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Die Transformation der Kommunikationslandschaft

| Autor: Sarah Böttcher

Heutzutage kommuniziert man vielfältiger, flexibler und mobiler als noch vor ein paar Jahren. Nun müssen sich die Kommunikationsprozesse in Unternehmen dementsprechend transfomieren.
Heutzutage kommuniziert man vielfältiger, flexibler und mobiler als noch vor ein paar Jahren. Nun müssen sich die Kommunikationsprozesse in Unternehmen dementsprechend transfomieren. (Bild: © metamorworks-stock.adobe.com)

Befeuert durch die Digitale Transformation sowie die daraus folgende Devices-Flut, verändert sich auch das Arbeiten. So gewinnt vor allem Team Collaboration immer weiter an Bedeutung. Hieraus ergeben sich Umsatz-Chancen für den ITK-Fachhandel.

Kommunikationskanäle wie Chat, Video-Telefonie oder Document-Sharing-Plattformen sind bereits ein fester Bestandteil im Alltag vieler Menschen – vor allem der jüngeren Generationen. Diese möchten ihre Art und Weise zu kommunizieren auch im Berufsalltag nicht missen. So wird das Arbeiten an einem festen Standort mehr und mehr durch mobile und flexible Arbeitsplatzumgebungen abgelöst. Moderne Arbeitsplatzkonzepte wie Digital Workplace, Workplace as a Service (WaaS), Flex Office oder Coworking Spaces gewinnen auch in Deutschland immer mehr an Bedeutung. Innerhalb von Unternehmen können diese Technologien ein flexibleres, kosten- und zeitsparenderes Arbeiten befördern – allerdings müssen sie dafür im Einsatz sein.

Change und Akzeptanz-Management

Laut Karl-Heinz Sänger, Geschäftsführer bei Damovo, entwickeln große TK-Hersteller wie Microsoft, Cisco, Avaya und Mitel moderne Lösungen – vor allem im Bereich Team Collaboration – und rollen diese auch bereits partiell aus. Doch werden diese noch zu wenig im Unternehmensalltag angenommen. Sänger empfiehlt deshalb bei der Umsetzung von neuen Kommunikationskanälen im Unternehmen ein Change Management im Anwenderunternehmen. „Viele Change-Management-Projekte scheitern jedoch, weil sie zwar technologisch durchdacht sind, aber die Leute nicht mitgenommen wurden,“ führt Sänger aus. Hier kommen Systemhäuser, IT-Dienstleister und Managed Service Provider ins Spiel: Durch intensive Beratungsleistung können sie neuen Umsatz generieren. Um hier Umsatz zu generieren, „reicht es jedoch nicht aus den Kunden zu erzählen, welche tollen Lösungen man im Portfolio hat, man muss die Leute abholen und ihnen zeigen wie man diese Applikationen in den Unternehmensalltag integriert,“ betont Sänger. Diese andere Art zu Arbeiten braucht folglich eines intensiven Beratungs- und Managementbedarfs.

Darum empfiehlt Sänger bei Veränderungsinitiativen – neben dem Change Management – eine frühzeitige Begleitung und Einbindung der Mitarbeiter, ein sogenanntes Akzeptanz Management. Denn transformiert ein Unternehmen seine Kommunikationslandschaft, so müssen zunächst die eigenen Mitarbeiter abgeholt werden. Mithilfe eines Akzeptanz-Managements sollen die Mitarbeiter optimal auf ihre neuen Aufgaben vorbereitet werden. Damovo begleitet den Transformationsprozess von Unternehmen und bietet in diesem Zusammenhang Schulungen, ein User-Experience-Portal sowie diverse Tools an. Um die Akzeptanz der Mitarbeiter zusätzlich zu steigern, dreht Damovo beispielsweise in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern eines Unternehmens kleine Anwendervideos über die Nutzung der verschiedenen Kommunikationstools.

