: besjunior - stock.adobe.com)

Lässt man Bots für sich solche Tätigkeiten am Rechner ausführen, kann man das – wie in einem Versuch, das Wirken von Heinzelmännchen sichtbar zu machen – aufzeichnen und das Bildschirmvideo langsam abspielen. Praxisgerechte Tests, ob die RPA-Installation nach Software-Updates noch rund läuft, sind jedoch zielführender, wenn eine Vielzahl an Testdaten bereitgestellt wird. In diesem aufwendigen Prozess der Testautomatisierung helfen wiederum andere Bots, denn RPA kann eingesetzt werden, die Applikationstests zu automatisieren.

RPA-Bots helfen ihren Bot-Kollegen – wenn man das so vermenschlichend formulieren will – aber auch an anderer Stelle in automatisierten Abläufen. So gibt es Software-Roboter, die aus Compliance-Gründen alleine durch den Einsatz von anderen Robotern nötig werden. Wenn beispielsweise die IT vorgibt, dass in regelmäßigen Abständen die Zugriffspasswörter der Bots für bestimmte Applikationen geändert werden müssen, braucht es zur Automatisierung und aus Sicht der Compliance andere ­Roboter, die diese Passwörter für ihre „Bot-Kollegen“ abändern.

Erzürnte Chatbots und die Stiftung Warentest

Chatbots zählen zu den umstritteneren Automatisierungstendenzen, zumal sie zu ihrem menschlichen Kommunikationspartnern oft nicht ganz ehrlich sind. Schließlich versuchen sie mitunter den Eindruck zu erwecken, ein Mitarbeiter aus Fleisch und Blut zu sein. Umso grotesker wirken dann ihre Antworten, wenn sie überfordert sind. Als beispielsweise die Stiftung Warentest die Beratungsqualität der Chatbots ­einiger Anbieter von Telekommunikationsdiensten testete, erhielten sie vom Chat-Roboter aus dem Hause Vodafone die entrüstete Ansage: „Sie glauben doch nicht, dass ich mich von ihnen derart beschimpfen lasse? Bitte unterlassen Sie es, so mit mir zu reden.“ Zum Streit gehören jedoch immer zwei, und weil die Vorgeschichte bei Eskalationen eine Rolle spielt, hier der Vollständigkeit halber die ungehörige Testfrage der Stiftung: „Mein Patenkind bekommt mein altes Handy: Welcher Tarif passt, und was muss ich beachten?“

Automatisierte Kommunikation findet aber auch firmenintern statt. Angenommen, das Controlling in einem Konzern benötigt regelmäßig einen Überblick über die Kostensituation bei einem bestimmten Projekt. Mithilfe einer abteilungsübergreifenden Lösung auf Basis von RPA könnte das Projektmanagement automatisiert in vorgegebenen zeitlichen Abständen per Mail angeschrieben werden. Auch die ­daraus resultierenden Folgeaufgaben werden mitunter ebenfalls bereits durch Roboter durchgeführt oder vorbereitet.

In der Regel werden Software-Bots bei internen Mail-Abfragen als solche kenntlich gemacht. Da Bots im Allgemeinen besser mit strukturierten als mit unstrukturierten Daten umgehen können, bietet sich ein ­angehängtes Excel-Dokument oder ein Formular an. Um beim Controlling-Beispiel zu bleiben: Im Excel sammelt der ­Roboter beim Projektmanagement den ­abzugrenzenden Restaufwand für das Jahr sowie kalkulierte Sicherheitspuffer ein. Im Controlling lassen sich diese Angaben dann wiederum automatisiert in Form von Rückstellungen verarbeiten.

