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Intelligentes Vertragsmanagement Anforderungen an das Vertragsmanagement 4.0

Autor: Sarah Gandorfer

Aufgrund der zunehmenden Volatilität in nahezu allen Bereichen wie Nachfrageverhalten, Logistik oder regulatorische Anforderungen müssen Unternehmen schnell und flexibel reagieren. Entsprechend zügig gilt es, Verträge aufzusetzen, zu aktualisiert oder zu kündigen.

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Der papierlose Vertrag kann theoretisch schnell auf den neuesten Stand gebracht werden.
Der papierlose Vertrag kann theoretisch schnell auf den neuesten Stand gebracht werden.
(Bild: DOC RABE Media - stock.adobe.com)

Mit Lieferanten, Kunden, externen Kooperationspartnern – um nur ein paar Beispiele zu nennen – gehen Unternehmen Vertragsbeziehungen ein. Obwohl das papierlose Büro und die Digitalisierung seit Jahren gepredigt werden, liegen Vertragsdokumente meist noch in Papierform vor.

„Hier endet oftmals die Digitalisierung“, stellt auch Jonas Lünendonk, Geschäftsführer bei Lünendonk & Hossenfelder, fest. „In aktuellen Studien und Gesprächen mit Großunternehmen und Konzernen hat sich gezeigt, dass Dokumente wie Kauf-, Liefer-, Miet- und Rahmenverträge sowie Angebote häufig nur in Papierform vorliegen und weiterführende Informationen aufwändig per Hand gepflegt werden müssen. Schnelle und transparente Abstimmungsprozesse sowie die Überprüfung, ob Vereinbarungen eingehalten wurden, sind so nur schwer und mit viel Aufwand möglich, können aber schwerwiegende Folgen für das Unternehmen nach sich ziehen.“

Hürden bei der Digitalisierung

Als Hindernis für eine aktive und schnelle Bearbeitung nennen die Befragten unter anderem die fehlende Durchgängigkeit der Prozesse aufgrund verschiedener, nicht miteinander kompatibler oder ohne Anbindung an Vorsysteme existierender Tools für die unterschiedlichen Phasen des Vertragslebenszyklus. Außerdem beklagen sie, dass der Zugriff auf veraltete Vertragsvorlagen mangels zentraler Datenbank für aktuelle Vorlagen, gesetzliche Änderungen mit hohem Anpassungsbedarf und Systeme die abgestimmten Workflows nicht unterstützt. Entsprechend können Compliance-Vorgaben nicht eingehalten werden. Das macht den Unternehmen zu schaffen.

Dabei birgt ein intelligentes Vertragsmanagement neben der Kostenreduktion weitere Vorteile: „Zuallererst geht es darum, die Transparenz und Geschwindigkeit der Arbeitsabläufe zu erhöhen, die derzeit als größte Hindernisse gesehen werden“, erklärt Markus Fabel, Partner, Global Head of Quality & Risk Management Advisory bei KPMG. „Sich den Kunden agiler, flexibler und intelligenter zu präsentieren, muss daher das Ziel sein.“

Lünendonk skizziert hier den Vertragslebenszyklus.
Lünendonk skizziert hier den Vertragslebenszyklus.
(Bild: Lünendonk)

Einführung eines intelligenten Vertragsmanagement

Damit die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements gelingt müssen Anforderungen und Ziele definiert sein. Die Inangriffnahme eines intelligenten, unternehmensübergreifenden Vertragsmanagements nicht allein die Aufgabe der Rechtsabteilung. es gilt alle relevanten Abteilungen mit ihren unterschiedlichen Anforderungen zu Projektbeginn einzubinden.

Des weiteren gehören zu den grundsätzlichen Forderungen eine einfache Bedienung sowie die Anbindung an bestehende ERP- und CRM-Systeme, sodass bei der Vertragserstellung die relevanten Informationen zu Kunden, Lieferanten und Partnern fehlerfrei übernommen oder aktualisiert werden können. Insgesamt sollte ein digitales Vertragsmanagement den gesamten Prozess von der Erstellung über die Abstimmung und Genehmigung bis hin zur Archivierung unterstützen, um Schnittstellen und die damit verbundenen Informationsverluste zu vermeiden.

Für Julien Irmen, Senior Manager, Consulting bei KPMG, ist ein zentrales, digitales Vertragsmanagement heute bereits möglich: „Gerade in der abteilungs- und unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit zeigen digitale Tools, dass sie die Kollaboration stärken und dabei helfen, schnellere und bessere Ergebnisse zu erzielen. Damit ergeben sich aus der konsequenten Digitalisierung dieser Verwaltungstätigkeiten zahlreiche Effektivitäts- und Effizienzpotenziale, die Unternehmen nicht ungenutzt lassen sollten.“

Interessenten können zu diesem Thema das kostenloses 17-seitiges Whitepaper „Intelligentes Vertragsmanagement – Auf dem Weg zum digitalen Unternehmen“ bei Lündendonk herunterladen.

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Über den Autor

 Sarah Gandorfer

Sarah Gandorfer

Redakteurin bei IT-BUSINESS