Künstliche Intelligenz So vereinfacht KI das Vertragsmanagement

Autor / Redakteur: Dipl. Betriebswirt Otto Geißler / Nico Litzel

Machine Learning (ML) und Künstliche Intelligenz (KI) helfen Unternehmen über ausgeklügelte Vertragsmanagement-Tools dabei, Verträge schneller zu überprüfen und auszuhandeln als auch Klauseln genauer zu identifizieren und analysieren.

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Neue Technologien wie KI haben das Potenzial, den zeitlichen Aufwand, Personalbedarf und die Kosten für die Erstellung und Verwaltung von Verträgen erheblich zu reduzieren.
Neue Technologien wie KI haben das Potenzial, den zeitlichen Aufwand, Personalbedarf und die Kosten für die Erstellung und Verwaltung von Verträgen erheblich zu reduzieren.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Das Vertragsmanagement ist nicht nur ein sehr zeitaufwändiger Prozess, viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, Verträge effektiv und effizient zu erstellen und sie fortlaufend zu verwalten. In manchen Organisationen existiert eine große Anzahl an Vertragsunterlagen, die sich in verschiedenen Abteilungen, Bereichen, Festplatten bis hin zu Softwareanwendungen befinden können. Die Mitarbeiter sind sehr häufig mit langwierigen manuellen Vereinbarungs- und Änderungsprozessen beschäftigt, die für Projektverzögerungen, erhöhte Kosten und negative Kundenerfahrungen sorgen.

Vertragsmanagement verschlingt Zeit und Kosten

Hinzu kommt, dass die meisten Unternehmen nicht einmal über eine Datenbank mit allen Vertragsinformationen verfügen, geschweige denn effiziente Tools nutzen, um relevante Daten zu extrahieren. Daher ist es für solche Unternehmen ein hoher Aufwand, beispielsweise komplexe Outsourcing-Vereinbarungen einzusehen oder herauszufinden oder wie eine bestimmte Klausel bereichsübergreifend formuliert werden soll. In großen Unternehmen wird viel Manpower gebunden, um riesige Volumina an Beschaffungsverträgen und den verschiedensten Verlängerungsfristen und Neuverhandlungsbedingungen zu verwalten.

KI beschleunigt und optimiert Prozesse

Der Einsatz einer KI-Vertragssoftware hat das Potenzial, die Vertragsgestaltung im Hinblick der Optimierung der Tools, Prozesse und Vertragsinhalte zu verbessern. Wobei seit Jahren bereits Software zur Prüfung von Rechtsdokumenten angeboten wird. Diese Lösungen unterscheiden sich von KI-Lösungen jedoch dadurch, dass sie den Anwendern meist nur bei der Speicherung und Organisation der Verträge unterstützen kann. Eine Software, die KI verwendet, legt die Messlatte für das, was diese Tools erreichen können, weitaus höher.

Bei einer KI-Lösung handelt es sich um einen technologiegestützten Service zur automatisierten Vertragsabstraktion und -migration, der den gesamten Prozess des Vertragsmanagements aller Verträge berücksichtigt. Dazu führen KI-Algorithmen, die auf maschinellem Lernen bzw. Natural Language Processing (NLP) basieren, Abstraktionen und Migrationen mit beispielloser Geschwindigkeit und Genauigkeit durch und erstellen unter anderem einen Index aller Schlüsselbegriffe, Klauseln, Bestimmungen und Verpflichtungen.

Zudem kann die Automatisierung von Prozessen mit KI-Software Ineffizienzen verringern, inkonsistente oder nicht standardisierte Bedingungen und Verwendungen in Verträgen erkennen und fehlende Klauseln kennzeichnen. Das hilft den Anwendern dabei, erhebliche Mehrwerte zu nutzen sowie Zeit, Kosten und Ressourcen zu sparen. Unternehmen haben dabei den großen Vorteil, Ressourcen zu bündeln und sich auf den Geschäftszweck und das Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren.

