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Robotic Process Automation

Wenn RPA-Bots Passwörter von Bot-Kollegen ändern...

| Autor: Dr. Stefan Riedl

Software-Roboter übernehmen immer mehr stupide, sich wiederholende Arbeiten.
Software-Roboter übernehmen immer mehr stupide, sich wiederholende Arbeiten. (Bild: Optinik - stock.adobe.com)

...berücksichtigt die Robotic Process Automation auch Compliance-Vorgaben, die ursprünglich für Menschen eingerichtet wurden. Auch Mail-Anfragen an menschliche Kollegen aus anderen Abteilungen oder ein per Regelsatz imitiertes „Bauchgefühl“, ist keine Seltenheit mehr.

Das Startup meta:proc ist mit dem „e:Agent“ mit einer selbstentwickelten Plattform zur Programmierung von „RPA-Bots“ auf dem Markt. Unter dem Sammelbegriff RPA (Robotic Process Automation) erobern virtuelle Roboter, die rein auf Software-Ebene existieren, vielerorts den Büroalltag. Die „Software-Bots“ übernehmen typischerweise repetetive, regelbasierte Aufgaben im Sinne von funktions- und anwendungs-übergreifenden Makros. Sie überwinden beispielsweise Medienbrüche bei der ­Erstellung von Angeboten, indem sie Kerndaten in einheitliche Übersichtsdarstellungen überführen, prüfen Umsatzsteuernummern automatisiert auf ihre Gültigkeit oder übernehmen in der Rechnungsprüfung gleich den Großteil der anfallenden Arbeit vom Posteingang bis zur Autorisierung durch einen Menschen. Die Technologie von meta:proc sei nicht grundsätzlich anders als die der Konkurrenz, aber eine Stärke des meta:proc-Ansatzes sei es „auch nicht-regelbasierte Prozesse in Regeln zu definieren, sodass RPA-Bots regelmäßig anfallende, mitunter stupide Arbeiten übernehmen können“, so Alexander Steiner, Chief Solution Architect bei meta:proc. „Wenn beispielsweise Rabatte für bestimmte Kunden nach dem Bauchgefühl eines Vertriebsmitarbeiters vergeben werden, finden wir eine Möglichkeit, hierfür Regeln aufzustellen“, so Steiner.

Der e:Agent von meta:proc

Alexander Steiner, Chief Solution Architect, meta:proc
Alexander Steiner, Chief Solution Architect, meta:proc (Bild: meta:proc)

Beim e:Agent handelt sich letztlich um ­einen Werkzeugkasten, der die Basis zur Erstellung von Software-Bots unter anderem mit Java-Technologien bildet. „Im Vergleich zu unseren Mitbewerbern verfolgen wir einen Ansatz, der verstärkt auf die Feinheiten des abteilungsübergreifenden Einsatzes ausgelegt ist. So lässt sich auch der Firmenname herleiten: meta:proc steht für Metaprozesse, die durchgängig sind und die es zu finden gilt“, erklärt der RPA-Profi und verdeutlicht den abteilungsübergreifenden Aspekt mit einem Beispiel aus der IT-Branche: „Das Controlling in einem Software-Haus benötigt regelmäßig einen Überblick über die Kostensituation bei ­einem bestimmten Projekt. Mithilfe einer abteilungsübergreifenden Lösung auf ­Basis von RPA könnte das Projektmanagement automatisiert, in vorgegebenen zeitlichen Abständen per Mail angeschrieben und die daraus resultierenden Folgeaufgaben ebenfalls durch Roboter durchgeführt oder vereinfacht werden.“

Mail vom Bot-Kollegen

In der Regel werden Software-Bots bei ­internen Mail-Abfragen als solche kenntlich gemacht, man kann aber auch mit fiktiven Personen arbeiten, was sich beispielsweise bei Marketing-Aktionen oder Sales-Kampagnen anbietet. Da Bots im Allgemeinen besser mit strukturierten als mit unstrukturierten Daten umgehen können, bietet sich ein angehängtes Excel-Dokument oder ein Formular an: Darin sammelt der Roboter im Projektmanagement den abzugrenzenden Restaufwand für das Jahr sowie kalkulierte Sicherheitspuffer. Im Controlling lassen sich diese Angaben dann wiederum automatisiert in Form von Rückstellungen verarbeiten.

