Channel Fokus: Output Management Das Druckergeschäft lebt – und wandelt sich

Autor: Klaus Länger

Drucker, Scanner und Multifunktionsgeräte sind heute nicht nur mehr oder weniger isolierte Geräte, sondern Bausteine in Dokumenten- und Output-Management-Strukturen. Damit steigen die Anforderungen an den Channel, passende Konzepte mit den Kunden umzusetzen.

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Multifunktionsgeräte werden zunehmend zu einem Bestandteil eines übergreifenden Dokumenten- und Output-Managements.
Multifunktionsgeräte werden zunehmend zu einem Bestandteil eines übergreifenden Dokumenten- und Output-Managements.
(Bild: lchumpitaz - stock.adobe.com)

Das papierlose Büro geistert als Schlagwort schon seit vielen Jahren durch die IT-Welt. Komplett umgesetzt wurde es bisher wohl noch nirgendwo, zur Freude der Druckerhersteller und des Channels. Gerade in kleineren oder mittleren Firmen außerhalb der IT-Branche wird oft noch gedruckt und kopiert bis die Druckköpfe und Transferwalzen glühen. Bei ­Firmen, die schon seit Jahrzehnten im ­Geschäft sind, wird noch viel mit Ausdrucken und Kopien als Teil des täglichen und gewohnten Arbeitsablaufs gearbeitet. Dort gehört auch die Ablage im Aktenordner noch zum täglichen Arbeits­ablauf. Allerdings steht in vielen dieser Firmen eine Übergabe der Leitung an die nächste Generation an, die oft zu den ­„Digital Natives“ zählt und sehr viel mehr an digitale Inhalte gewöhnt ist. Das wird Auswirkungen auf die Gestaltung der internen Arbeitsabläufe haben und letztlich dazu führen, dass auch in kleineren Unternehmen zunehmend ein digitales Dokumenten- und Output-Management eingeführt wird.

Wachsender Trend zu digitalen Dokumenten

In großen Unternehmen wird dagegen ­bereits heute zunehmend mit digitalen Dokumenten gearbeitet. Das hat auch mit der immer besseren Ausstattung der Büroarbeitsplätze mit größeren Monitoren und der stärkeren Verwendung von Tablets, Convertibles und digitalen Whiteboards zu tun. Mit ihnen können Dokumente in digitaler Form, wie etwa Scans im PDF-Format, besser gelesen und auch bearbeitet und kommentiert werden. Daher haben sich inzwischen praktisch alle Druckerhersteller in Dokumentenmanagement-Anbieter verwandelt, oder sie arbeiten eng mit solchen zusammen. Das Ziel dabei ist, den gesamten Workflow digitaler Dokumente mit ihren Produkten zu erledigen. Allerdings geht es dann doch nicht komplett ohne Papier: Immer wieder sind als Teil des Workflows Unterschriften erforderlich, für die noch keine digitalen Mechanismen zur Ver­fügung stehen.

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MPS als Komponente der Digitalen Transformation

Das unabhängige britische Marktforschungsinstitut Quocirca hat für die Analyse „Managed Print Services Landscape 2018“ insgesamt 240 Unternehmen mit mindestens 500 Beschäftigten in Deutschland, Frankreich, Grobritannien und den USA befragt, die bereits Managed Print Services einsetzen. Ein Ergebnis der Studie ist, dass ein erheblicher Anteil der befragten Unternehmen MPS nicht nur einfach als Mittel sieht, die Wartung der Druckerflotte möglichst kostengünstig auszulagern, sondern als Teil der Digitalisierung des eigenen Unternehmens. Die MPS-Anbieter sollen dafür gemeinsam mit ihren Kunden Strategien für ein reibungsloses und sicheres Dokumentenmanagement entwickeln, mit dem sich interne Workflows beschleunigen lassen.