KI-Performance für Vertragsmanagement auf einen Blick

Mit der Einführung von KI und digitalen Workflows wird sich das Vertragslebenszyklus-Management zu einer proaktiven Bewältigung von Fragestellungen rund um Verträge sowie einer Bereitstellung von Predictive Intelligence entwickeln.

Verträge einfach durchsuchen

Für viele Unternehmen stellt es ein großes Problem dar, den Volltext von Vereinbarungen nicht effektiv durchsuchen zu können. Des Weiteren mangelt es bei der Suche nach unterzeichneten und abgeschlossenen Vereinbarungen an Transparenz. Eine KI-gestützte Vertragsverwaltungssoftware erleichtert die Zentralisierung, Speicherung, Suche und Überprüfung von Vereinbarungen im gesamten Unternehmen.

Vertragsklauseln aktualisieren

KI-Software für das Vertragsmanagement kann dazu beitragen, die Vereinbarungsprozesse eines Unternehmens intelligenter zu gestalten, indem Schlüsselbegriffe oder Klauseln aus Verträgen automatisch extrahierbar sind. Das bedeutet, indem Verträge zu modularen Einheiten werden, können sich die Teams alle Verträge mit einer bestimmten Klausel anzeigen und diese aktualisieren lassen. Dazu kommen KI- und maschinelle Lernalgorithmen zum Einsatz, um kritische Klauseln zu identifizieren, sodass sofort ein Prozess zur Überarbeitung und Behebung dieser Vereinbarungen gestartet werden kann. Dieses Procedere hilft auch dabei, nicht standardmäßige Begriffe hervorzuheben.

Das heißt, Algorithmen des maschinellen Lernens sind dazu in der Lage, den Namen einer bestimmten Klausel anhand ihres Inhalts zu identifizieren. Mit trainierten Modellen können die Dokumente in einer Vertragsverwaltungssoftware hochgeladen und automatisch mit Tags versehen werden. Der Algorithmus zeigt dann an, wenn eine Klausel falsch benannt wurde. Interessant ist daran, dass sich das System nach einigen Iterationen selbst anpasst und der gleiche Fehler sich nicht noch einmal wiederholt.

Vertragsverhandlungen vereinfachen

Für viele Unternehmen ist es nicht möglich, den Status ihrer bestehenden Verträge einzusehen. KI hilft dabei, die Prozesse durchgängig zu automatisieren, wichtige Termine für eine Vertragsverlängerung zu kennzeichnen, Probleme zu identifizieren und den Dokumentenprüfungsprozess zu rationalisieren.

Vorhersage der geschäftlichen Auswirkungen von Vertragsänderungen

Der Einsatz von KI-Technologie im Vertragsmanagement kann Unternehmen dabei wesentlich unterstützen, schnellere und genauere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Mit einer Vertragsmanagement-Software können sie per KI-gestützter Vertragserkennung und Datenextraktion zielführende Analysen durchführen, die Berichte zu den Vertragsarten des Unternehmens erstellen und dabei helfen, die potenziellen Risiken bevorstehender regulatorischer Änderungen besser zu verstehen. Da zum Beispiel zusehends Datenschutzgesetze weltweit erlassen und verfeinert werden, müssen Datenschutzklauseln ständig überprüft und aktualisiert werden.

Maßgeschneiderte KI-Modelle können zur Analyse und Anpassung an geltendes Recht und andere Handels- und Compliance-relevante Begriffe verwendet werden. Es kann auch Warnungen bei bekannten Vertragsproblemen ausgeben, sodass der Anwender sofort Abhilfemaßnahmen ergreifen kann, um weitere Kosten und Risiken zu vermeiden. Maschinelles Lernen, KI-gestützte Technologie und NLP supporten verbundene Unternehmen dabei, netzwerkübergreifende Vereinbarungen zu treffen und einen einzigen Zugangspunkt für alle Verträge bereitzustellen.

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