Groupware für die digitalen Zusammenarbeit neu definiert Open-Source-Power erfindet Exchange-Server neu

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Groupware soll sich an die individuellen Anforderungen der Fachseite anpassen, Datensicherheit garantieren und einfach zu bedienen sein – möglichst kostengünstig. Open-Source-Produkte bieten dabei eine echte Alternative zu den Hyperscalern.

Für Unternehmen sind Groupware-Lösungen der Dreh- und Angelpunkt der digitalen Zusammenarbeit. Den Markt beherrschen dabei weiter die Produkte des Marktführers Microsoft, der mit seinem proprietären Exchange-Server als das Maß der Dinge gilt. Oder galt? Der US-amerikanische Anbieter sieht sich einer Vielzahl an Problemen und Kritiken gegenüber, die neben der starken Anbieterbindung, hohen Kosten und unbeliebten Abo-Modellen vor allem auf den Datenschutz sowie die ungewisse Rechtslage abzielen.

Während es lange Zeit schlicht an Alternativen zum Platzhirsch fehlte, richten sich die Blicke von IT-Verantwortlichen jetzt allerdings zunehmend auf die Open-Source-Gemeinde, die mit echten Innovationen im Bereich Groupware auftrumpft und neue Lösungswege für fehlenden Datenschutz, Rechtsunsicherheit und mangelnde Flexibilität bietet. Für immer mehr IT-Verantwortliche lautet die Gretchenfrage daher: Exchange oder Open Source – wie halten wir es mit der Groupware?

Exchange unchained: Die Freiheit von Open Source

Die Digitalisierung geht Hand in Hand mit stetig neuen Anforderungen, Geschäftsprozessen und sich wandelnden Workflows. Diese Unbeständigkeit erfordert von Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität – nicht zuletzt für ihre eigene, interne Zusammenarbeit und Kommunikation. Mobiles Arbeiten und neue Aufgaben machen die Anpassungsfähigkeit zu einem zentralen Skill, der über Erfolg und Misserfolg auf einem umkämpften Markt entscheidet.

IT-Entscheider stehen dabei immer mehr im Fokus, obliegt ihnen doch die Wahl der richtigen Software-Lösungen – in diesem Fall der Groupware. Die starren Monolithen der proprietären Tools mit minimalen Möglichkeiten der Individualisierung und einem hermetisch abgeschirmten Quellcode verfügen über wenig bis keinen Spielraum bei der Anpassung an die eigenen Anforderungen. Im Gegensatz dazu verspricht Open Source den IT-Verantwortlichen und Administratoren ein befreiend uneingeschränktes Baukastensystem mit einem Fundus an bewährten, gehärteten und betreuten Komponenten – und die Open-Source-Welt hat einiges zu bieten, um den IT-Alltag einfacher zu gestalten: Drängt die Fachseite auf individuelle Anpassungen oder neue Features, schauen Anwender von proprietären Lösungen schnell in die Röhre, während Open Source die notwendige Freiheit liefert, Software beliebig zu erweitern und zu konfigurieren.

Auch das Thema Usability ist für viele Administratoren ein wiederkehrender Konfliktpunkt. Können die Mitarbeiter mit den eingesetzten Tools nicht richtig umgehen und verzweifeln an Komplexität oder komplizierter Bedienung, steigt die Zahl der Help-Desk-Fälle gerne rasant an, bindet Ressourcen und wird zu einem kritischen Zeitfaktor. Dabei sollte Groupware genau das Gegenteil erreichen – eine intuitive und hürdenlose Bedienbarkeit für die digitale Zusammenarbeit.

Die Open-Source-Community hat dafür Antworten gefunden und leistungsfähige Produkte entwickelt: von Video-Konferenzen, Chat-Programmen, E-Mails, Kalender, File-Sharing bis zu umfassenden Lösungen, die als zentrale Plattform alle Funktionalitäten bündeln, mit eigenen Entwicklungen anreichern und damit eine mindestens ebenbürtige Alternative zu proprietären Produkten der Hyperscaler darstellen. Vollkommen transparent, nachvollziehbar und an die eigenen Anforderungen anpassbar. Eigene Anwendung in die Groupware einbinden? Die Lösung selbstständig weiterentwickeln? Wichtige Faktoren, die bei der Wahl der Software eine entscheidende Rolle spielen und immer wichtiger werden – besonders auf einem unsicheren Markt, auf dem Produkte unter Umständen keinen Support mehr erhalten, Anbieter sich zurückziehen oder steigende Preise von Abo-Modellen den wirtschaftlichen Sinn eines „immer weiter so“ in Frage stellen. Autonomie und Flexibilität liefern nur offene Schnittstellen und ein vollständig einsehbarer Code.