Chancen für Unternehmen

Laut Sänger bedingen sich neue Kommunikationslösungen sowie Geschäftsprozesse gegenseitig und verändern über kurz oder lang Arbeitsabläufe sowie die gesamte Unternehmenskultur und führen letztendlich zu flacheren Hierarchien. Der Fokus rückt näher in Richtung Mitarbeiter wodurch die Geschäftsprozesse produktiver und effizienter werden.

Neben einer zielgerichteteren Mensch-zu-Mensch-Kommunikation ermöglichen neue Kommunikationslösungen – beispielsweise durch die Einbindung von Bots – weitere Vorteile für Unternehmen. Durch die Anbindung von Sensoren können beispielsweise Systeme automatisiert gesteuert, oder Kommunikationsprozesse ausgelöst werden. So können Sensoren zum Beispiel ein Team alarmieren, wenn die Produktionsstraße ins Stocken gerät, oder ein Gerät defekt ist. Aber auch Mitarbeitern, die beruflich viel unterwegs sind, kann durch den Einsatz von Bots der Arbeitsalltag erleichtert werden. Benötigt ein Mitarbeiter beispielsweise Daten über den Lieferstand eines Geräts, kann dieser bei einem Bot anrufen, der ihm dann die gewünschten Informationen zusammenstellt. Beide Beispiele zeigen Situationen die für Unternehmen und ihre Mitarbeiter zum einen ein Zeitersparnis sowie eine Prozessverbesserung darstellen. Diese Bots lassen sich Sänger zufolge auch gut in Team-Collaboration-Lösungen implementieren.

Team Collaboration

Im Zeitalter von „Mobile Working“, in dem jeder von überall aus Zugriff auf Informationen haben möchte, rückt vor allem das Arbeiten in Teams in virtuellen Projekträumen weiter in den Fokus. So wird eigenbrötlerisches Arbeiten heutzutage durch Team-Arbeit und lästiger Email-Verkehr immer mehr durch große virtuelle Projekträume abgelöst.

Virtuelle Projekträume bieten den Vorteil, dass sich dort die komplette Kommunikation befindet. Wird ein neues Team-Mitglied während eines laufenden Projekts hinzugezogen, kann dieses sämtliche im Projektraum abgelegte Dokumente sowie Chat-Verläufe einsehen. Somit befindet sich die komplette Dokumentation und Präsentation eines Projekts an einem Ort, wodurch ein schnelleres Einarbeiten ermöglicht wird. „Durch Team-Collaboration-Lösungen erhält die Arbeit eine andere Qualität,“ betont Sänger. Doch um „The New Way of Work“ auch realisieren zu können, müssen Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen, die Standort- und Geräte-unabhängiges Arbeiten ermöglichen.

Möglichkeiten und Herausforderungen für den ITK-Fachhandel

Da sich die (An-)Forderungen aus dem Arbeits- und Kundenumfeld stetig ändern, wird über kurz oder lang jedes Unternehmen seine Kommunikationslandschaft anpassen müssen, so Sänger. Hier ist der ITK-Fachhandel gefragt – mit umfassender Beratungsleistung können Systemhäuser, Dienstleister und Managed Service Provider neuen Umsatz generieren.

Doch um eine optimale Beratung bieten zu können, sollten Systemhäuser laut Sänger die diversen Kommunikationskanäle auch selbst intern anwenden. Außerdem muss neben der passenden Infrastruktur im Kundenunternehmen auch die Zufriedenheit und Mitarbeit der Arbeitnehmer gewährleistet werden. Systemhäuser, Dienstleister und Managed Service Provider sollten in ihrer Rolle als Berater in Unternehmen zudem Richtlinien für den Transformationsprozess aufstellen.

Natürlich sollte auch die Unternehmenssicherheit bei der Transformation der Unternehmenskommunikation nicht zu kurz kommen. Damovo stellt hier Unternehmen Security-Berater zur Seite, die die Sicherheitslandschaft der Kunden verbessern und die Umstellung auf neue Plattformen unterstützen.

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