Rechtslage, Datenschutz, Technologie Pro und Contra Mitarbeitermonitoring

Autor: Sarah Gandorfer

Mitarbeitermonitoring ist ein zweischneidiges Schwert: Zum einen kann das Gefühl der Überwachung Mitarbeiter abschrecken. Zum anderen kann es aber auch die Produktivität erhöhen und Fehler aufdecken. Juristische Aspekte müssen außerdem bedacht werden.

Firmen zum Thema

Bei der Mitarbeiterüberwachung ist die richtige Balance gefragt.
Bei der Mitarbeiterüberwachung ist die richtige Balance gefragt.
(Bild: © shockfactor.de-stock.adobe.com)

Die Redewendung „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!“ wird dem russischen Politiker Lenin zugeschrieben. Allerdings ist der Ausspruch in seinen Werken nicht vorhanden und kann deshalb auch nicht belegt werden. Gerade jetzt, wo viele vom Homeoffice aus arbeiten, würde auch mancher Arbeitgeber gerne seinen Mitarbeiter vermehrt über die Schulter schauen, ob sie in ihrer Arbeitszeit tatsächlich das tun, wofür sie bezahlt werden. Denn für die Unternehmen ist es wichtig, das gleiche Produktivitätsniveau wie gewohnt aufrechtzuerhalten.

Technisch ist das möglich. Jedoch sind hierzulande dem Arbeitgeber bei der Mitarbeiterkontrolle enge Grenzen gesetzt. Es gilt immer, die individuellen Rechte von Arbeitnehmern, die Mitbestimmung des Betriebsrats und den Datenschutz zu berücksichtigen. Mitarbeiter könnten Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes haben, und die Geschäftsführung muss klären, ob sich die Investition in Monitoring-Tools für ihr Unternehmen überhaupt lohnt.

Arten des Mitarbeitermonitoring

Der Fortschritt der Technologie hat den Weg für verschiedene Arten des Mitarbeitermonitorings geebnet, die je nach Rechtslage eingesetzt werden dürfen. Atera, Anbieter eine cloudbasierten Plattform für Remote Monitoring & Management (RMM), nennt die gängigsten Formen:

  • Website-Tracking: Web-Tracking-Tools zeigen, was Mitarbeiter online tun, einschließlich der Websites, auf denen sie Zeit verbringen.
  • Anwendungsüberwachung: Mit diesen Überwachungstools ist sichtbar, wie Anwendungen, Tools, Programme und die dazugehörige Infrastruktur genutzt werden. Die Tools sammeln Daten und Metadaten, auf die Benutzer zurückgreifen können und die ihnen einen Einblick in die Leistung der Anwendung geben.
  • Tracking sozialer Medien: Bei dieser Art des Monitorings geht es darum, die beruflichen Social-Media-Profile der Mitarbeiter im Auge zu behalten, ebenso wie die private Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit.
  • E-Mail-Verfolgung: Diese Art der Kontrolle beinhaltet das Lesen von Firmen-E-Mails, die an die und von den Mitarbeitern gesendet werden. Dies hilft, die interne und externe Kommunikation im Auge zu behalten. Rechtlich sind hier enge Grenzen gesetzt.
  • Telefonmonitoring: Es gibt die Möglichkeit, geschäftliche Telefongespräche, Voicemails und Videoanrufe aufzuzeichnen und abzuhören. In Call Centern gängige Praxis und zugleich ein sensibler Punkt.
  • Keylogging: Keylogging-Software zeichnet die Anschläge einer Tastatur auf, so dass Unternehmen sehen können, was ihre Mitarbeiter tippen. Dies kann eine wertvolle Aufzeichnung darüber liefern, wie Mitarbeiter ihre Arbeitsgeräte verwenden, aber es gibt Einschränkungen bei der Verwendung von Keyloggern und eine fragwürdige Legalität, wenn sie am Arbeitsplatz eingesetzt werden.
  • Zeiterfassung: Genau wie in einer traditionellen Umgebung verwenden die Mitarbeiter eine digitale Stechuhr, um sich bei Arbeitsbeginn ein- und bei Arbeitsende auszustempeln. Dies könnte auch das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln jede Woche oder das Nachverfolgen von Mitarbeiterzeiten und -aktivitäten beinhalten.
  • GPS-Verfolgung: Bei dieser Methode verfolgen Arbeitgeber den GPS-Standort ihrer Mitarbeiter, sodass sie genau sehen können, wo sich diese gerade befinden. Diese Methode funktioniert jedoch in der Regel nur, wenn die Mitarbeiter firmeneigene Geräte und Fahrzeuge verwenden. Wenn Unternehmen eine BYOD-Richtlinie haben, können sie GPS-Tracking möglicherweise nicht auf den privaten Geräten der Mitarbeiter einsetzen.
  • Videoüberwachung: Diese Art der Überwachung hat sich in den letzten Jahrzehnten in vielen Unternehmen durchgesetzt. Unternehmen richten hierzu Videokameras ein, um die täglichen Aktivitäten ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Während dies in einer Büroumgebung funktionieren kann, ist es für abgelegene Umgebungen möglicherweise nicht machbar und rechtlich eingeschränkt.

