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In acht Schritten zum Digital Workplace

| Autor / Redakteur: Ayda Ilhan / Andreas Donner

Ayda Ilhan von Comma Soft fasst in acht Punkten zusammen, worauf es bei der Umstellung auf Digital-Workplace-Konzepte ankommt.
Ayda Ilhan von Comma Soft fasst in acht Punkten zusammen, worauf es bei der Umstellung auf Digital-Workplace-Konzepte ankommt. (Bild: x-default / Comma Soft)

Die Digitalisierung hat unser Leben in nahezu allen Bereichen verändert. Sie steigert die Mobilität der Menschen und erhöht die Geschwindigkeit der Kommunikation. Auswirkungen, die auch den Alltag vieler Arbeitnehmer zunehmend verändern. Wie können Unternehmen dieser Entwicklung begegnen und durch eine ganzheitliche Digital-Workplace-Strategie bestmögliche Ergebnisse für ihren Geschäftserfolg erzielen?

Die Digitalisierung hat die Rahmenbedingungen wirtschaftlichen Handelns bereits fundamental verändert. Modebegriffe wie New Work oder Future Workplace sind insofern irreführend, als dass sie suggerieren, die disruptiven Effekte der Digitalisierung stünden uns noch bevor. Sie treten hingegen längst offen zutage. Eine Strategie für die digitale Transformation ist daher ein Muss für jedes Unternehmen, das wettbewerbsfähig bleiben möchte.

Im Zentrum des Wandels stehen vor allem die Geschwindigkeit, in der wir Informationen austauschen, die Mobilität beim Zugriff auf Daten und Prozesse sowie Aspekte der Informationssicherheit. Damit digitale Geschäftsprozesse auf allen Kanälen effizient, transparent und sicher sind, müssen Unternehmen einige grundlegende Vorkehrungen treffen.

Eine drängende und komplexe Herausforderung, denn: Junge Arbeitnehmer der Generationen Y und Z, die auf den Arbeitsmarkt drängen, fordern den reibungslosen Einsatz digitaler Technologien zunehmend ein. Ebenso müssen Unternehmen nach wie vor Mitarbeitern gerecht werden, die nicht in einer weitgehend digitalen Welt aufgewachsen sind. Letztendlich spielt deshalb die achtsame Weiterentwicklung der Unternehmenskultur eine ebenso große Rolle wie die Einführung neuer Technologien.

Unternehmen wird bei der Umsetzung einer Digital-Workplace-Strategie viel Fingerspitzengefühl abverlangt. Die Grenzen zwischen Freizeit und Arbeit verschwimmen zunehmend. Arbeit ist heute nicht mehr zwingend an ein festes Büro oder eine feste Uhrzeit gebunden. Wichtige Eigenschaften des Digital Workplace sind daher Orts- und Zeitunabhängigkeit, damit der Mitarbeiter frei entscheiden kann, wann und wo er arbeitet. Auch ist die individuelle Lebenssituation der Angestellten ein Faktor von wachsender Bedeutung. Die Möglichkeit, von überall, zu jeder Zeit und mit jedem Endgerät berufliche Aufgaben erledigen zu können, bedeutet eine große Chance für Unternehmen – insbesondere, wenn es um flexible Arbeitszeitmodelle geht, mit denen Mitarbeiter Beruf und Privatleben besser miteinander in Einklang bringen können.

In acht Schritten zum Digital Workplace

Grundvoraussetzung für den Digital Workplace ist also eine Unternehmens-IT, die in der Lage ist, die zunehmende Heterogenität von Endgeräten und die gestiegenen Sicherheitsanforderungen zu bewältigen, ohne dabei die Komplexität unnötig zu erhöhen. Es gilt, den Zugriff auf Daten und Applikationen von überall, zu jeder Zeit und auf jedem Endgerät bereitzustellen – und gleichzeitig vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Der gezielte Einsatz geeigneter Cloud Services spielt hierbei eine zukunftsweisende Rolle. Fest steht: Erfolgreiche Digital-Workplace-Konzepte sind keine Pauschallösungen, sondern das Ergebnis einer professionellen Bedarfsanalyse und anschließend einer maßgeschneiderten Orchestrierung zukunftsweisender Technologien. Der folgende Leitfaden bietet Unternehmen eine Hilfestellung, die digitale Transformation des Arbeitsplatzes systematisch umzusetzen.

