Schwächen in IT-Ausschreibungen gefährden Projekterfolg Tipps für erfolgreiche Teilnahme an Ausschreibungen

Unklar formulierte Ausschreibungstexte für ITK-Dienstleistungen führen nicht selten zu Ärger im Projektgeschäft, so das Ergebnis einer Studie. Welches die häufigsten Stolperfallen sind und wie IT-Dienstleister diese umgehen können, erklärt der Vorstand Jörg Gruhler des Beratungsunternehmens »Xact4u Strategy Consulting«.

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Seit Jahren führen Mängel in IT-Auschreibungstexten regelmäßig zu Projektproblemen. Dieses Resümee zieht die Beratungsagentur Xact4u Strategy Consulting aus den Ergebnissen einer von ihr durchgeführten Befragung unter 377 Mittelstands- und Großunternehmen. Demnach ist jede zweite IT-Ausschreibung mangelhaft. Bei einem Drittel der Untersuchungsteilnehmer ist deswegen jedes dritte Projekt in den vergangenen fünf Jahren ins Wanken geraten. Ein Fünftel hatte bei der Hälfte der vergebenen Aufträge mit Unstimmigkeiten zu kämpfen. Jörg Gruhler, der als Vorsitzender der Beratungsfirma Xact4u Strategy Consulting unter anderem Kunden- und Anbieter-Unternehmen zum Thema private und öffentliche Ausschreibungen berät, erläutert in einem Interview mit IT-BUSINESS, worauf Systemhäuser und Reseller beim Umgang mit Vergabetexten achten sollten, um Diskrepanzen mit dem Kunden von vornherein zu vermeiden.

ITB: Lohnt sich die Teilnahme an öffentlichen und privaten Ausschreibungen überhaupt?

Gruhler: Lösungsanbieter und Dienstleister sollten sich in jedem Fall bei den öffentlichen Ausschreibungen engagieren, auch wenn realistisch betrachtet in der Anfangsphase die Chancen eher gering sind. Aber eine regelmäßige Teilnahme schafft die erforderliche Wahrnehmung bei diesen Adressaten. Dies trägt dazu bei, dass man dann irgendwann die zweite Runde einer Ausschreibung erreichen kann und schließlich auch einmal das erste Projekt gewinnt. Das mittelfristige Denken und Stehvermögen sind hier sehr wichtig.

Ein anderes Feld sind die privaten Ausschreibungen. Daran beteiligt sich üblicherweise nur, wer über einen angemessenen Bekanntheitsgrad im Markt oder ein breites Netzwerk an substanziellen Kontakten verfügt. Zudem ist hier der Kreis von Teilnehmern erfahrungsgemäß recht klein. Insofern obliegt es dem Engagement des Anbieters, für die erforderlichen Voraussetzungen zu sorgen, damit er in den Genuss einer Teilnahme kommt.

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