Enterprise Workspace Summit 2020 Die Arbeitswelt im „New Normal“

Was haben wir durch die Coronakrise gelernt? Wird sich der digitale Arbeitsplatz nun dauerhaft durchsetzen? Und welche Rolle spielen dabei neue Technologien? Dies und mehr wurde beim Roundtable zum „Enterprise Workspace Summit“ heiß diskutiert.

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„New Normal“ ist das Schlagwort der Coronazeit, wenn es um die Auswirkungen der Krise auf die Arbeitswelt geht. Dabei stellt sich die Frage, was dieses „New Normal“ ­eigentlich ist. Laut Pascal Matzke, ­Research Director & CIP Practice Leader, Forrester Research, bezieht sich der Begriff auf die Erkenntnis, dass es ein Zurück zu den alten Herangehensweisen so nicht geben wird. Allein deswegen, weil Social Distancing und weitere Schutzmaßnahmen auch am Arbeitsplatz in den nächsten Monaten ­erhalten bleiben.

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Dazu ergänzt Dr. Stefan Rief, Leiter FB ­Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung Fraunhofer IAO: „Wichtig ist nun aber, dass wir die richtigen Schlüsse ziehen, denn Arbeiten in der Pandemie war und ist für viele noch immer eine Krisensituation und nicht die neue Normalität.“ Dennoch wird die Coronakrise in den Medien als Treiber der Digitalisierung, insbesondere des modernen Arbeitsplatzes, gefeiert. Denn viele Arbeitgeber haben ihre Mitarbeiter zum Schutz vor der Ausbreitung des Coronavirus ins Homeoffice geschickt und damit den modernen Arbeitsplatz plötzlich ermöglicht, wie Prof. Dr. Marion A. Weissenberger-Eibl, Institutsleiterin & Lehrstuhlinhaberin KIT Fraunhofer ISI ­berichtet: „Die Coronakrise hat von vielen ad hoc gefordert, digitale Technologien am Arbeitsplatz zu nutzen. Einige wurden dabei ins kalte Wasser geworfen und mussten schwimmen lernen. So sind digitalisierte Prozesse, Homeoffice, virtuelle Meetings und Events, digitalisiertes Lehren und ­Lernen für viele Menschen zur Normalität geworden.“

Corona-Pandemie als Katalysator

Durch den Ausbruch der Coronapandemie ist Homeoffice derzeit zum Standard in Unternehmen geworden und erfreut sich zunehmender Beliebtheit, wie Weissenberger-Eibl bestätigt: „Die Möglichkeit von zu Hause zu ­arbeiten fördert die Vereinbarkeit von ­Familie und Beruf und erhöht zudem die Arbeitszufriedenheit und die Einsatzbereitschaft.“ Davon ­erzählt auch Anna Biesenthal, Vorständin Operations und IT Car-Garantie Versicherungs-AG: „Homeoffice wurde von unseren Mitarbeitern dankbar angenommen, und sie berichteten von einer Verbesserung der Lebensqualität durch den Wegfall des ­Arbeitswegs.“

Darüber hinaus sank laut Biesenthal die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht. Im Gegenteil: „Wir nahmen unsere Mitarbeiter als überaus motiviert und zufrieden wahr, was sich auch in der Leistung positiv niederschlug.“ Jedoch wirft Matzke ein, dass viele in den eigenen vier Wänden ­keinen richtigen und vor allem ruhigen ­Arbeitsplatz haben, an dem sie sich zurückziehen können. Daher nimmt seiner Ansicht nach mit der Dauer der Pandemie auch die Lust zu, wieder ins Büro zu gehen. Dieser Meinung schließt sich Biesenthal an: „Unternehmen bestehen immer noch aus Menschen, die zusammenkommen, um gemeinsam zu arbeiten, und es gibt viele positive Effekte des direkten sozialen Miteinanders, die sich in einer virtuellen Welt nicht digital ersetzen lassen.“

Virtuelle Kommunikation

Gleichzeitig berichtet Rief davon, dass es ­gelingen kann, auch neue, vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen in der Virtualität aufzubauen. Nichtsdestotrotz besteht Christopher Grader, Head of Workplace bei Osram Continental, zufolge noch Verbesserungsbedarf in der Art und Weise, wie Kommunikation außerhalb des Büros stattfinden darf und soll. Grader räumt ein, dass viele eine Hemmschwelle haben, beispielsweise das Video bei einer Konferenz einzuschalten. „Dabei ist eine digitale Infrastruktur, die robust und skalierbar ist, relevant“, ergänzt Stephan Rohloff, Chief Marketing Officer, DE-CIX Management. „Ich kann mich daran erinnern, dass Videokonferenzen am Anfang oft daran scheiterten, dass Bandbreiten oder das Equipment nicht da waren.“ Folglich hat der Rechenzentrums- und Glasfaserausbau nun seiner Meinung nach einen Schub bekommen und ist in der Öffentlichkeit angekommen.

