KMU mit Interimsansatz digitalisieren erfolgreicher „CDO auf Zeit“ macht Unternehmen handlungsfähiger

Autor / Redakteur: Dr. Jörg Schumacher* / Elke Witmer-Goßner

Bereits wenige Maßnahmen können helfen, um die digitale Transformation in mittelständischen Unternehmen erfolgreich voranzutreiben – die Rede ist etwa vom Einsatz eines Interim Managers inklusive eines erfahrenen Beratungsteams.

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Kleinere Unternehmen haben meist keinen eigenen Digitalisierungs-Chef – warum also nicht einen CDO auf Zeit engagieren?
Kleinere Unternehmen haben meist keinen eigenen Digitalisierungs-Chef – warum also nicht einen CDO auf Zeit engagieren?
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Eine erschreckende Bilanz: Über ein Drittel der mittelständischen Unternehmen in Deutschland führt bislang noch keinerlei Digitalisierungsvorhaben durch. Dies ist das Ergebnis des aktuellen „KfW Digitalisierungsberichts Mittelstand 2020“. Demnach hat die Corona-Pandemie zwar durchaus zu einem Anstieg von Digitalisierungsmaßnahmen bei KMU geführt. Insbesondere langfristig ausgelegte Vorhaben bleiben aber nach wie vor Mangelware.

Ressourcen und Knowhow fehlen

Doch woran liegt es, dass die Digitalisierung im Mittelstand nur so zäh voranschreitet? Die Gründe dafür sind vielseitig und bedürfen einer genaueren Analyse. So ist das Thema Digitalisierung grundsätzlich äußerst vielschichtig und der dahinterstehende Prozess keineswegs trivial. Denn: Mit der Einführung digitaler Abläufe oder der Umstellung vereinzelter Unternehmensbereiche allein ist es längst nicht getan.

Soll die Digitalisierung vielmehr ihr volles Potenzial entfalten, müssen alle Abteilungen einer Firma vollständig transformiert werden: von der Produktion über den Vertrieb bis hin zur Logistik. Und genau dafür ist eine entsprechend strukturierte Vorarbeit sowie ein klar definiertes Vorgehen unabdingbar – eine Hürde, die viele Unternehmen derzeit noch nicht zu überwinden wissen.

Paralleler Ansatz aus Plan und Umsetzung

Zahlreiche Organisationen sehen in der zusätzlichen und teils komplexen Projektarbeit ausschließlich eine große Belastung. Und: Die Firmen haben oftmals erhebliche Probleme, die geeigneten Ressourcen im eigenen Unternehmen oder am freien Markt zu finden, um ein notwendiges Digitalisierungsteam zügig aufzubauen. Darüber hinaus muss klar gesagt werden: Auch die Umsetzung einzelner Digitalisierungsansätze reicht nicht aus.

Das hohe Tempo digitaler Innovationen sorgt vielmehr für einen kontinuierlichen Handlungsbedarf, der weit über den reinen Projektcharakter hinausgeht. Das heißt: Nur mit Hilfe der Implementierung eines steten digitalen Optimierungsprozesses kann die Unternehmenssituation regelmäßig und entsprechend der jeweiligen Bedürfnisse verbessert werden. Die Digitalisierung ist zwar keine Aufgabe, die sich von heute auf morgen erledigen lässt. Umso wichtiger ist es jedoch, die Herausforderungen frühzeitig und mit vollem Einsatz anzugehen. Ansonsten besteht für Unternehmen sogar die Gefahr, Marktanteile sowie ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren.

Um diesem Szenario vorzubeugen und den Herausforderungen professionell zu begegnen, kann ein interimistischer Beratungsansatz Abhilfe schaffen. Das heißt: Plant ein Unternehmen, sich zu digitalisieren, ist es zunächst wichtig, zu wissen, dass sich das Ausarbeiten und Aufsetzen eines Digitalisierungsprogrammes sowie der Aufbau der internen Organisation dank des Interimsansatzes parallel angehen lassen. Der Vorteil hierbei: Die Transformation lässt sich nicht nur schneller vorantreiben. Das Unternehmen hat vor allem die Möglichkeit, die eigene Organisation gezielt so weiterzuentwickeln, ohne dass dies das Digitalisierungsvorhaben verzögert.

Doch wie genau geht der Einsatz eines solchen „CDO auf Zeit“ genau vonstatten? Das Verfahren soll anhand der folgenden vier Schritte anschaulich dargestellt werden:

Schritt 1: Initiierung – Status quo und Digital Readiness Assesment

Bevor das Digitalisierungsprogramm überhaupt starten kann, ist es zunächst notwendig, den technologischen Status quo sowie die Möglichkeiten einer digitalen Transformation eines Unternehmens zuverlässig zu erörtern und zu beurteilen. Mit Hilfe gezielter Experteninterviews sowie interner und externer Analysen ist es dem CDO in kürzester Zeit möglich, den Reifegrad einer Organisation hinsichtlich Technologien, Systeme, Daten und Strukturen, Kompetenzen, Ressourcen und Kultur zu bestimmen.

