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Was ist ein Wartungsvertrag?

| Redakteur: Wilfried Platten

Grundlagenwissen zum IT-Business
Grundlagenwissen zum IT-Business (Bild: © adiruch na chiangmai - Fotolia.com)

Die Wartung einer EDV-Anlage ist für jedes Unternehmen mit zeitlichem und personellem Aufwand verbunden. Abhilfe schafft die Auslagerung an einen externen Profi durch einen Wartungsvertrag. Viele Unternehmen, von Großkonzernen bis zu kleinen Mittelständlern, setzen auf diese Weise wertvolle Kapazitäten für die eigentlichen Kernkompetenzen frei.

In den Zeiten der zunehmenden Digitalisierung ist die Abwicklung aller geschäftlichen Prozesse, von Einkauf und Lagerhaltung über Produktion und Kostenrechnung bis hin zu Marketing und Vertrieb, nur mit einer einwandfrei funktionierenden IT möglich. Die Anschaffung und Inbetriebnahme einer hochwertigen EDV-Anlage ist für den Geschäftsbetrieb unverzichtbar, aber nicht ausreichend. Vielmehr bedarf es einer regelmäßigen Wartung und Pflege der Anlage. Nur der professionelle Check-up der Systeme und die Beseitigung von Störungen garantiert die reibungslose Funktionalität aller EDV-gestützten Prozesse im Unternehmen.

Die Vorteile auf einen Blick

Die Leistungen, die der externe Dienstleister für das Unternehmen sowohl in regelmäßigem Turnus als auch bei akuten Störungen erbringt, werden in einem Wartungsvertrag festgehalten. Das darin festgehaltene Paket an Leistungen bietet Geschäftskunden eine ganze Palette von Vorteilen:

  • einwandfreie Funktionalität von Hard- und damit auch Software
  • maßgeschneiderte, auf den Bedarf des jeweiligen Unternehmens zugeschnittene Leistungen
  • Erhalt des Wertes der EDV-Anlage
  • Erkennen und Beseitigung von Störquellen zum frühestmöglichen Zeitpunkt
  • Vermeiden von kostenintensiven Ausfallzeiten für den Betrieb
  • Kontrolle vorhandener Backups
  • Durchführen notwendiger Updates
  • fachgerechte und diskrete Dokumentation
  • professionelle Unterstützung im Hinblick auf Sicherheit und Datenschutz

Variabel gestaltbarer Wartungsvertrag

Inwieweit ein Unternehmen einen externen Dienstleister mit Wartungsaufgaben betrauen möchte, ist flexibel verhandelbar. So ist die Wartung sowohl in Bezug auf auf die komplette EDV als auch Teile davon, etwa den Server des Unternehmens, möglich. Auch zeitlich ist große Flexibilität gegeben. Einige Firmen benötigen lediglich die Überprüfung ihrer EDV-Installation in regelmäßigen Abständen, andere bevorzugen rund um die Uhr einen qualifizierten Service.

Dabei ist es nicht grundsätzlich notwendig, dass die Aufgaben aus dem Wartungsvertrag vor Ort im Unternehmen durchgeführt werden. Im Rahmen der Fernwartung kann der externe Dienstleister viele Aufgaben auch von den eigenen Rechnern aus durchführen und sorgt so für eine geringstmögliche Störung im Geschäftsablauf des jeweiligen Kundenunternehmens.

Basisleistungen und Extras

Je nach Wartungsvertrag hat der Kunde neben der eigentlichen Kontrolle und Störungsbeseitigung im IT-Umfeld auch Anspruch auf auszuhandelnde Sonderleistungen. Das kann beispielsweise die Nutzung von Leihgeräten aufgrund einer länger andauernden Reparaturphase sein.

Abgrenzung zum Service- oder Pflegevertrag

Die Grenzen zwischen der Überprüfung der Hardware und der Pflege beziehungsweise Störungsbeseitigung im Software-Bereich verlaufen oft fließend. Generell bezieht sich ein Wartungsvertrag nach Kauf einer EDV-Anlage jedoch auf den Bereich Maintenance, also die Instandhaltung und Wartung der gelieferten Hardware, während es für die Software den Servicevertrag gibt. Aus diesem Grund ist es mit einem externen EDV-Dienstleister im Vertrag festzulegen, wenn die Leistungen sich auch auf vom Unternehmen genutzte Software beziehen soll.

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