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Weniger Zeit in Meetings vergeuden Smarte Technik macht Meetings produktiver

Autor / Redakteur: Paul Scholey / Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Immer mehr Meetings, aber immer weniger Zeit – es ist eine leidige Geschichte. Laut einer im Auftrag von BlueJeans Network durchgeführte Umfrage unter 700 Teilnehmern in den USA, berichteten 67 Prozent der Befragten über einen signifikanten Anstieg wöchentlicher Meetings, in denen sie rund 31 Prozent ihrer Zeit verbringen. Doch smarte Technik kann hier effizienzsteigernd unterstützen.

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Mit moderner Technologie werden Meetings produktiver – egal ob sie remote stattfinden oder vor Ort!
Mit moderner Technologie werden Meetings produktiver – egal ob sie remote stattfinden oder vor Ort!
(Bild: Bluejeans)

Im Gespräch mit Kunden hören wir oft, dass es in Hinblick auf die Meeting-Produktivität noch viel zu verbessern gibt. Der State of Meetings Report 2019 von Doodle geht in die gleiche Richtung. Demnach vergeuden Mitarbeiter hierzulande zwei Stunden pro Woche mit sinnlosen Meetings. Zusammengenommen kostet dies Unternehmen in Deutschland im Jahr über 64,72 Milliarden Euro.

Drei Meeting-Produktivitätskiller

Was müsste sich bei Meetings ändern, damit diese als produktiv wahrgenommen werden? Die eingangs erwähnte Umfrage konnte drei Produktivitätskiller ausmachen:

  • Zu viele Meetings und „FOMO“-Effekt – 52 Prozent der Befragten gaben an, dass sie aufgrund zu vieler Meetings abends oder auch am Wochenende länger arbeiten müssen. Und 48 Prozent Befragten sprachen vom Meeting-FOMO, englisch für „fear of missing out“. Sie haben das Gefühl, dass sie etwas Wichtiges verpassen würden, wenn sie nicht am Meeting teilnehmen.
  • Keine greifbaren Ergebnisse – auf vielen Meetings wird nichts Wesentliches besprochen. Sie verpuffen sozusagen, sobald das Meeting beendet ist. Die Diskussion war zu flüchtig. Notizen zu subjektiv. Und am Ende ist gar nicht klar, warum man eigentlich zusammenkam. Nicht verwunderlich also, dass 74 Prozent der Befragten eine schlechte Meetingkultur in ihrem Unternehmen beklagen.
  • Nächste Schritte werden nicht definiert – die Nachbereitung von Meetings erfordert Disziplin und klare Zuständigkeiten. Oft sind die Mitarbeiter zu sehr auf das Meeting konzentriert, als dass klare nächste Schritte und Zuständigkeiten definiert werden. Viele Agenda-Punkte kommen das nächste Mal, sozusagen in der Meeting-Endlosschleife, einfach auf Wiedervorlage.

Nichtsdestotrotz, Meetings werden nicht so schnell verschwinden. Es liegt auf der Hand, dass für die meisten Unternehmen die Vorteile von Meetings trotz Zeitvergeudung und damit verbundenen Einbußen überwiegen.

Die neuen Funktionen von Meetings

Im Zeitalter agiler, schlanker Prozesse und flacherer Hierarchien ist die Zusammenarbeit jedoch nicht mehr allein eine Sache von Meetings. In den letzten zehn Jahren ist eine ganze Branche aufgetaucht und hat neue Werkzeuge entwickelt, um eine interaktive, iterative Arbeitsweise zu unterstützen. Von der Dokumentenfreigabe über Instant Messaging bis hin zum Projektmanagement – diese Innovationen sorgen dafür, dass Projekte vorankommen und bieten gleichzeitig klare Verantwortlichkeiten, Auditierbarkeit und Versionskontrolle. Als Teil dieser neuen Arbeitsweise hat sich der Unified-Communications-Bereich (UC) erheblich weiterentwickelt.

