Info WAN bringt Mail-System auf Vordermann Baumit Bayosan migriert in Rekordzeit auf Exchange Server 2007

Redakteur: Dr. Andreas Bergler

Unter extremem Zeitdruck musste Baumit Bayosan vom Mailserver Exchange 5.5 auf Exchange Server 2007 wechseln. Die Migration ging in nur vier Tagen über die Bühne.

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Als der Exchange Server 5.5 quasi über Nacht seinen Dienst quittierte, standen Nikol Martin, Leiter der EDV-Abteilung bei Baumit Bayosan, vor Entsetzen die Haare zu Berge. Die Kommunikation seiner Firma war über Nacht überraschend lahmgelegt, und er musste unter Hochdruck versuchen, das Problem schnell und effektiv zu lösen. Immerhin waren nicht nur der Stammsitz, sondern neun weitere Standorte mit insgesamt 380 Mitarbeitern betroffen. Baumit Bayosan ist ein deutscher Baustoffproduzent mit Hauptsitz in Bad Hindelang im Allgäu. Das Unternehmen präsentiert sich als Markenanbieter für Putz-, Dämm- und Saniersysteme.

Das Unmögliche wagen

»Wir haben uns entschieden, gleich auf den Exchange Server 2007 zu migrieren«, erinnert sich Nikol Martin. »Damit hat das Unternehmen viel Mut bewiesen, denn von einem Exchange 5.5 lässt sich nicht einfach auf die neueste Version umsteigen«, sagt Henry Schleichardt, Exchange-Spezialist bei der Unternehmensberatung Info WAN, der die Migration aktiv begleitet hat. Zunächst müssen die Daten entsprechend aufbereitet werden. Mit dem Wechsel auf den Exchange Server 2007 ist Baumit Bayosan nicht allein. Laut einer Untersuchung von Osterman Research haben sich bereits 71 Prozent der Unternehmen für ein Exchange-Upgrade entschieden. Allerdings dürfte dieser Wechsel bei den meisten kaum unter so dramatischen Umständen stattgefunden haben wie im vorliegenden Fall.

Denn die Zeitspanne, in der das Projekt bei Baumit Bayosan aus dem Boden gestampft wurde, war mit vier Tagen denkbar kurz. Und eine Migration – da sind sich immerhin zwölf Prozent der befragten IT-Administratoren einig – kann leicht mehr als zwölf Monate dauern; ein Drittel aller Befragten geht von bis zu einem Jahr aus. Ein weiteres Drittel kalkuliert dafür ein halbes Jahr ein. Ein Viertel glaubt, binnen dreier Monate alles bewältigt zu haben.

Wenn schon, denn schon

Bei Baumit Bayosan ging es dagegen um Stunden, im günstigsten Fall um Tage. Vier Tage Projektdauer sind vor diesem Hintergrund schon fast rekordverdächtig. »Wir waren unendlich erleichtert, als alles wieder reibungslos funktionierte«, blickt Nikol Martin zurück, und man merkt ihm an, dass er das auch heute noch ist.

»Wir kannten die Qualitätsarbeit von Info WAN und wussten, dass wir mit Henry Schleichardt einen echten Experten für die Migration auf Exchange 2007 auf unserer Seiten hatten«, sagt Nikol Martin. Wie wichtig das ist, belegen diese Zahlen: Derzeit stellen elf Prozent der Firmen jedem User mehr als drei Gigabyte an Nachrichtenspeicher zur Verfügung. In einem Jahr dürften es bereits 15 Prozent sein.

Lesen Sie weiter, welche Vorteile die Migration tatsächlich gebracht hat

Performanz gefragt

Der wachsende Storage-Bedarf ist auch das meistgenannte Management-Problem in diesem Bereich. 59 Prozent aller befragten Unternehmen klagen darüber, dass immer höhere Archivierungskapazitäten nötig sind. Schließlich ist für die meisten Unternehmen die eMail ein wesentliches und effizientes Kommunikationsmittel, da es eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern hat und eine schnelle und unproblematische Kommunikationsplattform darstellt. Die verstärkte Nutzung des Kommunikationsmittels eMail und schnelle Datenleitungen haben nicht nur für eine erhöhte Zahl und Größe der elektronischen Nachrichten, sondern auch zu einer Beschleunigung der Geschäftsabläufe geführt.

Nicht unerwähnt bleiben darf in diesem Kontext die geänderte Erwartungshaltung der Mitarbeiter, die einen komfortablen und effizienten Zugang zu eMail, Kalender, Kontakten, Anlagen und Dokumenten erwarten – unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter aufhalten und mit welcher Art von Kommunikationsgerät sie arbeiten. »Hier gilt es nicht nur, auf den Komfort zu achten, sondern auch auf Aspekte wie Sicherheit und die Kosten«, betont Schleichardt. Denn je mehr gemailt wird, umso leistungsfähiger müssen die Sicherheitsmaßnahmen sein. Immer neue Sorten von Spams und Viren, rechtliche und interne Vorschriften, die Manipulation von eMails durch Dritte sowie Sabotage müssen in das Kalkül einbezogen werden.

Kosten reduziert

Engpässe hinsichtlich Budgets, Zeit, Personal und anderen Ressourcen sind an der Tagesordnung, da von der IT verlangt wird, immer mehr mit immer weniger zu leisten. Der Microsoft Exchange Server 2007 wurde entwickelt, um all diese Herausforderungen zu meistern und die Bedürfnisse der verschiedenen Interessensgruppen zu erfüllen. Dabei hielten sich die Kosten in Grenzen: 7.000 Euro waren für die reine Dienstleistung der Exchange Migration und rund 5.000 Euro für den neuen Server zu zahlen. Die neuen Möglichkeiten dieser Technologie bieten den Schutz, den das Unternehmen verlangt, den Zugriff von überall, der von den Benutzern gefordert wird, und die Betriebseffizienz, die ein Unternehmen in der IT benötigt.

Fazit

Fast nebenbei hat Baumit Bayosan mit dem Wechsel den administrativen Aufwand verschlankt. Waren es zuvor zwei verschiedene Server an den zwei größten Standorten, die sich synchronisieren mussten, ist jetzt nur noch ein Server in der Zentrale. Das spart nicht nur Zeit. »Bis auf den wahnsinnigen Zeitdruck hatten wir keine überraschenden Probleme zu meistern«, fasst Martin das Projekt zusammen.

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