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Tipps für das papierlose Büro

| Autor: Ann-Marie Struck

Papierchaos auf dem Schreibtisch? Das ist nun vorbei.
Papierchaos auf dem Schreibtisch? Das ist nun vorbei. (Bild: jat306 - stock.adobe.com)

Das Konzept des papierlosen Büros gibt es schon seit 1990. Bisher hat es sich aber noch nicht durchgesetzt. Im Zuge der aktuellen Umweltdebatten ist das Thema jedoch aktueller denn je. Im Folgenden finden Sie Tipps zur Umsetzung.

Notizen, Briefe und Rechnungen – alles auf Papier. Zudem werden in Büros täglich unzählige Seiten ausgedruckt, die bereits in digitaler Form gespeichert sind und damit eigentlich gar nicht in Papierform gebraucht werden. Was für uns zum Alltag dazugehört, stellt für die Umwelt jedoch eine Belastung dar. Denn jeder zweite Baum, der gefällt wird, wird im Anschluss zu Papier verarbeitet. Dabei kann jeder von uns im Alltag einen Beitrag zum Umweltschutz leisten und damit den Papierverbrauch reduzieren. Wir haben ein paar Tipps für Sie zusammengestellt, wie ohne viel Mehraufwand der Papierkonsum reduziert werden kann.

1. Think before you print

Nicht jedes Dokument wird wirklich in Papierform benötigt. Dokumente und Dateien können auch per Mail oder Collaboration-Tools mit Kollegen geteilt werden. Außerdem spart es Papier, die Unterlagen per USB-Stick, Speicherkarte oder mit einer externen Festplatte den Kollegen zur Ansicht zu geben. Zudem senkt überlegtes Drucken einen großen Teil der Papierverschwendung. Deshalb gibt es auch den Slogan vor einigen E-Mails: „Think before you print!“ Neben der Umwelt werden dabei aber auch Kosten für Verbrauchsmaterial wie Toner beziehungsweise Tinte und Papier gespart.

2. Duplex-Druck

Eine weitere Maßnahme zur Verringerung des Papierverbrauchs ist der Duplex-Druck. Statt jedes Blatt nur einseitig zu bedrucken, werden hierbei beide Seiten bedrucken. Damit wird bereits die Hälfte an Papier eingespart. Ein Duplex-Drucker bedruckt per Klick beide Seiten automatisch. Alternativ dazu kann das Papier auch manuell umgedreht werden. Bei reinen Textdokumenten oder Grafiken ist es außerdem auch möglich, gleich mehrere Seiten auf ein Blatt zu drucken. Je nach Format können so bis zu acht Seiten auf ein Blatt Papier gedruckt werden.

3. Cloud-Systeme nutzen

Cloud-Systeme als Ablageort sparen nicht nur Papier, sondern die Daten sind darüber hinaus auch zentral und insbesondere mobil abrufbar. Über die Cloud können Dokumente flexibel, zentral und mobil genutzt und verwaltet werden.

4. Dokumente digitalisieren

Außerdem kann in vielen Unternehmensbereichen Papier gespart werden. Zum Beispiel, wenn es um Protokolle von Besprechungen geht, um Stundenzettel oder sonstige Dokumente, die ansonsten in ausgedruckter Form im Unternehmen genutzt oder verteilt werden.

Um Dokumente digital zu erfassen wird ein Dokumentenscanner benötigt. Mit einer guten Ordnerstruktur, Collaboration-Tools oder Speicherordnern in der Cloud sind diese dann auch schnell auffindbar und können digital mit Kollegen geteilt werden. Des Weiteren spart eine direkte, digitale Erfassung auch Papier. Beispielsweise kann das Protokoll in einem Meeting direkt am Laptop mitgeschrieben werden.

Aber auch Rechnungen müssen im papierlosen Büro nicht mehr ausgedruckt, unterschreiben und in Briefumschlägen zur Post getragen werden. Denn mit den richtigen Lösungen können Rechnungen als PDFs im eigenen Design des Unternehmens erstellt und per E-Mail an die Kunden versendet werden. Je nach verwendeter Software-Lösung werden im Anschluss beispielsweise Fälligkeiten überwacht sowie Mahnungen angestoßen. Dafür hat der Gesetzgeber schon die rechtliche Grundlage für eine eRechnung gelegt. Auch die eAkte sorgt bei der Verwaltung für weniger Papier.

5. Digitale Kalender, collaboratives Arbeiten und mobile Nutzung

Im papierlosen Büro geht es darum Dokumente, wie Verträge, Notizen, Belege, Lieferscheine oder Eingangsrechnungen zu digitalisieren. Das Thema Kommunikation spielt dabei eine wichtige Rolle. Zum Beispiel gibt es digitale Kalender oder Memo- sowie Notiz-Apps für den PC oder mobile Devices. Auch Notizzettel können direkt im Smartphone abgespeichert werden.

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