Intelligente Prozesse – das A und O der modernen Geschäftsführung

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Strategische Prozessintelligenz

Das Management ist an der strategischen Steuerung und Entscheidungsfindung interessiert. Die Führungskräfte benötigen einen Überblick über die aktuelle Performance des Geschäfts. Dafür erwartet sie eine aggregierte, klar zu interpretierende Sicht auf die Kennzahlen des Unternehmens. Geeignet sind Dashboards, die die relevanten Kennzahlen aus den Kernprozessen vereinen und eine kompakte, interaktive Sicht auf die aktuelle Performance der internen Abläufe bieten. Dazu können unter anderem interaktive Ampeln sowie die Darstellung von Trendverläufen und Planabweichungen (Zeiten, Kosten, Qualität, Mengen, Risiken) dienen. Mit Mashup-Technologien lassen sich schnell und einfach interne und externe Datenquellen in Echtzeit kombinieren und mit kollaborativen Fähigkeiten versehen.

Beispiel-Mashups aus dem Geschäftsalltag können bei MashZone im Internet gefunden werden.

Taktische Prozessintelligenz

Verantwortliche für einen Unternehmensprozess (Process Owner) haben aufgrund ihrer eher taktischen Aufgaben eine andere Sicht auf Prozessintelligenz. Sie sind für die Effizienz und Qualität der Prozesse verantwortlich. Das kontinuierliche Controlling und Monitoring der tatsächlich ausgeführten Ist-Prozesse und die Bewertung im Hinblick auf Mengen, Zeiten, Kosten, Qualität und Risiken führt hier zum Ziel.

Process Owner müssen ihre Abläufe genau kennen und benötigen daher ein umfassendes Leistungsbild der betrieblichen Abläufe, für die sie verantwortlich sind – quantitativ durch objektiv gemessene Kenngrößen und qualitativ durch die grafische Visualisierung der Struktur tatsächlicher Vorgänge. Für die Aufdeckung von Schwachstellen (lange Bearbeitungszeiten, hohe Kosten usw.) und Optimierungspotenzialen gilt es im taktischen Bereich, auch die Struktur des Ist-Prozesses (Reihenfolge der Aktivitäten, Beteiligung am Prozess, Schwachstellen) zu visualisieren und zu analysieren.

Aus gelebten Ist-Prozessen generiert Process Discovery eine grafische Darstellung der tatsächlichen Unternehmensabläufe, und zwar für jede Prozessinstanz ein individuelles grafisches Modell, das die exakte Bearbeitung genau dieses Prozesses darstellt und eine Bewertung und Analyse ermöglicht.

Typischerweise erfolgt die Unterstützung eines Geschäftsprozesses mit Hilfe heterogener Anwendungssysteme (ERP-, CRM-, Workflow-, Middleware-, Legacy-Systeme, usw.). Durch die Kombination der prozessrelevanten Daten aus allen diesen Systemen wird die Abarbeitung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls von Anfang bis Ende rekonstruiert.

Bei einem hohen Prozessaufkommen (z. B. mehr als 10.000 Vorgänge / Prozessinstanzen pro Tag) genügt es nicht, Einzelfälle zu analysieren. Über eine Kombination von Filterkriterien (z.B. alle Terminaufträge der letzten Woche mit Kunden aus Region A …) lassen sich Verdichtungen erstellen, sodass auch die (durchschnittlichen) Kennzahlen dieser selektierten Menge vorhanden sind. Weitere Möglichkeiten von Process Analytics stellen eine Abweichungsanalyse durch einen Vergleich der gemessenen Kenngrößen mit Planwerten dar sowie die Ursachenforschung über eine Suche nach auffälligen Mustern und Vorgängen mit hohem Optimierungspotenzial.

Häufig setzen Process Owner die Tools auch für (internes) Process Benchmarking ein. Damit lassen sich Kennzahlen (z. B. Durchlaufzeit und Prozesskosten in Region A versus Region B) vergleichen oder die Komplexität und Struktur eines Prozesses, die letztlich zu diesen Kennzahlen führt (Vergleich der Prozesse in Region A und Region B). Durch den softwaregestützten Vergleich können Best Practices und konkrete Optimierungsmaßnahmen aufgestellt werden.

weiter mit: Operative Prozessintelligenz

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