Keine Zeit zu verschenken Arbeitszeiterfassung im Reiner-SCT-Universum

In manchen Abteilungen steht „Team“ für "Toll, ein anderer macht´s!". Werden in so einem Umfeld Überstunden nicht honoriert, kommen Arbeitnehmer zur Erkenntnis, dass auch ein Hamsterrad manchmal von innen wie eine Karriereleiter aussieht. Nach dem EuGH-Urteil wird alles anders.

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REINER SCT

Mitte Mai verkündete der Europäische Gerichtshof (EugH) die Entscheidung, dass für alle EU-Mitgliedsstaaten die ­Arbeitszeiterfassung verpflichtend wird. Ein paar Tage später fand die Ingram-Micro-Hausmesse Top statt. „Dort zeichnete sich bereits ab, dass das Thema im Channel große Kreise ziehen wird“, so Thomas Peter, Sales Director IT-Channel, Reiner SCT. Sein Arbeitgeber stellt Zeiterfassungssysteme her und profitiert ­direkt von diesem Urteil. Peter hat inzwischen den Eindruck gewonnen, dass es bei der Arbeitszeiterfassung nur relativ wenige geben wird, die auf den letzten Drücker agieren: „Nachdem klar ist, dass es kein Zurück mehr gibt und im Jahr 2020 eine Gesetzesvorlage eingebracht werden muss, stehen viele Projekte in den kommenden Monaten an.“

Das Thema sei aber wesentlich umfangreicher als schnödes „Kommen und Gehen“, insofern geht es hierbei nicht um eine Rückkehr zur Stechuhr. So spielt beispielsweise auch bei der Anbindung von Home-Offices die Arbeitszeiterfassung eine wichtige Rolle. Hier können sich Mitarbeiter via VPN-Zugriff auf den Terminal-Server, per Browser-Zugriff oder per App ein- und auschecken. Hardware und Software für ­Arbeitszeiterfassung gibe es bei Reiner SCT aus einer Hand, so Peter.

Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers

Als Distributionspartner des Herstellers aus dem Schwarzwald hat Alldis das Reiner-SCT-System längst eingeführt „und es stand nie unter negativen Vorzeichen wie einem unterstellten Überwachungsaspekt oder ähnlichem“, sagt Alexander Bröckel, Vertriebsleiter bei Alldis. „Vielmehr kam der Wechsel von Vertrauensarbeitszeit hin zu erfasster Arbeitszeit im Kollegenkreis gut an.“ Was das Management von Überstunden angeht, sei ein elektronisches System effizienter als Zettelwirtschaft, Gleitzeit und Stundenkonten lassen sich in Kombination mit Anwesenheitsübersichten verbinden. Bröckels Kollegen würden das System als sehr fair empfinden, verglichen mit einer Praxis, bei der letztendlich manche de facto mehr und manche weniger arbeiten. „Aus Arbeitgebersicht hat man so zudem die Möglichkeit, der Sorgfaltspflicht besser nachzukommen und beispielsweise einen Mitarbeiter auch mal auffordern, weniger zu arbeiten, falls nötig“, so der Manager. „Arbeitszeit ist Lebenszeit und für einen Mitarbeiter wäre es sehr frustrierend, wenn der Arbeitgeber gar keine Notiz von Überstunden nimmt“, ergänzt Sales Director ­Peter. Für manche drehe sich das Hamsterrad sonst immer schneller, womöglich bis zu einem Burnout oder einem Arbeitsunfall, bei dem dann die Berufsgenossenschaft Fragen stellt oder Bußgelder verhängt.

„Alldis war einer der ersten Distris, die das Thema TimeCard aktiv in die Hand genommen haben. Ferner arbeiten wir mit api, ­Also, Ingram, Systeam und Dimendo zusammen“, so Peter.

Arbeitszeit-Projektgeschäft

Aus dem Projektgeschäft berichtet Reiner Stumpf, ERP Senior Berater & Projektmanager bei thefi.com: „In der Praxis gehen 80 Prozent aller Installationen mit Hardware einher. Die TimeCard-Software bietet neben einer Benutzeroberfläche für Personalverantwortliche Schnittstellen für die Verknüpfung mit ERP-Software und ­Clients für die Mitarbeiter.“ Bei einem Zeiterfassungsprojekt in einer Arztpraxis mit 32 Mitarbeitern habe Stumpf neulich 30 verschiedene Arbeitszeitprofile angelegt, gewährt der Berater Einblicke in den Projekt­alltag. Die Zukunft liege nicht bei klassischen „Nine to Five“-Jobs, vielmehr sei „Flexitime“ das neue Arbeitsparadigma.

An Hardware-Terminals zur Zeiterfassung gibt es drei Versionen, so Stumpf. „Das Terminal 3 – sozusagen das Brot- und Butter-Terminal – ist alles andere als eine Stempeluhr. Vielmehr können hier neben der Zugangskontrolle und der Erfassung von Arbeitszeiten per Touchscreen auch weitere Funktionen umgesetzt werden.“ Dazu zählt die Urlaubs- und Projektzeitenerfassung. Planung von Abwesenheitszeiten, Monatsübersichten oder das Anmelden von Dienstgängen. „Damit sind auch Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz – wie die Reinigungskraft – nicht mehr zur Zettelwirtschaft verdammt“, so der ERP-Profi.

