Chancen und Risiken der eCollaboration

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Einer der größten Risikofaktoren ist wie bei fast jeder Technologie leider der Mensch. Schon vor Einführung eines Tools sollten die Akzeptanz bei den Mitarbeitern überprüft und die Vorteile für die einzelnen Team-Mitglieder genau dargelegt werden. Werden grundlegende Probleme gelöst, steigt meist auch der Grad der Akzeptanz für die Technologie. Anschließend geht es darum, die Mitarbeiter im richtigen Umgang mit den Tools zu schulen. Trotz all dieser Technik gilt jedoch weiterhin, dass die internen Abläufe geregelt sein müssen: Kommt das einzelne Mitglied seiner Aufgabenstellung nicht nach, ist auch eCollaboration ineffizient.

Außerdem muss das richtige Werkzeug zur richtigen Zeit eingesetzt werden. Instant Messaging ist hilfreich, wenn es einer schnellen Antwort bedarf. Emails sind hingegen vorzuziehen, wenn Nachrichten komplexer sind und archiviert werden müssen.

US-Studie errechnet Schäden

Allerdings verursacht auch der bestgeschulte und fleißigste Mitarbeiter unter Umständen unnötige Kosten, wie US-Marktforscher Basex belegt: Ein so genannter »Wissens-arbeiter« verwendet 28 Prozent des Arbeitstages darauf zu telefonieren, eMails zu bearbeiten und Instant Messages zu versenden. Basex berechnete, dass die US-Wirtschaft so 28 Milliarden Arbeitsstunden pro Jahr verliere. Lege man einen Stundenlohn von 21 Dollar zu Grunde, belaufe sich der Verlust auf jährlich 588 Milliarden Dollar. Problematisch wird es dem Marktforscher zufolge, wenn ein Mitglied einer Projektgruppe beispielsweise über ein Wiki kommuniziert, statt sich seinen primär wichtigen Aufgaben zu widmen.

Zuviel Wissen verwirrt

Auch »Kommunikationsdiffusität« ist eine Gefahr: Je mehr Kanäle genutzt werden, desto schwerer wird es, diese zu verwalten. Wissen kann in der Datenflut schlicht verloren gehen. Daher sollten Unternehmen auf einen durchdachten Umgang mit den Collaboration-Tools achten, um einen Informationsüberfluss zu vermeiden.

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