RPA wird das nächste „große Ding“ in der IT

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29.05.19 - Buzzwords gibt es viele und die IT-Branche nutzt sie geschickt. Beispielsweise wenn jede Machine-Learning-Funktionalität als „KI“ verkauft wird. Zum „Next big Thing“ wird jedoch nicht jede Marketing-Phrase. Robotic Process Automation (RPA) hat aber das Potenzial dazu. lesen

Zugriffspasswörter für RPA-Bots

Compliance-Richtlinien in Unternehmen spielen hierbei mitunter eine Rolle, beispielsweise wenn ein Datenbank-Mitarbeiter – aus Sicherheitsgründen – keinen Zugriff auf Applikationsebene und auf Netzwerkebene hat. „In der Regel werden derlei Strukturen auch berücksichtigt, wenn RPA-Bots die Arbeit der beteiligten Mitarbeiter unterstützen“, berichtet Steiner aus der Projekt-Praxis. Es gebe sogar Roboter, die werden – aus Compliance-Gründen – alleine durch den Einsatz von anderen Robotern nötig: „Wenn beispielsweise die IT vorgibt, dass in regelmäßigen Abständen die Zugriffspasswörter der Bots für bestimmte Applikationen geändert werden müssen, braucht es zur Automatisierung und aus Sicht der Compliance andere Roboter, die diese Passwörter für ihre ‚Bot-Kollegen‘ abändern.“

Knowhow-Aufbau

Ein Zwei-Wochen-Kurs von meta:proc und bei vorhandenen Grundkenntnissen in der Programmierung mit Java, befähigt erfahrungsgemäß dazu, RPA-Bots für einen so genannten „Happy Path“-Process zu erstellen und diese automatisieren. Im Tagesgeschäft ergeben sich dann Herausforderungen jenseits dieser „Labor-Lösung“, die es zu meistern gilt – dann nämlich, wenn der Roboter eine gewisse Dynamik und Toleranz gegenüber Abweichungen von diesem Happy Path an den Tag legen soll. An dieser Stelle gibt es durchaus Parallelen zu menschlichen Nutzern einer Software, die sich darüber ärgern, wenn das User-Interface abgeändert wurde.

Kollege Software-Roboter übernimmt die Aufgabe

RPA (Robotic Process Automation)

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25.01.19 - Unter dem Begriff RPA (Robotic Process Automation) erobert Software den Büroalltag. „Software-­Roboter“ übernehmen repetetive, regelbasierte Aufgaben im Sinne von funktions- und ­anwendungs-übergreifenden Makros. Das klingt abstrakt, ist aber längst praxistauglich. lesen

Steiner erklärt die Problematik: „Wenn die Software-Bots beispielsweise mit Cloud-Applikationen arbeiten, deren User-Interface der Hersteller von heute auf morgen ändert, ist der zu bedienende Button oder das Eingabefeld auf einmal woanders. Wie geht man am besten damit um, wenn sich sporadisch ein Pop-up über den Druckbutton setzt, den der Bot eigentlich per Klick bedienen wollte? Oder wie ist zu verfahren, wenn beim Einsatz von vielen Bots die Antwortzeiten in den Keller gehen?“ Für solche Praxisprobleme brauche es dann schon – je nach Vorkenntnissen – ein halbes bis dreiviertel Jahr Praxis, um das Ganze in einem Projekt umsetzen zu können, taxiert Steiner und nennt das Problem dabei: „Nun ist dieTechnologie so jung, dass es keine RPA-Programmierer mit zehnjähriger Berufserfahrung gibt. Wir holen uns unsere fehlenden Fachkräfte daher unter anderem direkt von der Uni, indem wir versuchen, die Leute dort von unserer Technologie zu überzeugen.“

Ergänzendes zum Thema
 
RPA mit dem „e:Agent“

Indirekter Vertrieb

Das Channel-Business von meta:proc sieht drei Formen der Zusammenarbeit vor: Im Rahmen von Vertriebspartnerschaften können Partner Geschäftschancen generieren und Projekte an das Unternehmen vermitteln. Daneben gibt es Analyse- und Implementierungs-Partnerschaften mit RPA-Dienstleistern, die Projekte mehr oder weniger eigenständig umsetzen. Und Ecosystem- und Technologie-Partner bieten ergänzende Lösungen, beispielsweise Chatbots oder AI-Lösungen.

„Software-Roboter“ ­erobern den Büroalltag

Robotic Process Automation

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19.10.18 - Ein Blick in die Datenbank, ein vergleichender in die Excel-Liste, bei Abweichung Copy und Paste, dann eine Standard-E-Mail zum Vorgang rausgeschickt. Büroroutinen können nerven. „Software-Roboter“ sind da emotionslos, schon vor dem Chef im Laden und nie krank. lesen

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