Dieser Schritt zu mehr Zusammenarbeit im Arbeitsalltag hat die Rolle und die Erwartungen an das traditionelle Meeting neu definiert. Wo Mitarbeiter isoliert in ihren Büros arbeiten, bedarf es regelmäßiger Meetings damit die Teammitglieder über den Fortschritt ihrer Arbeit berichten können und alle auf den gleichen Stand kommen. Wo die Mitarbeiter dank neuer UC-Technologien während eines Projektes aber sowieso im regelmäßigen Kontakt stehen, ändern sich auch die Ziele von Meetings und die Gruppeninteraktion steht mehr im Vordergrund. Dann dienen die Meetings der taktischen Entscheidungsfindung, in denen die Projektbeteiligten Konflikte lösen, Engpässe beseitigen und einen Konsens erzielen – oder es geht darum, gemeinsam kreative Ideen zu entwickeln.

#GetSmart

Aus diesem Grunde wird es auch weiterhin eher mehr als weniger Meetings geben. Die gute Nachricht ist, dass neue Technologien die neuen Funktionen von (virtuellen) Meetings besser unterstützen und die Meeting-Produktivitätskiller besser angehen. Folgende „smarte“ UC-Technologien können helfen, Meetings – egal ob remote oder vor Ort – produktiver zu gestalten:

Glasklarer Sound – Gute Audioqualität, wie sie zum Beispiel Dolby Labs liefert, verbessert nicht nur die Qualität eines Meetings, sondern fungiert auch als Grundlage für präzise Echtzeit-Transkriptionen. Diese können von KI-basierten Funktionalitäten genutzt werden, um Quellennotizen zu sammeln, Handlungsanweisungen zuzuordnen und Zusammenfassungen von Meetings zusenden.

Erfassen und teilen von Meeting-Höhepunkten – Ein moderner Ansatz zur Dokumentation von Meetingprotokollen nutzt Crowdsourcing zur Aufzeichnung der wichtigsten Themen, die während eines Meetings diskutiert wurden. Meeting-Teilnehmer haben die Möglichkeit, Gesprächspunkte zu bewerten und kritische Meeting-Momente zu priorisieren. Dadurch kann jeder Standpunkt erfasst werden. Auch wenn einige Teilnehmer sich nicht aktiv am Meeting beteiligt haben oder sogar abwesend waren, können sie dennoch im Nachgang zum Meeting-Dialog beitragen.

Konsistente Zuordnung von Handlungsanweisungen – Handlungsanweisungen und nächste Schritte sollte man nicht dem Zufall überlassen. Funktionen wie In-Line-Action-Items sorgen dafür, dass To-Dos, die während eines Meetings identifiziert werden, schnell markiert und den Verantwortlichen zugewiesen werden können. Automatische Warnmeldungen und Follow-up-Flags erhöhen die Sichtbarkeit und ermöglichen es Unternehmen, eine Kultur der Verantwortlichkeit zu entwickeln.

Meeting-Zusammenfassungen auf Abruf – Egal ob doppelt gebuchte Termine im Kalender oder wichtige andere Termine, intelligenten Funktionen erlauben es sogar, Meetings fernzubleiben ohne etwas zu verpassen. Interaktive, KI-basierte Meeting-Zusammenfassungen verwandeln eine einstündige Meeting-Aufzeichnung in eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Highlights.

Paul Scholey.
Paul Scholey.
(Bild: © Barry Phillips / Bluejeans)

Fazit

Meetings werden nicht so schnell verschwinden, aber dank intelligenter Tools werden sie produktiver. Die smarten Funktionen bieten den Teilnehmern ein besseres Nutzererlebnis vor, während und nach dem Meeting. Meetings werden nicht nur kürzer, es müssen auch nicht mehr zwingend alle Mitarbeiter an jedem Meeting teilnehmen. Alle Beteiligten wissen trotzdem, was die nächsten Schritte sind und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. So wird weniger Zeit vergeudet und Meetings helfen tatsächlich dabei, dass die Arbeit erledigt wird.

Über den Autor

Paul Scholey ist VP International Sales bei BlueJeans.

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