Das Terminal „DES Multiterminal“ ist mit einer Schutzhaube ausgestattet und kommt in rauen Arbeitsumgebungen wie in einem Kieswerk oder in einer Metzgerei zum Einsatz. „Es kann mit einem Kärcher gereinigt werden“, sagt Stumpf.

Terminal Nummer Drei, das „Select Terminal“, ist klein, transportabel und kommt beispielsweise in LKWs zum Einsatz. Hier lassen sich im Rahmen einer zweiten Zeit­ebene unterwegs Projektzeiten erfassen oder – um beim LKW-Beispiel zu bleiben – es kann unterschieden werden, zwischen Werkstatt-, Fahrer-, Beifahrer- oder Nachdienstzeiten, die alle unterschiedlich vergütet werden. Hat der Fahrer seine Fahrtzeiten voll, kann das System mit einem Warnsignal ausgestattet werden.

Eine ergänzende Smartphone-App ermöglicht die Erfassung von Arbeits-, beziehungsweise Projektzeiten auch in Kombination mit Geodaten.

Basislizenz und Nutzerlizenzen

Software-seitig wurde TimeCard10 als Nachfolger von TimeCard6 vorgestellt, sagt Peter. „Der größte Unterschied liegt im Bereitstellungsmodell. Version 6 wurde installiert und fertig. Mit Version 10 betreten wir die Welt des As-a-Service-Abomodells und der automatischen Updates auf die neueste Version. Oder aus einer vertrieblichen Sicht heraus formuliert: ‚Schluss mit verkaufen und vergessen‘.“ TimeCard10 ist bis 2.000 Mitarbeiter ausgelegt und bietet eine höhere Performance im Gegensatz zu TimeCard6, welches bis 500 Mitarbeiter verkraftete. Alldis-Vertriebsleiter Bröckel erläutert, wie das in der Praxis umgesetzt wird: „Die Nutzerlizenzen können Partner von der Distribution jeweils im Paket von 365-Tages- (also Jahres-) Lizenzen erwerben. Welche Preisgestaltung und Leistungsumfänge der Partner dann bei den Angeboten für seine Kunden schnürt, bleibt völlig ihm überlassen.“ Mitunter werden Dreijahrespakete gebundelt oder Arbeitszeiterfassung in ein Paket für digitale Workplaces eingebracht. Der kaufmännischen Fantasie seien hier wenig Grenzen gesetzt. Wichtig dabei: Während die Basislizenz weiterhin Eigentum des Kunden bleibt und klassisch gekauft wird, gilt das beschriebene Subscriptionsmodell für die jeweils ein Jahr gültigen Nutzerlizenzen.“

Bei thefi.com werden in der Regel Komplettpakete mit Nutzungslizenzen für drei Jahre angeboten. „Das hat auch mit dem DigitalBonus Bayern zu tun, bei dem der Freistaat 50 Prozent der Projektkosten bis maximal 20.000 Euro fördert“, verrät Stumpf.

Ein durchkalkuliertes Beispielprojekt

Ein Durchschnittsexempel verdeutlicht die Kostensituation: „Wenn wir die Listenpreise für ein Rechenbeispiel heranziehen, kommt die TimeCard-Basisversion auf 199 Euro. Nutzerlizenzen für beispielsweise 100 Mitarbeiter schlagen für ein Jahr mit 849 Euro zu Buche. Hinzu kommen 100 Stück RFID-Zugangstransponder für 969 Euro. Und das TimeCard-T3-Terminal kommt auf 1.199 Euro“, führt Peter aus.

Stumpf ergänzt: „Um bei dem Beispiel zu bleiben, kommen hier etwa 1,5 Manntage Dienstleistung hinzu, was rund 1.000 ­Euro netto ausmacht. Das umfasst neben der Installation, die Konfiguration der Arbeitszeitprofile, Rechteverwaltung, Antragswesen und Backup. Darin enthalten sind auch rund zwei Stunden Schulung und vier bis sechs Wochen später eine Tipps-und-Tricks-Schulung nachdem die Mitarbeiter bereits erste Erfahrungen mit dem System gesammelt haben.“

Mehrwert durch Reportings

Ein Mehrwert ergibt sich in der Praxis auch aus der Auswertung von Statistiken, die zu teilweise erstaunlichen Erkenntnissen führen, so Stumpf. „So konnte beispielsweise der gemessene erhöhte Krankenstand in einer Abteilung dadurch minimiert werden, dass ein neues Rolltor eingebaut wurde, so dass die Mitarbeiter nicht mehr in der Zugluft saßen.“ Mit einem „Report-Designer“ in Version 10 können solche Reports erstellt und verwaltet werden. Im Rahmen des Reportings in einem Einkaufsmarkt wurden beispielsweise die Pausenzeiten mit den Kassenumsätzen in Verbindung gebracht, um herauszufinden, ob zu viele Mitarbeiter gleichzeitig in die Pause gehen.

Für den Channel ergibt sich aus dem ­EuGH-Urteil eine Art mehr oder weniger sinnvolles Konjunkturprogramm. Neben der vertrieblichen Marge kann sich die Branche auch darüber freuen, dass hier Knowhow im Rahmen von Beratungen in bare Münze verwandelt werden kann. Es stimmt nämlich: Zeit ist Geld.

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