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Informationsreich aber papierlos – die Cisco-Expo als Trendsetter? Ein enormes Umweltengagement und RFID machen die Cisco-Expo 2008 zum ersten Kongress ohne Papier

Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Rund 70 Kubikmeter Papier brachten Cisco und seine Partner im vergangenen Jahr mit zur jährlichen Expo. Und vieles davon füllte, wie bei Messen und Kongressen üblich, bereits kurz nach dem Verteilen die Papierkörbe. Um eine derartige Verschwendung zu verhindern und so Ressourcen und die Umwelt zu schonen, verzichtete Cisco auf der diesjährigen Expo komplett auf den Einsatz von Papier – mit großem Erfolg, aber auch begleitet von Kritik.

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RFID-Technik war die Basis für eine vollständig papierlose Cisco Expo 2008.
RFID-Technik war die Basis für eine vollständig papierlose Cisco Expo 2008.
( Archiv: Vogel Business Media )

„Papierlose Events wie die Cisco Expo sind ein Zukunftsmodell mit Potenzial. Wir haben den Kunden unsere Dokumente komplett elektronisch zur Verfügung gestellt und konnten so Kosteneinsparungen für Druck und Logistik von Informationsmaterial realisieren“, fasst Sabine Hillenbach, Business Unit Manager Networking bei Computacenter, ihre Eindrücke vom weltweit ersten komplett ohne Papier durchgeführten Kongress zusammen.

Doch die bloße Kostenreduktion durch Einsparungen bei nicht produziertem Informationsmaterial war nur ein Aspekt, der Cisco bewogen hat, seine Hausmesse „Cisco-Expo“ in diesem Jahr erstmals komplett ohne den Einsatz von Papier auszurichten. Bei einer Veranstaltung in der Größe der Cisco-Expo fällt normalerweise ein Papierberg von rund 70 Kubikmetern an, bilanziert der Veranstalter und ergänzt, dass vieles davon, wenn nicht sogar das Meiste, bereits kurz nach der Aushändigung an den Besucher im Papierkorb landet. Im Einzelfall zu unspezifisch und insgesamt zu breit gestreut seien die gedruckten Infomaterialien. Außerdem will der Besucher auch nur wirklich das den ganzen Tag mit sicher herumschleppen, was er wirklich braucht. Der Rest wird eben kurzerhand entsorgt.

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Diese Verschwendung und die damit einhergehende unnötige Ausbeutung der Natur und Belastung der Umwelt wollte Cisco nicht länger hinnehmen und machte sich im Rahmen seines unternehmensweiten enormen Umweltengagements für eine papierlose Expo stark.

Durchdachte Informationsbereitstellung

War bei herkömmlichen Veranstaltungen jeder Aussteller für seine eigenen Infomaterialien selbst verantwortlich, verlangte die papierlose Expo hier eine frühzeitige und intensive Abstimmung aller Teilnehmer. Denn erstens mussten alle Partner erst einmal von der Papierlos-Idee überzeugt werden. Und zweitens galt es, alle Infomaterialien in eine einheitliche Form zu überführen, für eine elektronische Bereitstellung zu überarbeiten und zu indizieren sowie in das moderne Informationssystem einzuspielen.

Aber auch die Besucherführung musste ganz ohne ausgedruckte Agenda, Raumpläne und Session-Lists komplett überdacht und neu konzeptioniert werden. Zudem war ein einheitliches Lead-Management und eine elektronische Feedback-Möglichkeit für die Besucher zu entwickeln.

Diese Aufgabe griff Cisco gemeinsam mit dem Guest-Management-Spezialisten Chips at Work auf. Gemeinsam entwickelte man ein Konzept, das den Teilnehmer der Expo alle Informationen und Services elektronisch zugänglich machte. Die Grundlage dafür bildete ein interaktives Informationssystem auf Basis intelligenter RFID-Technologie (Radio Frequency Identifikation).

In die scheckkartengroßen elektronischen Namensschilder für die Expo-Besucher wurde ein individuell programmierter RFID-Transponder integriert, mit dem sich die Besucher der Expo an über 120 Terminals identifizieren konnten. An den fast 40 stationären Informationsterminals beispielsweise konnten Besucher so auf Standortpläne zugreifen, ihre individuell gebuchten Breakout Sessions anzeigen lassen oder Umbuchungen durchführen. Außerdem konnten sich identifizierte Besucher über das moderne System die Unterlagen zu den Keynotes und Breakout Sessions gezielt zusammenstellen und direkt in ihr elektronisches Postfach schicken lassen. Auch die Beurteilung der Veranstaltung war auf diesem Wege möglich.

weiter mit: Visitenkarte ade?

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