Automatisierte Administration

Automatisierung schneidet viele alte Zöpfe in der IT-Administration ab. Führten „Events“ wie „Speicher läuft voll“ oder „Lüfter fällt aus“ in einem ersten Schritt zu ­automatisch angetriggerten Benachrichtigungen, also wenn man so will, ­einem Hilferuf des IT-Systems, geht der Trend in Richtung Vollautomatisierung. Insbesondere in Belangen der IT-Security wird zunehmend auf automatisierte Schutzmaßnahmen gesetzt. Wenn schnelle Reaktionen gefragt sind, auch wenn der IT-Administrator gerade schläft, setzen sich verhaltensbasierte Ansätze zunehmend durch. Statt verdächtige Events zu identifizieren und daraufhin Nachrichten zu verschicken, geht es dann darum, automatisierte Handlungen anzustoßen.

Zu den automatisierten Events, die durch Unregelmäßigkeiten angetriggert werden, zählt beispielsweise das Blockieren der ­Tätigkeiten als erster Schritt. Werden Inhalte in einer Weise verschlüsselt, die einen Ransomware-Verdacht nahelegen, kann das automatisiert unterbunden werden. Auch das Verschicken auffällig großer ­Datenmengen kann blockiert werden. Endgeräte können automatisiert in einen Quarantäne-Zustand geschickt und Anwendungen gepatcht werden. Mitunter geht die automatisierte Administration so weit, dass ein Endgerät neu aufgesetzt wird, gespeist von einem Backup, mit komplett neu installierten Anwendungen – alles während der Admin noch schläft.

Aktuelle Trends in der Automatisierungsbranche

Nicolas Hess, CEO Europe, Roboyo
Nicolas Hess, CEO Europe, Roboyo
(Bild: Roboyo)

„Die Möglichkeiten und Trends, die die Automatisierungsbranche in 2021 beschäftigen, sind vielfältig. Doch allen voran ist ein großer Haupttrend zu beobachten: die Wende hin zu integrierten Plattformen“, sagt Nicolas Hess, CEO Europe und Mitgründer des Automatisierungsspezialistens Roboy. Automatisierungsplattformen der Zukunft werden mehr als nur beispielsweise Robotic Process Automation (RPA) beinhalten, ist Hess überzeugt und erwartet konkret folgende Entwicklungen: „Anbieter, die klassisch aus dem Bereich Bu­siness Process Management kommen, entwickeln ihr Geschäftsfeld nun auch in Richtung RPA weiter. Auch Anbieter aus dem Bereich Optical Character Recognition (OCR, Optische Zeichenerkennung) sind nun ebenfalls im Bereich RPA tätig. Der große Vorteil ist, dass durch die Integration verschiedener Capabilities die Automatisierungslösungen umfangreicher und kompletter werden.“

In der Praxis lässt sich rückblickend erkennen, dass die RPA-Technologie anfangs von vielen unterschätzt wurde. Mittlerweile wird RPA jedoch nicht mehr nur für kleinere, sondern auch für umfangreiche Prozesse verwendet. „Dieses Potenzial wird nun vermehrt mit anderen Technologien verbunden. Vor allem die Verknüpfung von IDP (Intelligent Document Processing) und RPA bietet sich an“, resümiert der ­Automatisierungsprofi. Ein Nebeneffekt des Trends hin zu integrierten Plattformen, sind die wegfallenden Schnittstellen, was die Arbeit vereinfacht und zu weniger Schulungsaufwand führt.

Bots und die gängigen Lizenzmetriken

Beim Thema Automatisierung werden eingesetzte Code-Zeilen gerne vermenschlicht, wenn beispielsweise vom „Kollegen Software-Bot“ Aufgaben übernommen werden. So viel ist jedoch klar: Hier sind keine „digitalen Sklaven“ am Werk, und wenn dadurch menschliche Arbeitsplätze wegrationalisiert werden, muss das unter „Fortschritt“ verbucht werden, der eh nicht aufzuhalten ist. Nichtsdestotrotz stellen sich ein paar Grundsatzfragen: Passen Bots wirklich in die Standard-Lizenzmetriken für menschliche User? Firmen wie SAP, die stark von dieser Thematik betroffen sind, haben bereits reagiert und unterscheiden zwischen menschlichen Usern und „digitalen Zugriffen“. Wahrscheinlich kommt an diesem Thema auf kurz oder lang kein Software-Anbieter vorbei.

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Leitender Redakteur