Wahl ist keine Qual

Einer der größten Vorteile ist darüber hinaus die Freiheit der Wahl, wo Unternehmen ihre Groupware hosten. Während die US-Platzhirsche auf dem Markt für ihre Kunden fast ausnahmslos den Gang in die Cloud als einzige Option zur Verfügung stellen, trumpfen Open-Source-Produkte mit der Entscheidungsfreiheit auf: on-premises, bei einem Cloud-Anbieter der eigenen Wahl oder vielleicht doch als SaaS-Lösung? Unternehmen erhalten die dringend benötigte Kontrolle und Datenhoheit zurück. Und das ist bitter nötig: Trotz – oder gerade wegen – der politischen Bemühungen um ein Datenschutzabkommen mit den USA herrscht weiterhin keine Rechtssicherheit, wenn es um den Einsatz von Cloud-Lösungen von US-Unternehmen geht.

Im Gegenteil: wirklich DSGVO-konformes und rechtliche wasserdichtes Speichern von Daten können ausschließlich Open-Source-Anbieter aus der EU garantieren, die über Rechenzentren in der EU verfügen. Im Gegensatz zu proprietären Produkten können Anwender sich hier selbst überzeugen, dass der Code keine versteckten Hintertüren für staatliche Organisationen enthält oder anderweitig für einen ungewollten Abfluss von sensiblen Unternehmensdaten sorgt. Die Hausaufgaben in Sachen IT-Security müssen Unternehmen natürlich dennoch machen, sie liegen aber in ihrer eigenen Kontrolle und Verantwortung. Dafür können aber auch Datenschutzbeauftragte mit dem Wissen besser schlafen, dass die vertraulichen Daten sicher sind – schließlich haften sie mit der neuen Rechtslage persönlich für Verstöße.

In Sachen Sicherheit und Aktualisierung ist Open Source den Hyperscalern ebenfalls eine Nasenlänge voraus. Während Administratoren bei proprietären Lösungen sehnlichst auf das Einspielen neuer Updates warten müssen oder schlicht hoffen, dass der Anbieter Sicherheitslücken zeitnah schließt, reagiert die Open-Source-Community dank der agilen Zusammenarbeit von unzähligen Entwicklerinnen und Entwicklern meist schneller, wenn es um Patches und Fixes geht.

Geld regiert die proprietäre Welt

Das Thema IT-Budget ist in vielen Unternehmen ein heißes Pflaster. Und es wird umso heißer, wenn die Lizenzgebühren oder Abo-Kosten einer vollumfänglich implementierten und unverzichtbaren Groupware plötzlich anfangen, in astronomische Höhen zu steigen. Natürlich kann und soll auch die Open-Source-Community nicht vollständig pro bono arbeiten und auch hier fallen Kosten an. Allerdings nicht für die Nutzung der Software, sondern für Dienstleistungen wie Wartung und Service und Support. Unter dem Strich geht die Rechnung auf – im Vergleich zu proprietären Produkten verspricht Open-Source-Groupware eine erheblich niedrigere Total Cost of Ownership (TCO).

Die Vorteile von Open Source sind zahlreich und können das Leben von Administratoren und Datenschutzbeauftragten erheblich erleichtern. Lange Zeit haben viele Unternehmen ihr Budget für die herkömmlichen Produkte der bekannten Marktführer eingesetzt und damit die eigenen Anforderungen an die bestehenden Lösungen angepasst. Eine fatale Entwicklung, der das Aufkommen von leistungsfähigen und sicheren Alternativen aus der Open-Source-Welt entgegenwirkt.

Mit offen entwickelter und auf Datenschutz ausgelegter Software kehrt die dringend benötigte Dynamik in den Groupware-Markt zurück. Und die bringt Produkte mit sich, die den Unternehmen die Kontrolle zurückgeben. Höchste Zeit, dass sich die Software wieder an den individuellen Use Case anpassen lässt, nicht andersrum.

Über den Autor

Norbert Lambing ist CEO und Gründer von Grommunio.

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