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Reiner SCT startet Voucher-Mentorenprogramm

Komplexe Zeiterfassung

| Autor: Dr. Stefan Riedl

Zeiterfassungsprojekte sind häufig komplexer als ursprünglich gedacht.
Zeiterfassungsprojekte sind häufig komplexer als ursprünglich gedacht. (Bild: grandfailure - stock.adobe.com)

Aus dem Schwarzwald kommen nicht nur weltweit berühmte Kuckucksuhren, sondern auch etablierte Zeiterfassungssysteme aus dem Hause Reiner SCT. Mit einem Voucher- und Mentoren-Modell will das Unternehmen nun ein Grundproblem bei Zeiterfassungsprojekten lösen.

Im Projektgeschäft wird das Thema Zeit­erfassung häufig unterschätzt. Schließlich geht es dabei in der Regel um weit mehr, als das Kommen und Gehen von Mitarbeitern zu erfassen. „Kein Projekt gleicht dem anderen“, sagt Reiner Stumpf. Und er muss es wissen, denn er steckt als Projektmanager beim Systemhaus Thefi.com tief in der ­Materie. „Beispielsweise geht es bei Arztpraxen, in der Gastronomie und auch bei uns als IT-Systemhaus auch um eine Integration in die Schichtplanung. Bei der ERP-Integration muss oft auf zwei Zeitebenen gearbeitet werden – Arbeitszeit einerseits und zugewiesene Projektzeit andererseits.“ Projektzeiten werden dabei mitunter nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch im Sinne von Maschinenzeiten erfasst, beispielsweise wenn Laufzeiten teurer Computer­tomographen zeitlich zugeordnet werden müssen. Urlaub und Fortbildungszeiten spielen in der Planung und damit auch in der Zeiterfassung eine Rolle, so Stumpf. „Und bedenken Sie: Arbeitszeit ist nicht gleich Arbeitszeit: Für einen Fuhrpark oder eine Spedition macht es einen Unterschied, ob Mitarbeiter A zum Zeitpunkt X Fahrer oder Beifahrer ist, ob es sich um Ladezeiten, Fahrzeiten oder Rüstzeiten handelt, ob es Tag oder Nacht ist et cetera.“ Kurzum: Zeiterfassung wird häufig unterschätzt.

Lösung für Einzelprojekte

Thomas Peter, Vertriebsleiter IT-Channel beim IT-Hersteller Reiner SCT, weiß von den indirekten Folgen zu berichten: „Um ein ERP-Projekt mit Zeiterfassungs-Aspekten stemmen zu können, wurden Systemhäuser extra dafür Vertriebspartner von Reiner SCT. Sie zertifizierten sich per Schulung bei uns im Schwarzwald, nahmen für dieses eine Projekt den Partner-Rabatt mit, waren dann aber nicht mehr wirklich engagiert. Zeiterfassungsprojekte sind zwar keine Hexerei, aber keineswegs trivial. Da muss man schon dranbleiben. Wenn Systemhäuser lediglich für einzelne Projekte Reiner-SCT-Partner werden, haben sie – wie auch wir als Hersteller – zu viel Zeit und Geld investiert.“ Vor diesem Hintergrund haben sich die Zeiterfassungs-Profis eine Herangehensweise überlegt, bei dem Mentoren eine zentrale Rolle spielen. Robert Eichhorn, Leiter Marketing bei Reiner SCT fasst zusammen: „Zusammen mit unseren Distributoren und jenen Systemhaus-Partnern, die Teil unseres Mentorenprogramms sind, haben wir eine sehr gute Lösung ­gefunden, die, so viel ich weiß, in der Branche einzigartig ist.“ Vertriebsleiter Peter ­ergänzt: „Unser neues Partnerprogramm soll hier den gordischen Knoten zerschlagen und dafür sorgen, dass Projekte auch von Partnern abgewickelt werden können, die sich nicht so tief in das Zeiterfassungs-Thema eingraben. Außerdem sollen tendenziell nur die Systemhäuser Partner werden, für die das Thema Zeiterfassung ein dauerhaftes Thema ist.“

Voucher und Mentoren

Martin Hümmecke, Director Specialty Solutions bei Ingram Micro, skizziert die Funktion der Distribution: „Wir als Distributor organisieren hier den Startschuss für eine weitere Zusammenarbeit und sind das Bindeglied zwischen Reiner SCT und dem Systemhauspartner. Unsere spezialisierte Abteilung übernimmt die erste Beratung. Wenn der Interessent im Rahmen des Projektes Lust auf mehr bekommt, steht ihm das Partnerprogramm offen.“

Ein ausgefuchstes Programm soll der oft unterschätzten Komplexität von Zeiterfassungsprojekten Rechnung tragen.
Ein ausgefuchstes Programm soll der oft unterschätzten Komplexität von Zeiterfassungsprojekten Rechnung tragen. (Bild: Reiner SCT)