1. Die Analyse des aktuellen Arbeitsplatzes

Zuerst müssen Unternehmen die aktuelle Situation analysieren: Wie ist der Ist-Zustand der IT-Infrastruktur und wie ist diese für die fachlichen und technischen Anforderungen bereits gerüstet? Welche Systeme sind vorhanden, auf welchem Stand sind diese und wie werden sie eingesetzt? Der Digitalisierungsgrad der Unternehmen ist derzeit erfahrungsgemäß noch sehr unterschiedlich. Auch spielt bei der Analyse die Frage eine Rolle, welche Möglichkeiten zur flexiblen Zusammenarbeit bereits angewendet werden und mit welchem Erfolg.

2. Definition von typischen Anforderungsprofilen

Der zweite Schritt der Analyse zielt auf die Frage ab, auf welche Nutzerrollen der Digital Workplace zugeschnitten sein soll. Gerade im Hinblick auf Investitionen in technische Lösungen müssen Unternehmen bestimmte Personas, also Berufsrollen und deren Spezifika, definieren und deren Anforderungen festhalten. So benötigt etwa ein Mitarbeiter der Buchhaltung andere Geräte und Lösungen als ein Vertriebsmitarbeiter mit einem großen Außendienst-Anteil. Besonders wichtig ist, dass Unternehmen an dieser Stelle bereits einen Blick auf die grundsätzliche Affinität bestimmter Personas zu digitalen Lösungen werfen, um Maßnahmen für Schulungen und Change Management frühzeitig planen zu können.

3. Passgenaue Orchestrierung von Standardprodukten

Betriebssysteme, Office-Programme, Dokumentenmanagement: Eine Reihe von Systemen wird an nahezu jedem Arbeitsplatz benötigt. Bei der Zusammenstellung der Software-Pakete, welche die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen sollen, macht es Sinn, bei den Standardlösungen zu beginnen und für das Unternehmen ein möglichst einheitliches Fundament zu legen. Auf dieser Basis können Entscheidungen im Bereich der Speziallösungen präziser getroffen werden.

4. Auswahl von Speziallösungen

Die unterschiedlichen Anforderungen einzelner Arbeitsplätze erfordern ein individuelles Setting im Bereich der Speziallösungen. Im Kern des Digital Workplace steht eine reibungslose Kommunikation sowie der medienbruchfreie Informationsaustauch mit internen und externen Stakeholdern. Dadurch rücken vor allem Collaboration Tools in den Fokus. Doch nicht nur der Einsatz von Kommunikationslösungen muss an dieser Stelle geplant werden, beispielsweise auch Data-Analytics-Software und spezielle CRM- oder Digitalmarketing-Tools können für bestimmte Nutzerrollen wichtig sein. Diese passgenaue Orchestrierung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für einen erfolgreichen Digital Workplace.

5. Cloud, On-Premises oder Hybrid?

Unternehmen müssen bei der Planung des digitalen Arbeitsplatzes jederzeit die Informationssicherheit im Blick behalten. Bei der Entscheidung, ob Daten in der Cloud vorgehalten bzw. Systeme als Cloud-Service genutzt oder lokale Infrastrukturen vorgezogen werden soll, rücken bei den meisten Unternehmen Security-Aspekte in den Fokus. Risiken müssen hier genau analysiert werden. In der Regel gilt es, passgenaue Hybrid-Lösungen zu finden, die den sinnvollsten Mix aus On-Premises-Systemen und Diensten aus der Wolke darstellen. Zudem existieren heutzutage zunehmend Lösungen aus der Cloud, die einen realen Sicherheitsgewinn gegenüber klassischen, lokal betriebenen IT-Lösungen darstellen. Auch hier kommt es auf den passgenauen Mix an.