Schließlich werden Informationen auf Papier von vielen Menschen aufmerksamer gelesen als solche am Bildschirm. Unter den deutschen Teilnehmern an der aktuellen Studie „Managed Print Services Landscape 2018“ von Quocirca stufen dennoch nur 34 Prozent Ausdrucke auf Papier als „sehr wichtig” für ihr tägliches Geschäft ein. Gleichzeitig geben 76 Prozent der befragten Unternehmen an, dass sie bereits digitale Prozesse implementiert haben, die ohne Ausdrucke aus­kommen. Bei Unternehmen ohne Managed Print Services und digitalem Dokumentenmanagement dürfte die Bedeutung von Papier allerdings höher sein.

Immer mehr Unternehmen sehen MPS als wichtig für die Digitalisierung ihres Unternehmens an.
Immer mehr Unternehmen sehen MPS als wichtig für die Digitalisierung ihres Unternehmens an.
(Quelle: Quocirca)

Insgesamt schrumpfender Druckermarkt

Der Trend weg vom Papier spiegelt sich in der Entwicklung des Druckermarkts wider. Laut einer Untersuchung von IDC ist der Absatz von Druckern und Multifunktionsgeräten in Westeuropa im dritten Quartal 2018 nach Stückzahlen um 6,7 Prozent zurückgegangen. In Deutschland fiel der Rückgang dabei mit 5,6 Prozent etwas weniger deutlich aus. Allerdings schrumpfte der Umsatz mit 2,1 Prozent deutlich geringer, da die Kunden mehr A3-MFPs und Hochgeschwindigkeitsdrucker mit entsprechend höheren Preisen erworben haben. Phil Sargeant, Program Director von IDCs Western European Imaging, Hardware Devices, and Document Solutions Group betont aber die trotz der Verschiebung von gedruckten hin zu digitalen Dokumenten weiterhin große Bedeutung des westeuropäischen Druckermarkts für Hersteller und Channel: „Print bleibt für viele Unternehmen ein wichtiger Faktor, und es ist klar, dass es in Bereichen wie Farbe, Tintendruck und sogar Monochrom noch viel Raum für Veränderungen und Geschäfts-Chancen gibt. Diejenigen Hersteller, die auf IT-Services, Security und weniger Umweltbelastung gesetzt haben, sehen Erfolge als Resultat.”

Am stärksten gesunken ist europaweit der Absatz von Tintengeräten für Heimanwender. Hier wirkt sich wohl der ebenfalls schrumpfende PC-Markt aus. Zwar unterstützen praktisch alle neuen Geräte das Drucken vom Smartphone aus, aber die Konsumenten sehen Drucker und MFPs wohl immer noch Primär als Zusatzgeräte für den PC. Weiter zurückgegangen ist die Nachfrage nach Druckern ohne Scanfunktion. Der Anteil von Multifunktionsgeräten am Gesamtmarkt ist damit weitergewachsen und beträgt inzwischen 85 Prozent.

Die Markforscher von IDC machen im Markt für Drucker und MFPs drei Wachstumssegmente aus: Der Markt für A3-Tinten-Multifunktionsgeräte ist in der ersten Jahreshälfte um 12,6 Prozent gewachsen und der für A3-Farblaser-MFPs um 3,1 Prozent. Den größten Zuwachs konnten Hochgeschwindigkeits-Tintendrucker mit einem Plus von 37,2 Prozent verzeichnen.

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Hochklassige MFPs im Aufwind

Der Siegeszug der MFPs liegt auch darin begründet, dass sich diese Geräte am besten in einen digitalen Workflow einfügen. Sie können Dokumente scannen und die erfassten Daten als Digitalkopie speichern oder oft sogar per OCR in Text umwandeln. Sie verfügen über Schnittstellen zu Cloud-Speichern, CRM-Diensten und Mobilgeräten wie Smartphones oder Tablets. Großformatige Touchscreens und eine konfigurierbare Oberfläche ermöglichen eine komfortable Bedienung. Die Authentifizierung der Nutzer per NFC-Token oder Smartphone bürgt für eine schnelle und trotzdem sichere Anmeldung. Immer mehr Geräte bieten sogar eine Follow-me-Funktion, mit der sichergestellt wird, dass vertrauliche Dokumente nicht in die falschen Hände gelangen.

