Googles Cloud-Speicher clever nutzen 10 Tipps für Google Drive

Google Drive gehört neben Dropbox, Microsoft OneDrive und Apple iCloud zu den beliebtesten Cloud-Speichern. In diesem Beitrag zeigen wir 10 Tipps, mit denen die Verwendung des Cloud-Speichers effektiver und sicherer wird, auch für das Homeoffice.

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Google Drive kann über die Webschnittstelle über den Link drive.google.com genutzt, aber auch über einen PC-Client eingebunden werden. Der Client kann direkt über die Weboberfläche heruntergeladen werden. Nach der Installation erfolgt die Anmeldung mit dem Google-Konto.

Anschließend kann im Client die Synchronisierung zwischen Windows und Google Drive erfolgen. Im Gegensatz zu anderen Cloud-Speichern, ist beim Windows-Agenten für Google Drive, neben der Synchronisierung von Daten auch die Möglichkeit enthalten lokale Daten in die Cloud zu sichern. Die Einrichtung erfolgt über Assistenten und ist schnell abgeschlossen.

Tipp 1: Google Drive Windows-Client ermöglicht keine Anmeldung

Abhängig von der eingesetzten Windows-Version kann es passieren, dass nach dem Start der Einrichtung von Google Backup & Sync die Anmeldung mit dem Google-Konto nicht möglich ist. Es erscheint die Fehlermeldung „Dieser Browser oder diese App ist unter Umständen nicht sicher. Verwenden Sie einen anderen Browser.“

In diesem Fall hilft der Link „Melden Sie sich stattdessen in ihrem Browser an“. Nach der Anmeldung im eingesetzten Browser und dem Zuteilen der Berechtigungen für Google Backup & Sync erscheint im Browser eine Meldung, dass die Einrichtung abgeschlossen ist. Erst, wenn der Browser den erfolgreichen Abschluss meldet, kann Google Drive weiter eingerichtet werden.

Tipp 2: Sicherung und Synchronisierung richtig konfigurieren

Google Backup & Sync besteht aus zwei Komponenten. Eine Komponente kann lokale Verzeichnisse des Windows-Rechners in Google Drive sichern. Die zweite Komponente ist für die Synchronisierung der Daten in Google Drive zu Windows verantwortlich. Hier muss bei der Einrichtung sehr sorgfältig vorgegangen werden.

Der Einrichtungsassistent konfiguriert die Backup-Funktion bei Schritt 2 „Mein Computer“. Wer die Funktion zu Sicherung nicht nutzen will, muss die Ordner deaktivieren und die standardmäßig gesetzten Haken entfernen. Bei Schritt 3 „Google Drive“ wird eingerichtet, welche Daten aus „Meine Ablage“ in Google Drive mit Windows synchronisiert werden und in welches lokale Verzeichnis die Daten synchronisiert werden sollen.

Um Einstellungen nachträglich zu ändern wird das Icon von Google Drive im Tray-Bereich der Taskleiste angeklickt. Über den Menüpunkt mit den drei Punkten auf der rechten Seite und der Auswahl von „Einstellungen“ kann Backup & Sync nachträglich angepasst werden. Über „Mein Computer“ erfolgt die Einrichtung der Sicherung. Bei „Google Drive“ erfolgt die Einrichtung der Synchronisierung. Über „Einstellungen“ werden Optionen gesetzt, die für beide Teile des Tools gelten.

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Tipp 3: Speicherplatz in Google Drive mit Google One verwalten und freigeben

Über Google One erfolgt die Verwaltung der verschiedenen Google-Funktionen, die mit einem Konto verknüpft sind, auch von Google Drive. Hier kann auch Speicherplatz freigegeben werden. Die Optionen dazu sind bei „Speicher“ zu finden. Zusätzlich lassen sich hier die Abos verwalten, um zusätzlichen Speicher zu kaufen. Um Speicher freizugeben steht der Link „Kontospeicherplatz freigeben“ zur Verfügung.

Tipp 4: Upload mit Drag & Drop

Im Webclient können Dateien auch per Drag & Drop einfach hochgeladen werden. Dazu wird eine Datei mit der Maus angeklickt und in das Browserfenster gezogen. Danach lädt Google Drive die Datei automatisch hoch. Der Status des Uploads und der erfolgreiche Abschluss wird im Browserfenster angezeigt.

Tipp 5: Mehr Sicherheit: App-Berechtigungen verwalten

Im Laufe der Zeit kann es durchaus passieren, dass verschiedene Apps Zugriff auf Google Drive erhalten, die Anwender nutzen. Es sollte regelmäßig in den Einstellungen der Zugriff überprüft werden. Im Webbrowser sind die Einstellungen dazu über das Zahnradsymbol und der Auswahl von „Einstellungen\Apps verwalten“ zu sehen. Nicht mehr verwendete Apps sollten hier entfernt werden.

Tipp 6: Versionsverlauf von Dateien im Auge behalten

Werden Dokumente direkt in Google Drive gespeichert und bearbeitet, speichert Google Drive verschiedene Versionen. Beim Öffnen eines Dokumentes kann über „Datei\Versionsverlauf“ dieser Verlauf angezeigt werden. Ungewollte Änderungen, zum Beispiel wenn mehrere Anwender mit einem Dokument arbeiten, lassen sich an dieser Stelle nachvollziehen und zurücksetzen.

Tipp 7: Dateien verschlüsselt speichern

Standardmäßig ermöglicht Google Drive keine verschlüsselte Datenspeicherung. Mit kostenlosen Zusatztools können die Daten aber vom PCs aus verschlüsselt und verschlüsselt in Google Drive gespeichert werden. Hier helfen vor allem die drei Tools Boxcryptor, Cryptomator und CryptSync. Zusätzlich gibt es noch das Add-On „Secure File Encryption“.

Tipp 8: Dokumente offline bearbeiten

Mit der Google Chrome-Erweiterung Google Docs Offline können Dokumente aus Google Drive auch offline, also komplett ohne Internetverbindung weiterbearbeitet werden.

Tipp 9: Dateien konvertieren oder mit Google Docs öffnen

Über das Kontextmenü von Dateien können diese in Google Drive entweder mit einem der ausgewählten Programme geöffnet oder konvertiert werden. So lassen sich zum Beispiel PDF-Dateien online mit Google Docs öffnen. Die Funktionen stehen über das Kontextmenü bei „Öffnen mit“ zur Verfügung. Das Konvertieren erfordert ein Konto bei CloudConvert. Der Dienst muss auch Zugriff auf Google Drive erhalten.

Tipp 10: Multifaktor-Authentifizierung aktivieren

Für mehr Sicherheit sollte für Google-Konten auch die Multifaktor-Authentifizierung aktiviert werden. Das stellt sicher, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die Daten in Google Drive erhalten. Die Einstellungen dazu erfolgen in der Konfiguration des Google-Kontos über den Menüpunkt „Sicherheit“. Die Einstellungen werden direkt mit dem Link myaccount.google.com/security erreicht. Durch die Option „Bestätigung in zwei Schritten“ wird die Option eingerichtet. Hier kann auch mit dem Google Authenticator und Microsoft Authenticator gearbeitet werden.

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