Produktiv arbeiten im Büro Meetings und E-Mails nerven

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Das Postfach quillt über. Dutzende E-Mails sind noch ungelesen. Und auf das Meeting folgt direkt eine Zoom-Schalte. Danach steht eine komplizierte Abstimmungsrunde mit einem anderen Team an. In deutschen Büros ist dies vielerorts Alltag.

In deutschen Büros wird vor allem die Meeting-Zeit zum großen Teil als nicht allzu sinnvoll angesehen. In einer internationalen Studie des Chatanbieters Slack haben die in Deutschland Befragten im Schnitt angegeben, dass sie lediglich etwas mehr als Hälfte ihrer Meetings (53,4 %) als „gute Nutzung der Arbeitszeit“ ansehen. 36,5 Prozent der Meetings wurden als unnötig eingestuft.

Der Aussage „Ich fühle mich bei der Arbeit an den meisten Tagen produktiv“ stimmten viele Befragten „einigermaßen“ (47 %) oder „deutlich“ (29 %) zu. Doch auch hier nannte mehr als ein Drittel (36 %) zu viele Meetings und zu viele E-Mails als Störfaktoren. Die 2.032 Befragten aus Deutschland sagten zudem, dass sie ein Drittel ihrer Arbeitszeit verschwendeten oder zumindest nicht sinnvoll einsetzten. Sie gaben an, dass sie im Schnitt 30 Prozent ihrer Arbeitszeit auf Aufgaben verwendeten, die „nicht direkt zu den Unternehmens-/Teamzielen“ beitragen.

Weltweit wurden für die Studie mehr als 18.000 Menschen befragt, die allermeisten von ihnen arbeiten in Büros. Die Befragten aus Deutschland sind zum großen Teil Menschen, die im mittleren (22 %) oder im gehobenen Management (10 %) sowie in der Geschäftsführung (7 %) tätig sind. 23 Prozent der Befragten wurden als "Bürofachkräfte" eingestuft, gemeint sind unter anderem Analysten oder Grafikdesigner.

Als mögliche Verbesserung ihrer Produktivität sehen viele Büro-Angestellte Homeoffice beziehungsweise mobiles Arbeiten an. 69 Prozent der Befragten aus Deutschland sagten, dass die Möglichkeit, von überall zu arbeiten, ihre Produktivität ihrer Einschätzung nach „ein wenig“ (35 %) oder „deutlich“ (34 %) steigern würde. Auch über das Homeoffice hinaus sehen viele Befragte Vorteile durch mehr Flexibilität etwa bei den Arbeitszeiten.

Die subjektive Einschätzung und die tatsächliche Produktivität können sich allerdings sehr unterscheiden, gibt Arbeitsmarktexperte Ulf Rinne zu Bedenken: "Wie produktiv es sich von zu Hause arbeiten lässt, ist wissenschaftlich tatsächlich eine sehr spannende Frage, weil es darauf – zumindest bislang - keine eindeutige Antwort gibt."

„Es stellt sich auch die Frage, inwieweit sich die subjektive Beurteilung der Produktivität im Homeoffice allein auf den Bereich Arbeit beschränkt“, sagte Rinne. „Ich glaube, dass im Hinterkopf oft auch der Gedanke mitschwingt: ‚Ich kann auch noch viele Dinge nebenbei erledigen, die ich vorher erst nach Feierabend erledigen konnte.‘“ Das könne die subjektive Bewertung der Produktivität im Homeoffice positiv beeinflussen – auch wenn es sich dabei eigentlich nicht um Aufgaben im Rahmen des Jobs handelt.

Produktivität werde von vielen Faktoren beeinflusst: Die Zeit und die Ressourcen, die für Kommunikation und Zusammenarbeit aufgewendet werden müssen oder Ablenkung seien nur einige Beispiele. „Auch die Persönlichkeit der Beschäftigten wirkt sich auf die Produktivität im Homeoffice aus. So sind zum Beispiel besonders gewissenhafte Beschäftigte im Homeoffice nicht nur produktiver, sondern benötigen im Homeoffice auch weniger Anleitung und Kontrolle durch Vorgesetzte“, sagt der Experte vom Institut zur Zukunft der Arbeit.

Aus seiner Sicht profitieren sowohl die Produktivität als auch die damit zusammenhängende Jobzufriedenheit von individuellen Homeoffice-Lösungen. „Diese Lösungen müssen die spezifischen Umstände des Betriebs und die betrieblichen Abläufe berücksichtigen, sollten aber auch den individuellen Bedürfnissen, Präferenzen und Persönlichkeiten der Belegschaft Rechnung tragen“, meint Rinne.

Es sei kein Zufall, dass bereits viele Unternehmen auf hybride Arbeitsformen zusteuerten und teils versuchten, individuelle Lösungen für Beschäftigte zu finden: „Dies wird häufig mit konkreten Vorgaben flankiert, etwa der Präsenz im Unternehmen an bestimmten Tagen, um vor allem die innerbetriebliche Kommunikation zu verbessern.“

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