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vOffice von RA-Micro Neue Software-Lösung für ein virtuelles Büro

| Autor / Redakteur: M.A. Dirk Srocke / Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Mit einer funktionell teils bewusst beschnittenen Kommunikationslösung will die RA-Micro Software AG klassische Büroumgebungen sowie Beratungsleistungen sicher online abbilden. Wir konnten uns die P2P-Lösung vor Marktstart ansehen und erfuhren dabei mehr zu weiteren Plänen des Anbieters.

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Neben umfassenden Statusmeldungen und Organigramm liefert vOffice auch Funktionen zur Abrechnung von Support- oder Beratungsgesprächen.
Neben umfassenden Statusmeldungen und Organigramm liefert vOffice auch Funktionen zur Abrechnung von Support- oder Beratungsgesprächen.
(Bild: RA-MICRO)

Was auf den ersten Blick als eine weitere Kommunikationslösung unter vielen daherkommt, soll laut RA-Micro deutlich mehr sein: Mit vOffice will das 1982 in Berlin gegründete Unternehmen ab Oktober nicht nur eine Lösung für Videotelefonie vermarkten, sondern gleich eine komplett neue Gattung von Büro-Organisationssoftware schaffen.

Damit ergänzt der Anbieter für Anwaltskanzlei-EDV einerseits das bisherige Portfolio um zusätzliche Funktionen. Zugleich spricht das Unternehmen aber auch neue Kundenkreise außerhalb der juristischen Welt an. Der Zeitpunkt fällt dabei nur zufällig mit der Corona-Pandemie zusammen. Wenngleich virtuelle Büroumgebungen zweifelsohne den Nerv von Home Office und der allenthalben propagierten neuen Normalität treffen dürften, wurde die Lösung schon zuvor entwickelt. Seit März bewährt sich eine Vorabversion bereits im internen Testbetrieb.

Interne Prozesse mit vOffice darstellen

Interne Anwender müssen in vOffice zwar lediglich mit Namen und E-Mail in einer Nutzerliste hinterlegt werden. Ihr volles Potenzial erschließt die Lösung aber erst durch zusätzliche Informationen.

Dank derer können Mitarbeiter in einer hierarchischen Übersicht abgebildet werden. Der Anbieter spricht dabei von einem lebenden Organigramm. Hier werden Personen samt Porträtbild, Status sowie ihrer Funktion dargestellt. Anwender erfahren somit auch, ob ihre Kollegen aktuell erreichbar sind oder wer sie vertritt.

Zudem können Teams angelegt, allgemeine Informationen per Infoboard präsentiert oder eben auch Krankheits- oder Urlaubsvertretungen kommuniziert werden. Schließlich hilft ein Kalender dabei, Termine im Blick zu behalten – beispielsweise anstehende Audio- und Videokonferenzen.

Nasita Zare-Moayedi ist von der graphischen Darstellung überzeugt. Die Leiterin der Landesrepräsentanz Nord von RA-Micro berichtet dabei von eigenen Erfahrungen: „Ich arbeite durch vOffice viel besser und flüssiger als früher mit Kollegen zusammen – egal, ob gerade ich oder die anderen im Homeoffice oder im Büro sind. Man sieht – so als wäre man im echten Großraumbüro – im grafischen vOffice Organigramm immer sofort, wer von den Kollegen da und anrufbereit ist.“

Interne Kommunikation mit beschränkten Chats

Verfügbare Kollegen können direkt per vOffice kontaktiert werden. Aus technischen Gründen sind Videokonferenzen dabei noch auf fünf Teilnehmer beschränkt. Nichtsdestoweniger deckt die Lösung jedoch auch Broadcastings mit größeren Zuschauerzahlen ab: Ähnlich einer Podiumsdiskussion kann der Moderator dann allerdings nur vier weitere Personen zuschalten, die zum Publikum sprechen.

Ohne technische Gründe und bewusst limitiert hat RA-Micro derweil die Chat-Funktion in vOffice. Hier können Nutzer maximal zwölf Nachrichten zu jeweils 250 Zeichen austauschen. Mitteilungen würden verschlüsselt zwischen den Endpunkten verschickt und niemals zentral oder in einer Cloud gespeichert.

Des Weiteren unterstützt vOffice die Zusammenarbeit mit Funktionen für sicheren Datentransfer bis zu 50 MByte Dateigröße, Aufgaben, Gruppen, Teams, Bildschirmfreigabe, Präsentationsmodus und Video-Call-Weiterleitung.

Externe Kommunikation mit Zeitabrechnung und Zahlungsoption

Auch externe Nutzer können per vOffice kommunizieren. Über Einladungslinks starten „Besucher“ dabei direkt einen Anruf oder werden zunächst in ein Wartezimmer gebeten.

