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Mögliche Haftung eines Vertreters

Bestellung für einen Dritten – wer muss zahlen?

| Autor: Sarah Gandorfer

Der Bestellende haftet im Zweifel für die Bezahlung.
Der Bestellende haftet im Zweifel für die Bezahlung. (Bild: Gina Sanders - stock.adobe.com)

Ein Systemhaus bestellt beim Distributor Ware im Auftrag seines Kunden. Im Idealfall zahlt dieser problemlos. Doch wer ist in der Pflicht, wenn die Bestellung nicht so reibungslos abläuft? Im Normalfall zahlt derjenige, der Auftrag erteilt hat – auch wenn dies im Namen eines Dritten war.

Im Arbeitsalltag wird oft für Dritte etwas bestellt, sei es beispielsweise Büromaterial für das Unternehmen, in dem man arbeitet, oder Ware für einen Kunden. Meistens folgt auf die Rechnungsstellung die Bezahlung, sodass der Geschäftsvorgang beendet ist. Manchmal jedoch werden Mängel eingewandt, der Empfang der Ware wird bestritten oder gar behauptet, man habe das gar nicht bestellt. Wer haftet in solch einem Fall?

Grundsätzlich gilt: Wer bestellt, zahlt auch. Deshalb gilt es bereits bei der Auftragsannahme Sorgfalt walten zu lassen. „Wenn die Bestellung als Bote oder Stellvertreter für einen Dritten aufgegeben wird, besteht die Forderung gegen den Dritten, und an diesen ist dann auch die Rechnung auszustellen. Idealerweise wird daraufhin auch die Rechnung durch den Dritten bezahlt“, erläutert Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso. „Als Auftragnehmer sollte man sich aber nicht scheuen, die Bevollmächtigung auch bei langjährigen Kunden zu prüfen oder sich diese vorlegen zu lassen und zu kopieren, die relevanten Daten sowohl des Bestellenden als auch die des Dritten abzufragen und ganz besondere Sorgfalt bei der Dokumentation walten zu lassen, wenn sich Bestell- und Rechnungsadresse unterscheiden.“

Wichtig ist also die Vollmacht, mit der die Berechtigung für eine Bestellung nachgewiesen werden kann. Mit einem solchen Dokument wird klargestellt, dass der Aussteller für die Rechnung aufkommen muss. Fehlt ein solcher Nachweis, muss der Bestellende die Ware oder Leistung bezahlen. Er haftet nach §179 BGB als vollmachtloser Vertreter auf Erfüllung oder Schadensersatz.

Nun kommt es vor, dass der Rechnungsempfänger nachträglich ausgetauscht werden soll. Das ist eine reine Kulanz, wie Drumann erklärt: „Stellt ein Unternehmer eine Rechnung auf den Vertragspartner aus und teilt dieser ihm nach Erhalt der Rechnung mit, dass sie aber auf einen Dritten ausgestellt werden soll, ist der Unternehmer streng genommen nicht dazu verpflichtet, dem nachzukommen. Schließlich wurde die Bestellung ja nicht im Namen des Dritten erteilt. Kommt der Unternehmer dem Wunsch gleichwohl nach und zahlt der Dritte dann nicht, kann sich der Unternehmer wieder an seinen Vertragspartner wenden.“ Drumann empfiehlt bei einer solchen Änderung der Rechnung ein Begleitschreiben beizufügen, in dem darauf hingewiesen wird, dass die Rechnung wunschgemäß neu ausgestellt wurde.

Firmenmitarbeiter ohne Befugnis

Was passiert, wenn ein Firmenmitarbeiter ohne Befugnis Ware bestellt? Bestellt ein Mitarbeiter Ware, ohne dazu befugt zu sein – also als Vertreter ohne Vertretungsmacht – ist die Wirksamkeit des Vertragsabschlusses von der Genehmigung der Firma, für die er bestellt, abhängig. Solange eine Genehmigung nicht vorliegt, ist der Vertrag schwebend unwirksam.

„Die Genehmigung kann im Übrigen auch vom Auftragnehmer beim Vertretenen angefordert werden“, führt der Geschäftsführer aus. „Erfolgt von diesem keine Genehmigung, kann der Auftragnehmer vom Mitarbeiter gemäß § 179 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) Erfüllung des Vertrages oder Schadensersatz verlangen. In Absatz 2 des § 179 BGB wird allerdings eingeschränkt, dass besagter Mitarbeiter, wenn er nicht wusste, dass er keine Vertretungsmacht besitzt, nur den Vertrauensschaden zu ersetzen hat. Damit ist der Schaden gemeint, der dadurch entstanden ist, dass der Auftragnehmer auf die vorhandene Vertretungsmacht des Mitarbeiters vertraute. Aber ein Anspruch an den Mitarbeiter auf Vertragserfüllung besteht dann nicht.“

Mieter bestellt für Hauseigentümer den Handwerker

Nun ist in den angemieteten Büroräumen eine Reparatur zu tätigen. Nicht selten bestellt der Mieter in so einem Fall für seinen Immobilieneigentümer den Handwerker.

Hier kann bereits die erste Problematik sein, dass der Mieter die Reparatur nicht mit dem Vermieter abgesprochen hat und der Vermieter im Nachhinein die Begleichung der Rechnung ablehnt. Dabei beruft sich der Vermieter möglicherweise auf ein Verschulden des Schadens durch den Mieters oder auf den Mietvertrag, in dem Kostentragung durch den Mieter vereinbart ist.

„Ist bei der Beauftragung schon ersichtlich, dass es sich um eine Reparatur in einem Mietobjekt handelt und dass der Mieter die Leistungen in Auftrag gibt, sollte der Handwerker in jedem Fall Rücksprache mit dem Hauseigentümer halten; jedenfalls dann, wenn der Mieter vorgibt, hier in Vollmacht für den Vermieter zu handeln; mithin die Rechnung auf den Vermieter auszustellen ist“, sagt Drumann. „Wenn klar ist, dass der Vermieter die Kosten übernimmt, wäre wünschenswert, dass der Vermieter das beispielsweise per Mail schriftlich bestätigt. Auf dem Arbeitsschein sollten die jeweiligen Daten von Mieter und Vermieter genau dokumentiert werden. Und wenn telefonische Rücksprache wegen der Kosten gehalten wurde, sollte das ebenso auf dem Arbeitsschein zu finden sein. Nicht anders verhält es sich, wenn eine Hausverwaltung zwischengeschaltet ist. Der richtige Rechnungsempfänger sollte immer im Vorfeld genau bekannt sein und schriftlich bestätigt werden.“

Mängel

Aber was ist, wenn es bei der im Auftrag eines Dritten bestellten Ware Mängel zu beheben gilt? Hier kann sich der Auftragnehmer natürlich nicht mehr an den Vertreter wenden.

„Generell gilt: Wenn ein Mangel schon vor der Rechnungsstellung geltend gemacht wird, ist es empfehlenswert, diesen erst einmal zu prüfen und gegebenenfalls nachzubessern oder ihn zurückzuweisen. Es ist nie ratsam, bei erhobener Mängelrüge einfach die Rechnung an den Vertragspartner zu senden, ohne den Sachverhalt geprüft zu haben. Nach Erledigung kann die Rechnung an den Vertragspartner gehen“, so Drumann.

Fazit: Die Sorge, dem Auftraggeber durch zu viele Nachfragen, durch die Bitte nach schriftlichen Vollmachten oder gar Abfrage der Personalien zu nahe zu treten, ist fehl am Platz. Werden wichtige Angaben verweigert, ist Vorsicht geboten.

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