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So kann man teure Spätfolgen vermeiden Risikominderung beim Outsourcing durch Vier-Augen-Prinzip

Autor / Redakteur: Stefan Regniet / Sarah Gandorfer

Häufig knarrt es in den Scharnieren der Outsourcing-Services oder es entstehen sogar Probleme von großer Tragweite, weil sich in den Auslagerungskonzepten unbemerkt Mängel eingeschlichen haben. Eine Analyse im Sinne eines Vier-Augen-Prinzips hilft, Schwierigkeiten samt ihrer wirtschaftlichen Spätfolgen zu vermeiden.

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Ein Zweitgutachten beim Outsourcing kann unter Umständen helfen, Kosten zu sparen.
Ein Zweitgutachten beim Outsourcing kann unter Umständen helfen, Kosten zu sparen.
( Archiv: Vogel Business Media )

So sehr die Outsourcing-Konjunktur schon seit Jahren zu den Wachstumstreibern im IT-Markt gehört und inzwischen die schwer auslagerbaren Branchen wie etwa die Banken erreicht hat, so wenig will die kritische Begleitmusik verstummen. Sie hat aber einen gänzlich anderen Klang als noch in den 90er-Jahren, als sich bei Teilen der Entscheider grundsätzliche Widerstände gegen den Outsourcing-Gedanken formierten. Vielmehr resultieren die Misstöne heutzutage aus der konkreten Praxis dieser Projekte.

Doch selbst wenn meistens keine großen Nöte auftreten, würden viele Unternehmen bei einer erneuten Outsourcing-Entscheidung mehr Sorgfalt an den Tag legen. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Befragung von 214 Firmen durch das Beratungsunternehmen Active Sourcing. Danach urteilt etwa ein Viertel der über 200 befragten Anwender, dass sie ihre seinerzeitige Auslagerungsstrategie aus heutiger Sicht in »sehr wesentlichen« Zügen anders gestalten würden. Für weitere 38 Prozent gilt diese Einschätzung teilweise, während lediglich zwei von fünf Firmen mit ihrer ursprünglichen Entscheidung weitgehend zufrieden sind.

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Die Ursachen dieses selbstkritischen Rückblicks sind vielfältig und vor allem durch die Praxiserfahrungen geprägt. So haben sich für mehr als ein Drittel der Firmen die Kriterien für die Auswahl des geeigneten IT-Providers und die Methodik des Transfers der ausgelagerten IT-Funktionen auf den Dienstleister rückblickend als nicht optimal erwiesen.

Jedoch werden von einer noch größeren Zahl weitere Aspekte kritisch bewertet. Dazu gehören die vereinbarten Preismodelle (37 Prozent) ebenso wie die praktische Umsetzbarkeit der Vertragsregelungen (40 Prozent) und vor allem die Leistungsqualität der Services (42 Prozent). Aber auch mit den Innovationseffekten sind 24 Prozent unzufrieden. Ebenso würde heute jedes vierte Unternehmen den Umfang und die Struktur der auf Dienstleister übertragenen IT-Systeme anders definieren.

Ungenügende Entscheidungssicherheit

Zu empfehlen ist deshalb, systematische Korrektivmethoden in die Planung der Auslagerungsstrategien zu integrieren. Dies kann durch ein Zweitgutachten in der finalen Entscheidungsphase geschehen, bei dem das entwickelte Konzept kritisch betrachtet wird.

Ein solches Vier-Augen-Prinzip ist in anderen Bereichen längst üblich – etwa bei den regelmäßigen Security Audits der Banken. Beim Outsourcing kommt eine solche Absicherung hingegen derzeit kaum zu Einsatz, weil es dazu weder entsprechende Angebote seitens der Berater gibt, noch bisher diese Möglichkeiten der Risikominimierung öffentlich diskutiert wurden. Ein weiterer Grund liegt ebenfalls darin, dass die mit den Outsourcing-Strategien beauftragten Berater sich vermutlich nicht gerne über die Schulter schauen lassen.

Offen für Angebote

Die Anwender wären durchaus offen für solche Angebote. Denn auf die Frage, ob eine zusätzliche neutrale Analyse der Outsourcing-Strategie nach dem Vier-Augen-Prinzip Schwächen in der Vorgehensweise möglicherweise offen gelegt hätte, kommt die Erhebung zu überraschenden Ergebnissen. So sind 19 Prozent der Befragten der Auffassung, dass damit »auf jeden Fall« spätere Probleme vermieden worden wären. Für weitere 33 Prozent hätte es »vermutlich« zur Offenlegung von Mängeln in den Auslagerungskonzepten geführt.

Und einmal auf den Gedanken gekommen, tendieren 26 Prozent dazu, bei zukünftigen Outsourcing-Projekten ein solches Zweitgutachten einzubeziehen. Über die Hälfte der Befragten erachtet dies zumindest als einen überlegenswerten Schritt.

Keine doppelte Planung

Schon am Anfang solcher Projekte fließen firmenpolitische Sichtweisen, spezifisch motivierte Interessen und nicht zuletzt Erfahrungsmomente ein, die einer optimalen Strategie zuwider laufen können. Deshalb kann eine neutrale Begutachtung hier durchaus helfen, sowohl Optimierungspotenziale als auch Risikofaktoren offen zu legen.

Das Zweitgutachten sollte jedoch alleine aus Kostengründen keineswegs zu einer doppelten Strategieplanung führen. Die Unkosten bewegen sich bei ein bis zwei Promille des Outsourcing-Vertragsumfangs. Diese Investition dürfte aber gut angelegt sein, da unzureichende Konzepte je nach Grad der Schwächen tagtäglich direkt und indirekt ins Geld gehen. Die wirtschaftlichen Nachteile können sich im Verlauf der mehrjährigen Vertragslaufzeit auf ein erhebliches Volumen summieren.

Flexibilität wichtig

Überhaupt gilt es darauf zu achten, dass im Auslagerungskonzept gezielt Blicke in die Zukunft gerichtet werden, um wirtschaftliche Spätfolgen zu vermeiden. Dafür sind vertraglich vereinbarte Optionen notwendig, die eine angemessene Handlungsfähigkeit auch bei veränderlichen Entwicklungen gewährleistet. Diese Vorsorge hat eine enorme Bedeutung, da niemand zum Zeitpunkt der Auslagerung sagen kann, ob nicht in zwei Jahren eine Fusion stattfindet, Unternehmensteile veräußert werden oder der Wettbewerb zur Produktionsverlagerung in ein Billiglohnland zwingt.

Es wäre fahrlässig, solche Szenarien in der Planung einer Outsourcing-Strategie unberücksichtigt zu lassen, weil sich daraus in wirtschaftlicher Hinsicht ein Bumerang entwickeln kann.

Das Whitepaper zu diesem Artikel ist unter unten angegebenen Link zu finden.

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