In diesem Kontext stellt RA-Micro nun auch erweiterte Funktionen zur Zeitabrechnung und Zahlung bereit. Ein vOffice-Nutzer kann so jederzeit entscheiden, ob eine kostenpflichtige Beratung stattfinden soll: Direkt in der Anwendung wird dann ein Onlinezahlungsformular übermittelt, der ausstehende Betrag per Kreditkarte beglichen.

In Verbindung mit der Anwaltssoftware von RA-Micro lasse sich zudem eine Onlinemandatserteilung vereinbaren. Hierbei erhält der Mandant das Formular zur Mandatserteilung per Link direkt aus dem System und kann das Mandat Online erteilen.

Auch Fremdprogramme werden Benutzer, Konferenzen und Einladungen von vOffice steuern können. Die APIs will RA-Micro stets aktuell in einer entsprechenden Schnittstellen-Dokumentation beschreiben.

Angedacht ist zudem, vOffice künftig mit dem Deutschen Anwaltssuchdienst (DASD) zu verbinden. RA-Micro betreibt das Portal als kostenlosen Publikumsservice. Durch eine Verknüpfung mit vOffice könnten Suchende hier nicht mehr nur den passenden Rechtsbeistand finden, sondern auch gleich per Videoschaltung kontaktieren und online bezahlen.

Die Architektur

Bei vOffice will RA-Micro nicht nur durch einen umfassenden Funktionsumfang überzeugen, sondern auch beim Thema Sicherheit punkten. Anders als verschiedene Wettbewerber verzichte man daher auf zentrale Server; die seien nämlich ein potenzieller Angriffspunkt, weil hier zunächst alle Rohdaten zusammenlaufen – das umfasst insbesondere Sprach- und Videostreams.

Stattdessen setzt RA-Micro auf einen P2P-Ansatz (Peer to Peer) sowie die unter WebRTC (Web Real-Time Communication) zusammengefassten Kommunikationsprotokolle und Programmierschnittstellen. Damit läuft die Lösung in gängigen Browsern.

Daten werden bereits auf dem Endgerät des jeweiligen Anwenders transcodiert – das beinhaltet auch die Maskierung von Hintergründen oder Personen. Danach würden die Informationen über verschlüsselte Tunnel direkt zwischen den Kommunikationspartnern übertragen. Nur die Peers kennen die für eine Session ausgehandelten Schlüssel und auch bei einer indirekten Übertragung per (Relay) würden Streams eins zu eins sowie verschlüsselt weitergeleitet – ohne, dass Dritte den Inhalt einsehen könnten.

Ganz ohne zentrale Ressource kommt jedoch auch vOffice nicht aus. Damit auch Clients mit dynamischen IP-Adressen eine Verbindung miteinander aufbauen, benötigen sie einen Signalling-Server. Auf diesem werden alle Nutzerdaten und Systemeinstellungen gespeichert; individuelle Einstellungen werden derweil im lokalen Browserspeicher des jeweiligen Nutzers gesichert.

Um einen Betrieb über Router und Firewalls hinweg zu ermöglichen, gehören zur kompletten Architektur weiterhin STUN-Server (Sessions Utility Traversal for NAT; NAT = Network Address Translation) sowie TURN-Server (Traversal Using Relays around NAT).

Zwei Betriebsarten für Cloud und eigene Server

RA-Micro stellt vOffice in zwei Betriebsarten zur Verfügung. Bei der Online-Version kümmert sich der Anbieter um den Betrieb des Signalling Services. Dieser werde in einem OVHcloud-Rechenzentrum in Frankfurt/Main betrieben. Wahlweise können Kunden eigene TURN- und STUN-Server einsetzen.

Bei der geschlossenen Version (on Premises) betreiben Kunden den Signalling-Server auf eigener Hardware und können somit höchste Ansprüche an Datenschutz sowie Datensicherheit umsetzen. On Premises kann vOffice wahlweise auch komplett im eigenen Intranet betrieben werden.

Preise und Verfügbarkeit

Ab Oktober soll vOffice allgemein verfügbar sein. Die Lösung läuft komplett in gängigen Webbrowsern (Chrome, Opera, Edge) auf Windows und macOS; für die Sprach- und Videokommunikation soll es zudem mobile Apps für Android und iOS geben.

Für alle in Deutschland zugelassenen Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater soll die Lösung kostenlos angeboten werden. Alle anderen könnten das Produkt 30 Tage lang kostenlos testen; danach werde ein Euro pro Mitarbeiter monatlich fällig, mindestens verlangt RA-Micro aber 25 Euro.

Weitere Details zu vOffice gibt es direkt beim Anbieter.

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