6. Festlegung einer Cloud-Roadmap

Der Trend ist eindeutig: Cloud-Services sind immer häufiger das Mittel der Wahl, wenn es um eine schlanke IT-Infrastruktur geht. Gerade in Bezug auf das mobile Arbeiten und die Skalierbarkeit bietet die Technologie viele Vorteile. Doch ist es nicht ratsam, den Cloud-Einstieg zu überstürzen. Eine Datenstrategie darf nicht fehlen, die festlegt, welche Informationen welches Schutzniveau haben und wie dieses technisch zu gewährleisten ist. Eine klar definierte Roadmap sollte deshalb den schrittweisen Weg in die Cloud begleiten und als Leitfaden dienen. Ebenso wichtig sind eine klare Provider- und eine Exit-Strategie.

7. Entwicklung einer Device-Strategie

Die Entscheidung, ob Mitarbeiter Firmengeräte für ihre Arbeit nutzen oder auf ihre eigenen mobilen Endgeräte zurückgreifen sollen, ist individuell abzuwägen. Beides bietet sowohl Vor- als auch Nachteile – welche überwiegen, hängt oftmals von den exakten Arbeitsfeldern des jeweiligen Angestellten ab. So kann für Außendienstmitarbeiter eine Bring-your-own-Device-Lösung (BYOD) von Vorteil sein, für Büromitarbeiter ist eventuell eine Standard- oder Corporate-Owned-Private-Enabled-Lösung (COPE) besser geeignet. Datenschutz-Aspekte sollten auch hier maßgeblich sein.

8. Einführung eines Mobile App Lifecycle Managements

Im Rahmen der digitalen Transformation sollten Unternehmen auch ein konsistentes Mobile App Lifecycle Management rund um die genutzten Geräte implementieren. Immer häufiger werden anstelle klassischer Desktop-Applikationen mobile Apps im Rahmen von Geschäftsprozessen genutzt. Viele Mitarbeiter sind aus dem privaten Umfeld an einfach zu bedienende Apps gewöhnt, und wollen dies auch im beruflichen Umfeld nicht missen. Für den Anwender steht dabei häufig die Einfachheit der Nutzung im Fokus und nicht zwangsläufig die Sicherheit der Unternehmensdaten. Dies gilt es, mit einem soliden Mobile App Lifecycle Management zu kompensieren. Dieses setzt bereits bei der strategischen Entwicklung und Konfiguration von Apps an. Zudem sollte das Konzept das Onboarding, Provisioning und Monitoring der Applikation sowie ein fortlaufendes Security Management umfassen.

Fazit: Nur ganzheitliche Konzepte führen ans Ziel

Die Digitalisierung hat zahlreiche Geschäftsprozesse bereits tiefgreifend verändert. Der Wandel wird sich weiter fortsetzen. Dennoch reagieren viele Unternehmen bislang unzureichend auf die gegenwärtigen Veränderungen, viele Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes werden nicht genutzt. Doch der Druck steigt: Die Generation Y und teilweise auch die Generation Z haben den Arbeitsmarkt betreten und fordern als Digital Natives durch ihre hohe Technologieaffinität einen Digital Workplace zunehmend ein. Flexible Arbeitszeiten und standortunabhängiges Arbeiten steigern deshalb die Attraktivität von Unternehmen als potentielle Arbeitgeber.

Eine Strategie für den Digital Workplace muss ganzheitlich konzipiert und unternehmensweit implementiert werden. Hierzu gehören das Design einer modernen Endgeräte-Landschaft, die Einführung passender Kommunikationstechnologien wie etwa Collaboration Tools sowie die Etablierung eines zukunftsfähigen und flexiblen Device Managements. Dabei ist ein einheitliches Vorgehen über alle Geräteklassen hinaus wichtig. Ebenso sollte bei der Konzeption die Rolle von Cloud-Lösungen definiert und auf Basis einer Roadmap geplant werden.

Ayda Ilhan.
Ayda Ilhan. (Bild: x-default / Comma Soft)

Wesentlicher Erfolgsfaktor ist ein umfassendes Change Management, das den Weg zum Digital Workplace von Beginn an begleitet und den nötigen Kulturwandel unterstützt. Dies ist ein fortlaufender Prozess, der nicht nur zu einer höheren Arbeitszufriedenheit jedes Einzelnen, sondern auch zu einem besseren Team- und Arbeitsklima führt.

Über die Autorin

Ayda Ilhan ist IT-Consultant Digital Workplace bei der Comma Soft AG.

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