Das spricht für das Monitoring

Die Überwachung der Mitarbeiter kann deren Produktivität erhöhen, denn wer möchte sich gerne nachsagen lassen, ein Faulpelz zu sein. Dieses Mehr an Leistung, welches sich am Ende hoffentlich auf das Geschäftsergebnis niederschlägt, wird durch Belohnungen noch verstärkt. Gut strukturierte Incentive-Programme motivieren die Mitarbeiter.

Durch das Monitoring sehen Arbeitgeber, was die Mitarbeiter an ihren Arbeitstagen tun, einschließlich der Art und Weise, wie sie zusammenarbeiten. Mit diesen Informationen lassen sich stärkere Teams bilden, die ihre Arbeit als Einheit verbessern können. Unternehmen können auch mehr über die Stärken und Schwächen ihrer Mitarbeiter erfahren und die Arbeit so zuteilen, dass erstere maximiert und letztere minimiert werden.

Dieses Wissen ist nicht nur für den Chef hilfreich, sondern kommt gleichfalls den Mitarbeitern zugute. Niemand arbeitet gerne mit jemandem zusammen, der sich vor der Arbeit und vor seiner Verantwortung drückt oder mit dem man nur schwer kommunizieren kann. Wahrscheinlich arbeiten die Beschäftigten auch lieber an Aufgaben, die ihnen nicht unangenehm sind oder mit denen sie sich schwertun. Mit anderen Worten: Mit den Informationen aus der Überwachung können Unternehmen die Arbeitsabläufe und die Zeit bei der Arbeit angenehmer gestalten.

Trotz der Investition in die Technologie, kann eine sorgfältig durchgeführte Mitarbeiterüberwachung Unternehmen helfen, Geld zu sparen. Denn sie zeigt auf, wenn jemand Firmenzeit verschwendet oder sogar Zeitbetrug begeht. Weniger dramatisch ist, dass Firmen damit feststellen, ob ihre Mitarbeiter mit bestimmten Aufgaben zu kämpfen haben oder bestimmte Produktivitätsziele nicht erreichen können. Dies ermöglicht es, mit ihnen zu sprechen und eine Lösung zu finden, die ihnen hilft, sich zu verbessern. Das frühzeitige Erkennen dieser Probleme verhindert weitere Verluste und bietet die Chance, Verluste schneller wieder auszugleichen.

Zudem sorgt das Monitoring für Cybersicherheit. Es gibt viele Bedrohungen, denen Kunden ausgesetzt sind, aber auch Mitarbeiter und deren persönliche Daten sind anfällig für Bedrohungen von außen. Mit den entsprechenden Überwachungstools werden Bedrohungen erfasst, welche Mitarbeiter nicht bemerken. Das Unternehmen wird alarmiert, wenn jemand auf Daten oder Informationen zugreift, die er nicht haben soll. Somit sind verdächtiges oder bösartiges Verhalten aus internen und externen Quellen besser erkennbar.

