Microsoft Teams in TK-Landschaft integrieren So verknüpfen Sie MS Teams mit Ihrer TK-Anlage

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Die Verknüpfung des Messaging- und Konferenztools Microsoft Teams mit der eigenen Telekommunikationsanlage stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Wir listen verschiedene Möglichkeiten auf, wie die Integration gelingen kann.

Viele Unternehmen haben im letzten Jahr – getrieben durch die Corona-Pandemie – Microsoft Teams als Messaging- und Konferenztool eingeführt. Ziel war es, die Mitarbeitenden im Homeoffice weiterhin arbeitsfähig zu halten. Für die Mitarbeitenden bedeutet dies, dass Sie im Homeoffice via Teams zwar ihre Kollegen erreichen, mit Kunden jedoch nur über eine Konferenz interagieren können. Dies liegt daran, dass Teams bei kaum einem Unternehmen mit der Telefonie verknüpft ist und dementsprechend keine Schnittstelle ins öffentliche Telefonnetz besteht. In diesem Beitrag gehen wir näher auf diese Problematik ein und beleuchten Lösungsvorschläge, die Sie sofort umsetzen können.

Microsoft Teams und die TK-Anlage

Die vorhandene Telefonanlage besteht auch mit der Einführung von Microsoft Teams in den meisten Unternehmen parallel weiter. Durch die fehlende Integration sind jedoch zwei getrennte Welten entstanden.

Für Mitarbeitende im Homeoffice bedeutet dies, dass sie im besten Fall neben Teams noch ein Softphone haben, mit dem sie unter ihrer Rufnummer erreichbar sind und mit dem sie mit Kunden und Partnern telefonieren können. Häufiger ist es so, dass Mitarbeiter gar nicht erreichbar sind oder ihr Büro-Telefon auf eine Mobilnummer umgeleitet haben, mit der sie dann auch Kundengespräche führen.

Der Nachteil all dieser Lösungen liegt darin, dass es keine Durchgängigkeit gibt. Während der Mitarbeitende in einer Konferenz ist, klingelt das Softphone oder das Handy mit einem Kundenanruf. Telefoniert der Mitarbeitende mit dem Kunden über Softphone, können Anrufe von Kollegen reinkommen, da diese nicht erkennen können, dass ihr gewünschter Gesprächspartner gerade spricht.

Die Lösung dafür heißt Teams als TK-Anlage oder zumindest Integration von Teams mit der Bestands-TK-Anlage. Microsoft bietet zur Anbindung des öffentlichen Telefonnetzes zwei Lösungen.

Microsoft Anrufplan

Die technologisch einfachste Lösung ist die Nutzung von Microsoft als PSTN-Provider. Microsoft bietet in vielen Ländern die Möglichkeit an, Rufnummern zu bestellen bzw. den eigenen Rufnummernblock zu Microsoft zu portieren. Technisch ist diese Architektur vollständig cloudbasiert und wird von Microsoft betrieben.

Der Nachteil liegt darin, dass die Telefoniefunktionen von Microsoft Teams bei weitem nicht denen einen klassischen TK-Anlage entsprechen. Daher empfehlen wir jedem Unternehmen vor diesem Schritt einen Anforderungskatalog zu erstellen und diesen im Rahmen eines Proof of Concepts zu validieren. Auch kommerziell sollte diese Lösung genau angeschaut werden.

Microsoft Direct Routing

In der zweiten Lösungsoption lässt sich Teams über die Funktion Direct Routing direkt mit einem SIP-Provider oder einer bestehenden Telekommunikationsanlage verbinden. Hierbei muss beachtet werden, dass ein für die Kopplung notwendiger Session Border Controller (SBC) von Microsoft zertifiziert sein muss. Mögliche Hersteller sind hierbei Anynode, Audiocodes, Cisco, Avaya oder Oracle. Laufend kommen hier weitere Anbieter dazu und lassen sich zertifizieren.

Direkt Routing bedeutet, dass das Teams Phone System über einen Session Border Controller mit dem SIP-Trunk des Providers verbunden ist. In der einfachsten Form würde diese ähnlich wie beim Anrufplan aussehen. Der Unterschied liegt aber darin, dass der Kunde seine Provider und Session Border bestimmt.

