Metadaten als wichtige Grundlage der Langzeitarchivierung Benutzerdefinierte XMP-Metadaten-Schemas für den PDF/A-Standard

Autor / Redakteur: Olaf Drümmer / Florian Karlstetter

Metadaten sind wichtige Informationen, um Dokumente wiederzufinden und sie bestimmten Prozessen zuzuordnen. Mit XMP hat Adobe bereits 2001 eine frei zugängliche Spezifikation für Metadaten auf den Weg gebracht, die sich inzwischen zum Quasi-Standard entwickelt hat. Im April 2010 kündigte Adobe an, die XMP-Spezifikation an die ISO zur Verabschiedung als internationale Norm zu übergeben.

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Metadaten sind beschreibende, klassifizierende, identifizierende und Bezüge herstellende Daten über Daten. Ohne derartige Zusatzinformationen ist ein Dokument oder eine Multimedia-Datei in der Regel ziemlich verloren im Unternehmen. Die Informationen, mit denen eine Datei versehen wird, wie etwa Autorenname oder Stichwörter, erleichtern das Auffinden der Inhalte und machen eine automatische Weiterverarbeitung in einem Geschäftsprozess oftmals erst möglich.

Besonders in einem Workflow wird eine weitere wichtige Anforderung an Metadaten deutlich: Um im Prozess zu bestehen, müssen diese mit der dazugehörigen Datei über verschiedene Applikationen hinweg transportiert werden – und das am besten auch unabhängig vom Format. Denn selbst wenn sich das Format einer Datei ändert, müssen die Informationen über deren Inhalt noch verfügbar sein. Wird zum Beispiel eine Tabelle in Microsoft Excel erstellt, müssen sich vorhandene Metadaten auch in den daraus erzeugten PDF-Dateien wieder finden. Bis vor wenigen Jahren hatten Metadaten jedoch generell nur innerhalb einer Anwendung Bestand und gingen bei der Konvertierung oder der Weitergabe an eine andere Systemumgebung verloren.

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Um das zu ändern, entwickelte Adobe die Extensible Metadata Platform (XMP). 2001 wurde XMP mit Acrobat 5 im Markt eingeführt. Das Besondere an XMP: Die Metadaten werden in einem vom jeweiligen Dokumentenformat unabhängigen Format in die jeweilige Datei eingebettet. Wenn die Applikation, mit der das Dokument erstellt wird, Metadaten als XMP einfügt, können diese über den gesamten Lebenszyklus der Datei hinweg erhalten bleiben. Adobe liefert auch gleich kostenlos die nötige Basistechnologie in Form einer Programmierbibliothek: das XMP-Toolkit, das andere Software-Hersteller und bzw. -Entwickler lizenzkostenfrei uneingeschränkt verwenden können. Auf diese Weise lassen sich heute XMP-Metadaten in viele gängige Dateiformate einbetten und beim Export oder Konvertierungen in andere Formate erhalten. Damit das möglich ist, muss allerdings auch das entsprechende Zielformat und -programm auf XMP vorbereitet sein.

weiter mit: XMP als Standard für Metadaten

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