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Workflow zu überschaubaren Kosten

Ricoh-Partner Klengel spart Zeit und Geld

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Breiter Funktionsumfang

Klengel nutzt unter anderem Multifunktionsgeräte der Farbdruck-Serie Aficio MPC von Ricoh als Eingabemedium.
Klengel nutzt unter anderem Multifunktionsgeräte der Farbdruck-Serie Aficio MPC von Ricoh als Eingabemedium.
Klengel vermarktet die eigene Anwendung unter dem Namen ScanLösung – etwas bescheiden für den gebotenen Funktionsumfang. Die technische Basis des Systems bildet die Erfassungs- und Workflow-Lösung AutoStore Workflow von NSi, die der Ricoh Partner durch eigenes Scripten im Backend (VB Java Script) individuell angepasst hat. „Man kann ruhig von Erweiterung sprechen, denn unsere Applikation geht über den Standard-Einsatz weit hinaus“, betont der Geschäftsführer. „Und wir sind sehr zufrieden mit der Performance von AutoStore.“

Sämtliche Dokumente – egal ob Papier, Fax oder E-Mail, extern oder intern erzeugt – werden von AutoStore automatisiert erfasst und zu durchsuchbaren PDFs bzw. PDF/A konvertiert. Die Indexierung im zentralen Dokumenten-Management-System (DMS) scanview von Allgeier IT-Solutions läuft vollautomatisch. Über Vorgangs- oder Personalnummern erfolgt die Verknüpfung der abgelegten Dokumente mit dem genutzten windowsbasierten ERP-System von proxxima. „Damit lassen sich alle Informationen zu einem Vorgang oder Projekt per Mausklick im DMS aufrufen“, freut sich der Kaufmann.

Ein besonderes Feature bietet AutoStore für die Eingangsseite. Das System ergänzt diverse Multifunktionsgeräte (MFP) namhafter Hersteller um bedienungsfreundliche Display-Menüs, mit denen sich die Verarbeitung von Papierbelegen quasi auf Knopfdruck anstoßen lässt. Die Bedienungsführung am Touchscreen ist klar strukturiert, unterbreitet Eingabevorschläge und reduziert damit manuelle Dateneingaben und potenzielle Fehler.

Der Nutzer kann direkt am Gerät eine Datenbankabfrage starten z.B. nach Auftragsnummern. Klengel nutzt diese Funktion beispielsweise, um ad hoc Barcode-Aufkleber zu erzeugen. Diese werden vor dem Scannen auf Papierbelege aufgebracht und steuern die Indexierung.

Auf der nächsten Seite erhalten Sie Informationen über praktische Beispiele der Lösung.

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