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Robotic Process Automation

„Software-Roboter“ ­erobern den Büroalltag

| Autor: Dr. Stefan Riedl

Routine-Aufgaben werden von „Software-Robotern“ erledigt.
Routine-Aufgaben werden von „Software-Robotern“ erledigt. (Bild: © laslolf - stock.adobe.com)

Ein Blick in die Datenbank, ein vergleichender in die Excel-Liste, bei Abweichung Copy und Paste, dann eine Standard-E-Mail zum Vorgang rausgeschickt. Büroroutinen können nerven. „Software-Roboter“ sind da emotionslos, schon vor dem Chef im Laden und nie krank.

Unter dem Sammelbegriff RPA (Robotic Process Automation) erobert programmierte Software gegenwärtig den Büroalltag. „Software-­Roboter“ übernehmen repetetive, regelbasierte Aufgaben im Sinne von funktions- und anwendungs-übergreifenden Makros. Zu den Aufgaben, die RPA-Lösungen beispielsweise in der Einkaufsabteilung eines Unternehmens übernehmen können, zählen:

  • Medienbrüche bei Angeboten überbrücken, indem die Kerndaten in einheitliche Übersichtsdarstellungen überführt werden.
  • Eine Gültigkeitsprüfung von Umsatzsteuernummern könnte durch einen Software-Roboter automatisiert übernommen werden.
  • In der Rechnungsprüfung kann der Großteil der anfallenden Arbeit vom Posteingang bis zur Autorisierung automatisiert werden.
  • Datenbankpflege – seien es Kunden oder Produktdaten – kann im Sinne eines Abgleichs einer bestehenden Datensammlung mit einer externen Quelle vom Roboter übernommen werden.

RPA versus BPM

Neben RPA ist BPM (Business Process Management, auch als „Dunkelverarbeitung“ bekannt) eine Methode, Prozesse zu optimieren. Alexander Steiner, Chief Solution Architect bei meta:proc beschreibt die Unterschiede folgendermaßen: „Während sich bei RPA Software-Roboter als smarte Kollegen im Unternehmen nützlich machen, dient BPM eher dazu, alle Geschäftsabläufe zielgerichtet zu analysieren, zu modellieren und zu verbessern. Beide Methoden lassen sich demnach also unter derselben Zielsetzung anwenden, werden jedoch mit unterschiedlichen Strategien umgesetzt – RPA eher faktisch, mit Robotern, die langweilige Büroroutinen übernehmen, und BPM eher strategisch, mit am Ende effizienter und schlanker gestalteten Prozessen. „Die detaillierte Modellierung aller Abläufe, deren gezielte Durchführung und Überwachung sowie ständige Verbesserung bilden die Kernelemente.“ So unterstützt die BPM-Methode die Verantwortlichen dabei, sich einen Überblick zu verschaffen, Prozesse neu zu definieren, abzubilden und letztendlich zu koordinieren – auch die Mitarbeiter betreffend.

Software arbeiten lassen

Zurück zu den Software-Robotern, die Hersteller naturgemäß eher als neue Mitarbeiter, die langweilige Aufgaben übernehmen, präsentieren und nicht als Konkurrenten auf dem Arbeitsmarkt für Büroarbeiten: „Virtuelle Mitarbeiter übernehmen vom Anwender den Umgang einzelner Benutzeroberflächen oder auch ganze Geschäftsprozesse inklusive Verwendung der dazugehörigen Benutzerschnittstellen wie beispielsweise Maus und Tastatur“, erläutert Steiner. „Die Software arbeitet anwendungsübergreifend und integrierend mit Programmierschnittstellen (APIs), REST-Schnittstellen, User-Interface-Automation (UIA) sowie automatischer Bild-, Muster- und Texterkennung auf allen Oberflächen des Computers.“ Mithilfe der Automatisierung erhalten Arbeitskräfte mehr frei verfügbare Zeit für Aufgaben, die individuelle Interaktionen und emotionales Urteilsvermögen erfordern. Software-Roboter imitieren und optimieren Geschäftsprozesse in allen Bereichen rund um die Uhr mit einer Fehleranfälligkeit gegen null.

Wachstumsmarkt

Die Aussicht, fast fehlerlos arbeitende (virtuelle) Mitarbeiter für Routinearbeiten ohne Lohn- und Lohnnebenkosten beschäftigen zu können, ist naturgemäß betriebswirtschaftlich attraktiv. Der internationale Markt für Robotic Process Automation wächst vor diesem Hintergrund rasant. Nach Angaben der Analysten von „MarketsandMarkets“ liegt die jährliche Umsatzwachstumsrate aktuell bei rund 30 Prozent. Die Marktforscher von „Grand View Research“ sagen voraus, dass bis 2024 eine Marktgröße von rund 7,5 Milliarden US-Dollar erreicht sein soll.

Virtuelle Mitarbeiter aus Bots

Die Daten für RPA-Lösungen zusammenzutragen ist eine Herausforderung.
Die Daten für RPA-Lösungen zusammenzutragen ist eine Herausforderung. (Bild: Ico Maker - stock.adobe.com)

Der deutsche RPA-Anbieter „Another Monday“ hat volle Auftragsbücher und expandiert. Über die Technologie des Anbieters wird die weltweit größte Bot-Farm mit aktuell über 3,9 Millionen Transaktionen pro Monat gesteuert, gibt das Unternehmen an. Das entspricht rund 1.850 virtuellen Vollzeitmitarbeitern, die sich jeweils – je nach Aufgabe – aus vielen Einzelbots zusammensetzen. Das hierzulande in Köln angesiedelte Unternehmen betreibt Niederlassungen in Wien (Österreich), Muntelier (Schweiz) und Kerkrade (Niederlande) und expandiert dieser Tage mit zwei neuen Standorten nach Paris und London.

Ergänzendes zum Thema
 
Datenerfassung für RPA-Lösungen

Papier und Künstliche Intelligenz (KI)

Die IDC-Studie „Future of Work“ vom September dieses Jahres prognostiziert einen großen Schub für das papierlose Büro durch KI-basierte Workflows. Demnach werden verbesserte digitale Workflows im Rahmen von Dokumentenmanagement- (DMS) und Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) viel Erleichterung in den Arbeitsalltagsroutinen bringen und zugleich viel Papier und ­Zettelwirtschaft aus dem Unternehmen verbannen. Als zugrunde liegende Technologien werden „KI- und Robotic-Process-Automation-(RPA)-Funktionalitäten“ ausgemacht, die letztlich zum Treiber der Digitalisierung werden, so die IDC-Studie.

Lukratives Geschäftsfeld

Zukunftssicher sind Unternehmen aus dem ECM-, DMS- und Datenplattform-Segment vor dem Hintergrund fortschreitender Automatisierung bei digitalen Prozessen nur, wenn sie das Thema RPA auf dem Radar haben. Denn „Software-Roboter“ erobern längst den Büroalltag. Dem IT-Channel bietet das RPA-Thema die Chance, sich als Berater in Sachen „digitale Prozesse“ zu positionieren und Know-hox in bare Münze zu verwandeln.

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