Teilweise dienen MFPs als Plattform für Apps, die Arbeitsschritte automatisieren oder zusätzliche Dienste bieten. Diese Apps werden auf eigenen Stores zum Download bereitgestellt. Den Partnern stellen die Hersteller meist Entwicklungsumgebungen für Apps zur Verfügung. In ihnen können sie kundenspezifische Applikationen oder auch Apps entwickeln, die sie über den Store gegen eine Lizenzgebühr vertreiben können. Das eröffnet Partnern oder unabhängigen Software-Entwicklern eine zusätzliche Einnahmequelle. Teilweise nutzen die Hersteller Android als Basis für die Apps, teilweise basieren sie auf den eigenen ­Betriebssystemen der MFPs.

Security als Herausforderung

Eine Schattenseite der immer stärkeren Prozessoren, verbesserten Betriebssysteme und der Anbindung an das Internet bei modernen MFPs ist allerdings, dass sie damit vermehrt zu einem Ziel für digitale Angriffe werden. So wurden MFPs in den vergangenen Jahren immer wieder in Botnetze eingebunden und für kriminelle Aktivitäten missbraucht. Im Rahmen der Quocirca-Studie haben immerhin 68 Prozent der Befragten angegeben, dass im Jahr 2017 mindestens ein Denial-of-Service- oder Malware-Angriff auf ­ihre Drucker oder Multifunktionsgeräte stattgefunden hat. Das führt dazu, dass nur noch 30 Prozent der Befragten davon ausgehen, ihre gegenwärtige Drucker-Infrastruktur sei komplett vor in- oder externen Bedrohungen geschützt. Daher legen die Hersteller der Geräte inzwischen mehr Wert auf die Absicherung der Firmware und auf regelmäßige Updates, um das Vertrauen der Kunden in ihre Pro­dukte wieder zu stärken.

Managed Print Services statt traditionellem Druckergeschäft

Die höhere Komplexität eines Dokumenten-Workflows mit unterschliedlichen Zugangsrechten für die Benutzer und der gestiegene Aufwand bei der Absicherung der Geräte führt auch dazu, dass Managed Print Services für die Kunden attraktiver werden. Denn hier sorgt der Dienstleister inzwischen nicht mehr nur dafür, dass die Geräte gewartet und mit Verbrauchsmaterial versorgt werden, sondern er unterstützt seine Kunden auch bei der Implementierung von effizienten und sicheren Dokumentenprozessen und bei der Automatisierung des Output-­Managements. Diese zusätzlichen Ser­vices ermöglichen es den Systemhäusern und Fachhändlern nicht nur, den sinkenden Absatz von Geräten und Verbrauchsmaterial zu kompensieren, sondern auch durch höherwertige Dienstleistungen ­zusätzlichen Umsatz zu generieren. Kleinere Partner ohne genügend eigene MPS-Ressourcen können dabei auf Angebote von Herstellern oder der Distribution zurückgreifen. Ihnen stehen dort meist aus einzelnen ­Bausteinen aufgebaute Lösungen zu Verfügung, die von einzelnen Software-Programmen bis hin zum umfassenden Komplettpaket reichen.

Die Distributoren gehen bei ihren MPS-Angeboten unterschiedliche Wege. Während beispielsweise Also ein eigenes MPS-Angebot mit verschiedenen Vertragsmodellen eingerichtet hat, arbeitet Tech Data seit 2017 mit dem Portal Printer4you.com zusammen. Hinter diesem steht der Online-Händler Printer Care. Das Portal soll vor allem kleine und mittelgroße Systemhäuser ansprechen, die ihr Portfolio um MPS ergänzen wollen. Sie können zudem ihre zertifizierten Servicetechniker bei Printer4you anmelden. Tech Data fungiert bei dieser Koopera­tion als Vertriebspartner.

