ERP-Systeme anpassen und Dauerschuldverhältnisse berücksichtigen Systemumstellung für Mehrwertsteuersenkung oft nicht umgesetzt

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Seit dem 1. Juli 2020 gelten bis zum Ende des Jahres reduzierte Mehrwertsteuersätze in Deutschland. Dadurch entstehen für Unternehmen einige IT-technische und prozessuale Herausforderungen. Diese werden im folgenden Beitrag beleuchtet.

Eine erste Bilanz der im Juli eingeführten Mehrwertsteuersenkung zeigt sehr deutlich: Die Umstellung ist bei vielen Unternehmen noch in vollem Gange. Das liegt vor allem daran, dass die steuerliche Senkung weit mehr erfordert, als einfach alle Rechnungen mit reduzierten Mehrwertsteuersätzen auszustellen. Denn für die Festlegung des Steuersatzes kommt es nicht darauf an, wann die Rechnung gestellt oder der Betrag bezahlt wurde, sondern wann die Leistung aus umsatzsteuerlicher Sicht erbracht wurde. Hierfür sieht das Umsatzsteuerrecht komplexe Regelungen vor. Das Bundesfinanzministeriums veröffentlichte kurz vor der Umstellung ein Schreiben und hat damit an vielen Stellen Klarheit gebracht, an einigen Stellen aber auch offene Fragen in der Praxis hinterlassen.

Insbesondere trifft das auf ERP-Systeme zu. Diese sind so anzupassen, dass Sachverhalte mit Blick auf die Steuerfindung und die Steuerentstehung automatisch richtig beurteilt und vor allem Rechnungen richtig ausgedruckt werden. Zudem ist in der Regel die Anlage neuer Steuerkennzeichen erforderlich. Prozentsätze in bestehenden und bereits genutzten Steuerkennzeichen dürfen dabei nicht verändert werden. Die neuen Steuerkennzeichen sollten bestmöglich zeitabhängig zu den Steuerermittlungskennzeichen gepflegt werden, um die anstehende Rückabwicklung gut vorbereitet zu haben.

Die Steuerkennzeichen sind sowohl in Einkaufs- als auch Vertriebsmodulen des jeweiligen ERP-Systems anzupassen. Hierbei ist insbesondere an die Anpassung von Einkaufsinfosätzen, Bestellungen, Kontrakten und Lieferplänen sowie Steuerkonditionssätze zu denken. Zur besseren Übersicht, welche Steuerbuchungen zu welchem Prozentsatz erfolgt sind, haben einige Unternehmen für den Zeitraum der zeitweisen Mehrwertsteuersenkung separate Steuerkonten eingerichtet. Diese separaten Steuerkonten sind zunächst manuell zu Anfang Juli 2020 den jeweiligen Steuerkennzeichen zuzuordnen. Dies ist zum ersten Januar 2021 wieder entsprechend anzupassen.

Unternehmen sollten zeitnah handeln, sonst droht finanzieller Schaden

Besonders herausfordernd sind grundsätzlich die steuerrechtliche Handhabung und die Rechnungsstellung zum Beispiel bei Leasing- und Mietverträgen, Lizenzen oder anderen Dauerschuldverhältnissen sowie die Handhabung von Anzahlungs- und Vorausrechnungen. Hier gibt es erfahrungsgemäß Handlungsbedarf bei vielen Unternehmen.

In diesem Zusammenhang wird oft die Vielseitigkeit der geschlossenen Verträge und Zahlungsbedingungen sowie die systemseitige Abwicklung unterschätzt. Bei Dauerschuldverhältnissen sollte systemseitig besonders die Anpassung von Dauerbuchungsbelegen berücksichtigt werden. Hierbei handelt es sich um periodisch wiederkehrende Buchungen, die das Buchungsprogramm aufgrund von Dauerbuchungsbelegen vornimmt. Das Verfahren der Dauerbuchung ist vergleichbar mit dem Dauerauftrag, der einer Bank zum Abbuchen von Miete, Beitragszahlungen oder Darlehenstilgungen gegeben wird. Da bei den Dauerbuchungen im Gegenkonto in der Regel ein fester Betrag eingestellt ist, passen womöglich der automatisch ermittelte Steuerbetrag und das Steuerkonto nicht mehr.