Darauf aufbauend kann das jeweilige Ergebnis dann mit den marktgängigen Standards und State-of -the-Art-Lösungen verglichen werden – die Differenz ist ein guter Ansatzpunkt für den notwendigen Handlungsbedarf und eventuell erforderliche Investitionen. Eine wichtige Voraussetzung ist hierbei natürlich die Fähigkeit eines Unternehmens zur adäquaten Digitalisierung, die „Organizational Readiness“.

Schritt 2: Digitalisierungsstrategie und Handlungsfelder

Eine Digitalisierungsstrategie verbindet intelligente Produkte und Services sowie Marketing und Vertrieb mit Prozessoptimierungen, Automatisierungen – mit dem konsequenten Einsatz der IT. Mittels Trend- und Wettbewerbsauswertungen sowie SWOT-Analysen können hier zunächst die wichtigsten Handlungsfelder für die Digitalisierung eines Unternehmens identifiziert werden.

Hat der CDO auf dieser Basis eine Strategie erstellt, dient diese als Grundlage für die Entwicklung einer Digitalisierungs-Roadmap. Neben diversen Projekten und Maßnahmen umfasst der Fahrplan Planungen der Zeit sowie der Kosten- und Nutzeneffekte (Business Case) als auch eine Definition der Projektorganisation. Darauf aufbauend können schließlich sämtliche Programm-, Projekt- und Teilprojektziele ausgearbeitet und festgelegt werden.

Schritt 3: Organisationsstruktur für Digitalisierungsteams

Die digitale Transformation führt meist zu einem Handlungsbedarf, der über den gewohnten Projektcharakter hinausreicht. Wie jedoch lässt sich ein Digitalisierungsteam sinnvoll in die Organisation integrieren? In Abhängigkeit zum Reifegrad eines Unternehmens sowie den individuellen Zielen eines Digitalisierungsprogramms gilt es dabei zunächst, Konzepte für die Aufbau- und Ablauforganisation zu erstellen. Darüber hinaus erfolgt die Personalplanung für das unternehmensinterne Digitalisierungsteam sowie eine Partner- und Lieferantenstrategie.

Schritt 4: Programmmanagement und PMO

Aus einer Digitalisierungsstrategie lassen sich zahlreiche innovative Projekte ableiten. Damit auch diese jeweils zum Erfolg führen, ist es unabdingbar, ein Programmmanagement zu etablieren. Denn: Allein die mögliche Integration agiler Methoden (SCRUM, Design Thinking) als auch die Einbindung von IT-Lieferanten stellen enorm hohe Anforderungen an das Management. Um diese langfristig gut bewältigen zu können, kann es hilfreich sein, das interne Projektmanagement (PMO) noch einige Zeit in der Hand des externen Beraterteams zu belassen. Dieses sorgt dann dafür, die einzelnen Fortschritte kontinuierlich zu verfolgen und das Controlling des Programmbudgets durchzuführen. Sind sämtliche gesteckten Ziele schließlich erreicht, leitet das PMO schrittweise die Übergabe an das interne Digitalisierungsteam ein.

Interimsansatz für mehr Stringenz

Flexibilität, Ressourcenschonung und genau kalkulierbare Kosten: Mit Hilfe des interimistischen Beratungsansatzes können Unternehmen die Organisation der digitalen Transformation in erfahrene Hände geben. Der „CDO auf Zeit“ unterstützt Organisationen entscheidend dabei, den Digitalisierungsprozess bestmöglich umzusetzen – und die sonstigen Unternehmensabläufe dabei in keiner Weise zu stören. Die jederzeitige Handlungsfähigkeit eines Unternehmens hat dabei oberste Priorität.

Dr. Jörg Schumacher, Haselhorst Associates.
Dr. Jörg Schumacher, Haselhorst Associates.
(Bild: Haselhorst)

* Der Autor Dr. Jörg Schumacher ist seit 2011 Partner bei der Starnberger Unternehmensberatung Haselhorst Associates. Er hat langjährige Erfahrungen in der Beratung des Topmanagements und begleitete als interner Berater und Manager in Linienfunktionen zahlreiche internationale Projekte zum Thema Organisation. Für Haselhorst Associates leitete er bereits sehr erfolgreich mehrere Restrukturierungen in DAX-Konzernen, darunter Reorganisationen in Frankreich, Portugal und Italien.

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