So nutzen Sie benutzerdefinierte XMP-Metadaten-Schemas für den PDF/A-Standard

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Individuelle Erweiterungen

So verwendet zum Beispiel das europäische Patentamt XMP, um die Verwaltung und Bereitstellung von Patentschriften zu unterstützen. Die Behörde hat dafür ein eigenes Erweiterungsschema entwickelt. Mit dessen Hilfe versieht sie ihre Patentdokumente im PDF/A-Format mit den wichtigsten Metadaten. Dazu zählen etwa die Publikationsnummer, das Zuteilungsdatum und der Name des Erfinders. Die ergänzenden Informationen sind ein wichtiges Mittel für das Patentamt, um den Überblick über die riesige Menge an Schriftstücken zu behalten, die Behörde publiziert jede Woche etwa 4000 neue Patente.

Auch der Industriekonzern Bosch setzt XMP ein, um seine Unterlagen durch die komplexen Prozesse zu dirigieren und über IT-Welten hinweg möglichst leicht auffindbar zu machen. Dabei geht es um viele unterschiedliche Dokumente wie Zeichnungen, Stücklisten oder Datenblätter mit technischen Informationen. Die Schriftstücke durchlaufen dabei unterschiedlichste Anwendungen – etwa CAD-, Office-, Dokumentenmanagement- oder SAP-Systeme. Auch Bosch hat eigene Schemas mit spezifischen Dokumenteneigenschaften definiert und fügt diese unter anderem an PDF/A-Dateien an. Die Möglichkeit, Metadaten in die Datei zu integrieren, verbessere das Routing von Dokumenten generell, so die Verantwortlichen bei Bosch.

Diese Beispiele zeigen: Die Zeiten, in denen sich Organisationen nicht um ihre Metadaten gekümmert haben, werden bald der Vergangenheit angehören. Denn wichtige Dokumente in den Weiten des Firmennetzes verschwinden zu sehen, weil ihre Herkunft, Identität, Inhalt, Versionsstand oder sonstige Eigenschaften nicht mehr erschlossen werden können, kann sich in der heutigen Datenflut kein Unternehmen mehr leisten.

Der Autor

Olaf Drümmer ist Geschäftsführer der callas software GmbH. Er ist Mitwirkender an der ISO-Standardisierung von PDF/X (seit 1999) und PDF/A (seit 2002) und Mitglied in mehreren internationalen Institutionen und Verbänden: DIN, ECI, Gent PDF-Workgroup, PDF/A Competence Center und PDF/X-ready.

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