Hardware-Service ist nur ein Teil von Managed Print Services.
Hardware-Service ist nur ein Teil von Managed Print Services.
(Bild: auremar - stock.adobe.com)

Unter den Unternehmen, die bereits Managed Print Services einsetzen, wollen laut Quocirca immerhin 24 Prozent ihr MPS-Budget in erheblichen Maß steigern, und weitere 40 Prozent planen ­moderat höhere Ausgaben. Der wichtigste Treiber für MPS ist in Deutschland die gestiegene Sicherheit mit 44 Prozent, gefolgt von reduzierten Kosten für die Hardware und eine gestiegenen Zuverlässigkeit mit jeweils 42 Prozent. Eine höhere Effizienz bei Geschäftsprozessen ist für deutsche MPS-Kunden mit 36 Prozent wichtiger als die geringeren Kosten für Verbrauchsmaterial mit 30 Prozent in der Statistik. Die Befragung von Quocirca ­ergibt auch, dass Kunden, die ihr Print- und Output-Management komplett durch einen Dienstleister erledigen, ihre Ziele in einem höheren Maß als erreicht ansehen, als solche Firmen, die einen Teil der Aufgaben noch intern erledigen. Bei der Frage nach der Zufriedenheit mit den MPS-Anbietern geben immerhin 32 Prozent der teilnehmenden Unternehmen an, dass sie sehr zufrieden sind. Weitere 52 Prozent sind mit der Arbeit ihrer Dienstleister zufrieden.

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Kommentar: Das reine Hardware-Geschäft hat keine Zukunft mehr

Wer heute als IT-Systemhaus oder Fachhändler nur Druckerhardware und das zugehörige Verbrauchsmaterial verkauft, der wird feststellen, dass dieses Geschäft nicht mehr funktioniert. Denn die Zukunft gehört den Managed Print Services mit digitalem Dokumenten- und Output-Management. In größeren Firmen werden Dokumente bereits heute immer häufiger nach dem Scannen nur noch digital weiterverarbeitet und erst am Ende des Workflows noch final ausgedruckt. Mit der Verwaltung der Druckerflotte und des Dokumentenmanagement-Systems werden externe MPS-Dienstleister betraut. Diese Rolle können die Systemhäuser übernehmen, die mit den Firmen und deren Abläufen bereits vertraut sind. Auch kleinere und mittlere Unternehmen werden sich in den kommenden Jahren dem Digitalisierungsdruck nicht entziehen können. Wer hier als IT-Fachhändler die nötigen MPS-Kompetenzen nicht selbst erworben hat oder nicht wenigstens auf die Angebote von Druckerherstellern oder Distributoren zurückgreift, der wird bald aus dem Geschäft sein. Die Partnerstimmen zeigen, dass viele Systemhäuser das bereits erkannt haben.

Zukünftige Anforderungen an MPS

Auf dem Erreichten können sich die MPS-Provider allerdings trotz der hohen Zufriedenheit ihrer Kunden nicht ausruhen. Zu den zukünftigen Anforderungen zählen etwa die Bereitstellung von Analysen über die Performance und Effizienz der Dokumenten- und Druck-Infrastruktur sowie die Entwicklung von Lösungen für die weitere Digitalisierung von Abläufen im Unternehmen. Hier sind die Hersteller von Dokumentenmanagement-Software gefragt, die bisher kaum Werkzeuge zur Datenanalyse integriert haben. Ihnen kann die Kooperation mit Partnern helfen, die über Big-Data-Expertise verfügen. Hier müssen die MPS-Anbieter Forderungen an ihre Software-Lieferanten oder die Druckerhersteller richten, die über eigene Dokumentenmanagement-Systeme verfügen.

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