In ähnlicher Weise können Unternehmen auch das unangemessene Verhalten ihrer Mitarbeiter aufdecken. Dazu kann die Belästigung anderer Mitarbeiter oder Kunden gehören, Informationen über Trunkenheit während der Arbeit, Beweise für Diebstahl oder andere Verhaltensweisen, die die Qualität und Sicherheit ihres Arbeitsplatzes verringern.

Nachteile: Unzufriedenheit, Kosten

Es gibt ethische Bedenken, wenn es um die Überwachung von Mitarbeitern geht, besonders was die Arbeitsmoral betrifft. Mitarbeiter könnten das Gefühl haben, dass der Arbeitgeber ihre Privatsphäre verletzt, sie nicht respektiert oder ihnen nicht vertraut. Das wiederum kann zu Unmut führen, das Vertrauen in sie mindern und die Arbeitsmoral senken.

Unzufriedene Mitarbeiter sind nicht nur weniger produktiv, sondern verlassen ihr Unternehmen mit höherer Wahrscheinlichkeit eher. Eine hohe Fluktuation kann den Gewinn schmälern, die verbleibenden Mitarbeiter stärker belasten und den Ruf des Unternehmens bei zukünftigen Bewerbern schädigen. Wenn Unternehmen also nicht aufpassen, könnte die Überwachung genau den gegenteiligen Effekt haben, den sie sich ursprünglich erhofft haben.

Das Monitoring erfordert zudem Zeit und kostet Geld. Projektverantwortliche müssen recherchieren, um die richtigen Überwachungstools zu finden, eine neue Richtlinie erstellen und diese dann tatsächlich im Unternehmen implementieren. Sobald das System eingerichtet ist, müssen sie daran arbeiten, ihre Überwachungs- und Verwaltungsprozesse zu verfeinern, um einen maximalen Effekt zu erzielen. Außerdem müssen sie alle gesammelten Informationen sichten, wenn sie diese Daten zur Geschäftsoptimierung nutzen wollen. Wenn Firmen Zeit, Geld und Energie in die Überwachung ihrer Mitarbeiter investieren, wird die Aufmerksamkeit möglicherweise von anderen Aufgaben oder Projekten abgezogen.

Juristische Stolpersteine

Unternehmen gehen ein gewisses rechtliches Risiko ein, wenn sie sich für das Monitoring ihrer Mitarbeiter entscheiden. Bevor Unternehmen eine Lösung implementieren, müssen sie sicherstellen, dass die Maßnahmen rechtlich konform sind. Selbst wenn sie die lokalen Überwachungsgesetze befolgen, ist es leicht möglich, ihre Mitarbeiter zu sehr zu überwachen, was eine Reihe von Risiken mit sich bringt. Zu viel Überwachung kann Zugang zu persönlichen Mitarbeiterdaten verschaffen, einschließlich privater Kommunikation, medizinischer Unterlagen und sensibler Finanzdaten. Unternehmen sind dann dafür verantwortlich, diese sensiblen Informationen und Daten zu schützen. Wenn sie dies vernachlässigen und diese Informationen nach außen dringen, riskieren Unternehmen, neben rechtlichen Problemen, ihren Ruf bei zukünftigen Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen zu schädigen.

 

Unvorsichtigkeit bei Überwachungsaktivitäten führt zu einem Gerichtsverfahren. Als Arbeitgeber haben sie zwar das Recht, ihre Mitarbeiter mit vielen verschiedenen Mitteln zu überwachen, aber die Mitarbeiter haben ebenfalls ein Recht auf Privatsphäre. Eine Überwachung, die aufdringlich oder betrügerisch ist oder in das Privatleben der Mitarbeiter eingreift, kann dieses Recht auf Privatsphäre verletzen.

(ID:47302210)

Über den Autor

 Sarah Gandorfer

Sarah Gandorfer

Redakteurin bei IT-BUSINESS