Diese Geradeaus-Lösung kommt in der Praxis eher selten vor. sehr häufig gibt es neben Büroarbeitsplätzen noch Sonderfunktionen, die entsprechend zu integrieren oder zu migrieren sind und diese Art der Installation nicht oder zumindest nicht zum Start zulassen.

Für den Fall, dass es Sonderfunktionen wie analoge Ports für Fax oder Türstellen, Faxserver, DECT-System oder Contact-Center-Funktionen gibt, sieht der Migrationspfad oftmals zweistufig aus.

Integration mit Bestands-TK-Anlage / Integration von Sonderfunktionen mit dem SBC

Bei der Integration mit einer Bestandsanlage liegt der Vorteil darin, dass eine Migration sehr smart ablaufen kann. Sonderfunktionen wie analoge Ports, ein angeschalteter Faxserver, ein DECT-System oder Contact Center Funktionen verbleiben in der TK-Anlage. Die Rufnummern werden währenddessen von Büromitarbeitenden zu Teams migriert. Der Session Border Controller übernimmt in Verbindung mit der TK-Anlage das Routing, sodass eine durchgehende Erreichbarkeit gewährleistet wird. Gerade bei komplexen Installationen ist dies ein guter Ansatz, um eine Big Bang Migration zu verhindern.

Allerdings ist dieser Parallel-Betrieb von Teams und TK-Anlage schon aus kommerziellen Gründen keine Dauerlösung, sodass im zweiten Schritt eine Migration der Sonderfunktionen erfolgen kann. Bei der Produktauswahl des SBC sollte man dies berücksichtigen, damit dieser bereits die notwendigen Schnittstellen und Performance mitbringt. Noch benötigte analoge Ports können über ein analoges Gateway, das es in Ausführungen zwischen 2 und 144 Ports gibt, bereitgestellt werden. Auch manche SBCs bieten entsprechende Steckkarten. Alternativ können analoge Geräte oft auch durch SIP-Geräte ersetzt werden. Adaptierte Systeme können über SIP direkt an den SBC angeschaltet werden.

Komplizierter wird es bei Contact-Center-Lösungen, aber auch hier bietet der Markt zwischenzeitlich gute Möglichkeiten für Microsoft Teams an. Bei Teams muss berücksichtigt werden, dass vieles noch in Entwicklung ist. Dies führt zu Herausforderungen bei den Anbietern von 3rd-Party Lösungen. Daher empfehlen wir bei diesen Lösungen immer, einen Proof of Concept durchzuführen und die Funktionen mit dem eigenen Anforderungskatalog abzugleichen. Dies bewahrt vor Überraschungen.

Microsoft Teams und die Cloud-TK-Anlage

Die dritte Lösungsoption ist die Nutzung von Teams in Verbindung mit einer Cloud-TK-Anlage. Als Beispiel lässt sich hier NFON anführen, die ähnlich wie beim Anrufplan schon den SIP-Trunk mitliefern, sodass kein Session Border Controller notwendig wird.

Auch Funktionen wie Fax oder Contact Center werden hierbei aus der Cloud bereitgestellt, sodass die einzige Komponente, die ggf. vor Ort installiert werden muss, ein Analog-Gateway ist. Ein Vorteil dieser Lösung liegt in der Kombination Teams und TK-Anlage, die es z.B. ermöglicht, einen Teams Client und ein IP-Phone parallel zu nutzen.

Möchte man sich nicht komplett an einen Cloud-Anbieter binden, lässt sich eine ähnliche Lösung auch mit einer TK-Anlage wie z.B. von 3CX abbilden. Hier bleiben SIP Trunk und SBC in eigener Verwaltung, die TK-Anlage kann vor Ort installiert oder bei einem Cloud-Anbieter gehostet werden.

Fazit

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Unternehmen seine Telefonie mit Microsoft Teams verknüpfen kann. Wichtig hierfür ist, zunächst die eigenen Anforderungen genau zu definieren, um herauszufinden, welche Möglichkeit am besten zu der individuellen Situation passt.

Über den Autor

Thomas Kress ist CEO und Gründer der TKUC GmbH und unterstützt mit seinem Team Kunden bei der Einführung und Optimierung ihrer Unified-Commuications- und Realtime-Collaboration-Lösungen.

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