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Workflow zu überschaubaren Kosten

Ricoh-Partner Klengel spart Zeit und Geld

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Beispiele aus der Praxis

Jens Bellmann, Vertriebs-Geschaftsführer der Klengel-Büro-Technik GmbH
Jens Bellmann, Vertriebs-Geschaftsführer der Klengel-Büro-Technik GmbH
Per Strichcode laufen ebenfalls Workflow-Funktionalitäten. So werden mit dem Scannen eines schriftlichen Kundenauftrags automatisch die zuständigen Mitarbeiter per E-Mail informiert. Dazu realisierte das Systemhaus eine Referenzdatenbank, welche die Zielpersonen unterschiedlicher Abteilungen je Vorgang enthält. Der Kollege aus dem Vertrieb pflegt daraufhin das ERP-System, die Geschäftsleitung verfolgt den Auftragsbestand und die Logistiker kümmern sich um die Bestellung nötiger Hard- und Software sowie die Einsatzplanung. Der Monteur erhält schließlich zur Installation beim Kunden vor Ort alle Daten der aktuellen Auftragskarte über die Flottensteuerung TomTom Work – einschließlich Routenplanung zur Anfahrt. Parallel erhält der Kunde eine Mail mit den wichtigsten Details, um ihn in die Informationskette einzubinden.

Im Laufe der Zeit bildeten die Spezialisten aus Sachsen immer mehr Abläufe im System ab. Als Beispiel nennt Jens Bellmann die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Papier. Die liest das Unternehmen über die Freiformerkennung von AutoStore aus. Die Extraktion umfasst nicht nur Kopf- und Fußdaten sondern auch weitere ausgewählte Felder wie Auftrags- und Referenznummern sowie Beträge. Die Ergebnisse fließen ins ERP-System ein und werden mit dem Image zu Projektmappen verknüpft.

Auch Urlaubsscheine kann jeder Mitarbeiter per Knopfdruck am MFP ausdrucken. Lediglich den neu integrierten Funktions-Knopf „US“ muss er drücken, seine dreistellige Personalnummer eingeben und „Drucken“ wählen. Heraus kommen ein personalisiertes Formular sowie der obligatorische Barcode. Das Formular füllt der Kollege aus, klebt den Strichcode auf und scannt den Beleg am Gerät. Die Lösung routet ihn dann an den jeweils zuständigen Vorgesetzten zur Freigabe und initiiert die Ablage im Archiv.

„Intern erzeugte Dokumente fassen wir nicht mehr an“, sagt Jens Bellmann. „Und weitere Workflows lassen sich mit geringem Aufwand umsetzen. Selbst Produktionsprozesse wären möglich.“ Diese Vorteile sehen auch Kunden, denen Klengel die eigene ScanLösung im Live-Betrieb zeigt. Einige Aufträge ließen sich daraus schon generieren. „Kopierer & Co. allein sind eins zu eins vergleichbar. Es kommt auf den Mehrwert und die mögliche Wertschöpfung an, die wir bieten können. Und das sieht man sofort.“

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