Hümmecke erläutert das Konzept: „Interessenten aus dem Systemhaus-Umfeld, die Hilfe in einem Zeit­erfassungsprojekt benötigen, erhalten über die Distribution einen Voucher. Mit einer entsprechenden eindeutigen Identifikationsnummer wird der Fall über die Software Leadtributor bei Reiner SCT erfasst. Auf Basis der Kriterien regionale Nähe, Kapazität und Spezialisierung wird der Beratungsvoucher passenden Vertretern der elf Service-Partner aus dem Mentorenprogramm von Reiner SCT angeboten. Nachdem der Lead gepickt wurde, wird die ID automatisiert an den Hersteller übermittelt. Dieser bezahlt dem Service Partner 99 Euro für die erste Beratungsstunde. Sollte der Beratungsbedarf beim Systemhaus diesen zeitlichen Rahmen übersteigen, wird zwischen dem Service-Partner und dem Interessenten ­eine weitere Zusammenarbeit vereinbart – gemäß üblicher Stundensätze.“

Ein wichtiger Punkt in dem System sei auch, dass ein über die sogenannte Leadtributor-Software registrierter Interessent aus dem Systemhaus-Umfeld Ware mit zehn Prozent Projektpreisrabatt auf den Listenpreis einkaufen kann, ohne Partner im Partnerprogramm werden zu müssen. Auf Seiten der Distribution sind eingebunden: Ingram Micro, Also, Alldis/Allnet und Api.

Tagesgeschäft eines Mentors

Reiner Stumpf berichtet aus der Mentoren-Praxis: „Geschätzte 70 Prozent der Beratungen als Service-Partner im Mentorenprogramm können wir auch über Meetings per Team Viewer abdecken. Vor-Ort-Termine sind also eher die Ausnahme.“ Peter von Reiner SCT erläutert, wie den beratenen Systemhäusern damit alle Türen offen gehalten werden: „Wenn das Systemhaus, das sich per Voucher-Modell in einem Projekt helfen lässt, noch tiefer einsteigen will, stehen ihm die höheren Partnerstufen zur Verfügung.“

Selling Partner

Der „Selling Partner“ ist die erste Stufe. Zum Einstieg gibt es hierfür das „Welcome Paket“. Dieses besteht aus einem zweitägigen ­Basisworkshop für zwei Personen bei Reiner SCT im schönen Schwarzwald. Ein enthaltener Musterkoffer befähigt den Partner zu Produktdemonstrationen beim Kunden. Ferner sind NFR-Lizenzen für den hausinternen Einsatz beim Partner inbegriffen sowie Zugang zum Service-Telefon, ein Jahr ab Registrierung. „Wir haben dafür einen Wert von über 6.000 Euro veranschlagt und verlangen von den angehenden Selling Partnern dafür 2.500 Euro. Es gilt eine Jahresumsatzvorgabe in Höhe von 3.000 Euro für diesen Status. In dieser Partnerstufe gibt es 17 Prozent Rabatt auf den Listenpreis“, so der Vertriebsleiter.

Certified Partner

Der „Certified Partner“ folgt auf der nächsten Stufe. Hier ist ein Mindestumsatz in Höhe von 10.000 Euro jährlich kalkuliert, und der Rabatt beträgt 25 Prozent auf den Listenpreis. Darüber gibt es noch jene elf Service-Partner, die sich im Mentoren-Programm engagieren. Ihre Spezialisierungen haben viel mit Schnittstellen zu tun und drehen sich beispielsweise um die Integration der Zeiterfassungsprodukte in die Systeme von Datev, Sage, Lexware, Elo oder Selectline.

Wer sich mit Zeiterfassung beschäftigt, wird für Kostenfragen sensibilisiert.
Wer sich mit Zeiterfassung beschäftigt, wird für Kostenfragen sensibilisiert. (Bild: Thefi.com)

Reiner Stumpf findet: „Es lohnt sich für ­jedes Unternehmen, sich mit der Abrechnung von Arbeitszeiten genauer zu befassen. Als 20-Mitarbeiter-starkes Systemhaus haben wir uns beispielsweise mal ausgerechnet, dass wir im Jahr für 33.000 Euro Arbeitszeit in internen Meetings verbringen. Verstehen sie mich nicht falsch – die sind auch nötig. Aber seitdem wir in unserem Meeting-Raum auf Basis von Durchschnittswerten ein Schild stehen ­haben, auf dem steht, dass diese Besprechung 800 Euro kostet, wird sich mehr auf das Wesentliche konzentriert.

Unterschätztes Thema Zeiterfassung

Zeiterfassung ist aus drei Gründen so ein wichtiges Thema, erklärt Stumpf:

  • 1. Zeit ist Geld: auch wenn das eine Binsenweisheit ist, ist es wahr.
  • 2. Trotz der vielerorts hochgepriesenen Vertrauensarbeitszeit, hat sich in vielen Unternehmen gezeigt: Zeiterfassung ist fair und wird auch von den Mitarbeitern als faire Lösung angenommen.
  • 3. Sicherheit und Eigenschutz gegenüber Behörden: Arbeitgeber unterliegen einer Sorgfaltspflicht gegenüber ihren Arbeitnehmern und spätestens, wenn es zu Unfällen kommt, bei denen gesetzliche Arbeitszeiten überschritten wurden, kann es zu Abmahnungen durch die zuständige Berufsgenossenschaft kommen.

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