Die Zeit zum Abschluss der Umstellungsarbeiten drängt. Für Umsätze, die im Juli erbracht und unzutreffend fakturiert wurden, werden die Rechnungen – aufgrund einer Übergangsregelung – von der Finanzverwaltung in bestimmten Fällen nicht beanstandet. Unternehmen, die jedoch für im Zeitraum August bis Dezember 2020 erbrachte Umsätze eine Rechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer stellen, obwohl nur 16 Prozent fällig wären, müssen dann auch 19 Prozent an den Fiskus abführen. Der Kunde darf jedoch nur 16 Prozent als Vorsteuer abziehen. Im Regelfall wird er auch nur verpflichtet sein, 16 Prozent als Teil des Kaufpreises zu zahlen.

So kann für das Unternehmen ein Schaden in Höhe der Differenz von drei Prozentpunkten entstehen – bis zu einer Rechnungskorrektur, die sich im Einzelfall als schwierig oder (systemseitig) nicht umsetzbar herausstellen kann. Ebenso stellt ein eventuell erfolgter zu hoher Vorsteuerabzug ein Problem für den Kunden dar. Er muss diesen Fehler gegenüber dem Finanzamt unverzüglich korrigieren. Wenn derartige Fehler viele Posten betreffen, kann durch die Differenz schnell ein größerer Schaden entstehen. Unternehmen, die die Umstellung noch nicht abgeschlossen haben, sollten dies deshalb zeitnah umsetzen, um Steuernachzahlungen und Zinsen zu vermeiden. Nachträgliche Anpassungen von Umsatzsteuerdeklarationen können im schlimmsten Fall auch als Steuerordnungswidrigkeit oder Steuerstraftat gewertet werden.

Eine gründliche Bestandsaufnahme zeigt den tatsächlichen Anpassungsbedarf

Dies gilt es zu vermeiden. Zunächst sollte daher eine Bestandsaufnahme dahingehend vollzogen werden, welche verschiedenen Vertragsarten, Rechnungsvorgänge, Prozesse und betroffene ERP-Systeme im Unternehmen vorkommen und was es dabei steuerrechtlich in diesem Zusammenhang zu beachten gilt. Das Augenmerk ist hierbei sowohl auf systemseitige, als auch manuelle und auf externe Dienstleister outgesourcte Prozesse zu legen. Die nachstehende Übersicht soll den potenziellen systemseitigen und prozessualen Anpassungsbedarf verdeutlichen.

Wichtig ist auch, dass die Unternehmen das ERP-System so anpassen, dass die Änderungen in der Software leicht wieder rückgängig gemacht werden können. Schließlich gilt diese Steuersenkung nach jetzigem Stand nur bis zum 31. Dezember 2020. Einen wichtigen Baustein stellen in diesem Zusammenhang beispielsweise zeitabhängige Steuerkennzeichen im ERP-System dar.

Es bleibt zu hoffen, dass die Steuerbehörden bei der laufenden Veranlagung sowie auch bei künftigen Betriebsprüfungen für diesen Sonderzeitraum mit Maß und Ziel an die Unternehmen herantreten.

Über die Autorin

Nancy Schanda ist Rechtsanwältin und Steuerberaterin sowie Partnerin im Bereich Tax, Indirect Tax Services bei der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Ihre Schwerpunkte der umsatzsteuerlichen Beratung liegen in der projekthaften Beratung bei Restrukturierungen, Durchführung von VAT Health Checks und System-/Prozessprüfungen, der Beratung bei ERP-Projekten sowie der Konzeption und Implementierung von Tax Compliance Management-Systemen.

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