„Manch einer hat in den letzten Monaten die Vorteile ­digitaler Technologien erkannt und vielleicht eine positivere Einstellung zu digitalen Tools entwickeln können“, kommentiert Weissenberger-Eibl. „Digitale Technik zu akzeptieren, ist aus meiner Sicht eine wichtige Basis, wenn wir in eine digitale ­Zukunft schreiten wollen. Dabei ist entscheidend, die Menschen nicht nur mitzunehmen und ihnen mitunter die Angst zu nehmen, sondern auch mit ihnen über die Digitalisierung der Gesellschaft zu diskutieren.“ Laut Grader war die Technik in ­Unternehmen oft schon vor der Krise da, aber die Akzeptanz bei der Belegschaft, diese zu nutzen und ihre Vorteile auszuschöpfen, nicht. Das sieht Dr. Klaus Höffgen, CDO des Rheinland Klinikums Neuss, ähnlich: „Die Coronakrise hat gezeigt, dass wir viele ­interne Arbeitsabläufe auch in kürzerer Zeit reorganisieren können, um sie etwa Homeoffice-tauglich zu machen. Dabei war Machbarkeit wichtiger als Change Management, was sonst meist umgekehrt ist.“ Was wir daraus seiner Ansicht nach lernen: „Der Wille zur Veränderung ist oft der entscheidende Treiber. Er führt zu Pragmatismus, Augenmaß und der Bereitschaft, Prozesse und Abläufe auch aus komplett anderer Perspektive zu betrachten.“

IT-Security nicht vergessen

Doch bei all dem Pragmatismus und „Innovationsreichtum“, wie Matzke den schnellen Umstieg in das Homeoffice beschreibt, dürfen einige Aspekte nicht unter den Tisch fallen. Darunter insbesondere die IT-Security, wie Michael George, Leiter des Cyber-Allianz-Zentrum Bayern, weiß: „Aus meiner Sicht gilt es in Bezug auf Homeoffice, die IT-Sicherheit auch von Beginn an in die Vorhaben miteinzubeziehen. Unbedacht und schnell geschaffene Lösungen drohen sonst bei langfristiger Übernahme in die IT-Infrastruktur zum Sicherheits­risiko zu werden. Denn provisorische Lösungen sind oft diejenigen, die am längsten in der Infrastruktur überleben.“

Deshalb sollten vor allem durch die Coronakrise kurzfristig umgesetzte Lösungen mit mehr Ruhe auf ihre Sicherheitsaspekte hin untersucht und gegebenenfalls angepasst werden, betont George. Indes sorgt der Digitalisierungsschub auch für neue Erkenntnisse, die wiederum zu neuen Prozessen führen, wie der Zukunftsforscher Bruno Michel, Manager Smart Systems ­Integration bei IBM Research, Zürich, die Diskussion über die Nach-Covid-19-Zeit anstößt. Ob nun, wie Rief es betont, „das Ende des persönlichen Arbeitsplatzes der allermeisten Bürobeschäftigten“ angebrochen ist, sind sich die Roundtable-Teilnehmer uneinig. ­Jedoch hat die Krise Mathias Meyenburg, Geschäftsführer und technischer Leiter bei Vleet, zufolge nicht nur zu einem Umdenken der Arbeitgeber bezüglich des heimischen Arbeitsplatzes geführt, sondern auch das Mindset der Mitarbeiter verändert.

Die Zukunft liegt im hybriden Arbeiten

Daher sieht die Mehrheit der Roundtable-Teilnehmer in der Zukunft ein hybrides ­Arbeitsmodell. Wobei Michel ein solches bereits seit zehn Jahren lebt. In dieser Zeit konnten die Mitarbeiter ihren heimischen Arbeitsplatz einrichten, wodurch die ­Kapazitäten der Büros reduziert werden konnten. Rohloff prophezeit sogar, dass künftig 20 bis 30 Prozent der Büroarbeitsplätze Dockingplätze sein werden. Nach seiner Sichtweise habe Homeoffice durch die Krise den Schrecken bei den Chefs verloren. Dazu ergänzt Rief: „Zugleich erwarte ich eine Steigerung der funktionalen und atmosphärischen Qualität von Büroinfrastrukturen in Form von weniger, aber besseren Flächen.“ Denn durch die vermehrte virtuelle Kommunikation, vor allem auch durch die wegfallenden Geschäftsreisen, wird es einen erhöhten Sprachbedarf geben. Dieser beeinflusst ebenfalls die Räumlichkeiten, denn anstatt des Großraum­büros werden nun mehr Räume für individuelle Arbeiten gebraucht.

Folgen eines hybriden Modells sind laut Meyenburg auch veränderte ­Innenstädte sowie Infrastrukturen. Kleinere Bürogebäude und weniger Pendler leisten dabei ihren Beitrag. Und eventuell ziehen seiner Ansicht nach die Menschen auch langfristig von der Stadt wieder aufs Land. Rohloff begrüßt eine solche Entwicklung, insbesondere in Anbetracht des knappen Wohnraums in Großstädten. Folglich könnten künftig aus Büro- Wohntower werden. „Ich finde das positiv, dass die ­Banking-Viertel, die abends aussterben, dann der Vergangenheit angehören.“

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