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Robotic Process Automation

RPA wird das nächste „große Ding“ in der IT

| Autor: Dr. Stefan Riedl

Software-Roboter übernehmen stupide Arbeiten.
Software-Roboter übernehmen stupide Arbeiten. (Bild: © grandfailure - stock.adobe.com)

Buzzwords gibt es viele und die IT-Branche nutzt sie geschickt. Beispielsweise wenn jede Machine-Learning-Funktionalität als „KI“ verkauft wird. Zum „Next big Thing“ wird jedoch nicht jede Marketing-Phrase. Robotic Process Automation (RPA) hat aber das Potenzial dazu.

Robotic Process Automation (RPA) verändert die Arbeitswelt immens. Viele befürchten, durch den Einsatz von Software-Robotern, die repetitive Routine-Aufgaben übernehmen, ist der Grundstein für die kommende Massenarbeitslosigkeit durch die „Durchdigitalisierung“ der Büroarbeit gelegt. Per Stritich, Vice President DACH, beim RPA-Anbieter Automation Anywhere, sieht das anders: „Software-Roboter ­machen keine Mitarbeiter arbeitslos.“ Künftig wird es vielmehr weitaus weniger monotone Arbeitsabläufe geben, ist der Manager überzeugt. „Wir Menschen werden durch diese Entwicklung in Zukunft unser Potenzial viel besser nutzen können.“

Stritich blickt zurück: „In den letzten 20 Jahren hat die Digitalisierung bereits viel in Hinblick auf Organisation, Prozesse und Applikationen in den Unternehmen verändert. In diesem Zeitraum konnten – gemessen an der Arbeitszeit – etwa 20 bis 30 Prozent automatisiert werden.“ Allerdings sei das Potenzial noch lange nicht ausgeschöpft, hochqualifizierten Mitarbeitern banalen Aufgaben abzunehmen, damit diese kreative, statt stupide Arbeit verrichten.

Beispiele aus der Abteilung „Einkauf“

„Software-­Roboter“ übernehmen sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben im Sinne von funktions- und anwendungs-übergreifenden Makros. Zu den Aufgaben, die RPA-Lösungen beispielsweise in der Einkaufsabteilung eines Unternehmens übernehmen können, zählen:

  • Datenbankpflege – seien es Kunden oder Produktdaten – kann im Sinne eines Abgleichs einer bestehenden Datensammlung mit einer externen Quelle und den daraus resultierenden Anpassungen, vom Software-Roboter übernommen werden.
  • In der Rechnungsprüfung kann der Großteil der anfallenden Arbeit vom Posteingang bis zur Autorisierung automatisiert werden
  • Eine Gültigkeitsprüfung von Umsatzsteuernummern könnte durch einen Software-Roboter automatisiert übernommen werden.
  • Medienbrüche bei Angeboten überbrücken, indem die Kerndaten in einheitliche Übersichtsdarstellungen überführt werden.

Verlagerung von Arbeit hin zu Bots

Per Stritich, Vice President DACH, Automation Anywhere
Per Stritich, Vice President DACH, Automation Anywhere (Bild: Automation Anywhere)

„Es ist doch schön, wenn Mitarbeiter sich wiederholende Arbeiten an Bots abgeben können, um selbst mehr mit ihrer menschlichen Kreativität arbeiten zu können“, kommentiert der Vice President DACH ­diese Verlagerung von Arbeit hin zu Bots.

Grundsätzlich wird bei Automation Anywhere zwischen zwei Klassen von Bots unterschieden: IQ-Bots und RPA-Bots. Erstere arbeiten mit unstrukturierten Daten, wie E-Mails, diversen Dokumenten und Chatverläufen. Hier werden Strukturen und Metadaten erkannt und im Zweifel fragt der Bot nach. Sind die Daten aufbereitet, können klassische RPA-Bots eingesetzt werden. Man kann ihnen beim Arbeiten ­zuschauen, wobei aufgrund der Geschwindigkeit die Bildschirmaufnahmen teilweise verlangsamt abgespult werden müssen. Der RPA-Bot holt sich dann beispielsweise Daten aus einem vordefinierten Feld A, geht dann auf Website B und stößt Vorgang C an. Mit kleineren Änderungen kommt der Bot klar, wenn ein Feld beispielsweise einen Zentimeter verschoben wird. Sind die beteiligten Systeme durch größere Umbaumaßnahmen anders, fragt er nach. „Programmiert wird das alles über einen ­visuellen Low-Code-Ansatz“, so der Chef für den deutschsprachigen Markt bei ­Automation Anywhere.

Praxisbeispiele

Die Bank „Bancolombia“ ist ein Beispiel dafür, dass die Einführung von RPA nicht zu Stellenabbau führen muss. Das Unternehmen hat einige Tausend Bots eingerichtet, die bestehenden Mitarbeiter teilweise mit neuen Aufgaben in neuen Geschäftsfeldern betraut und letzten Endes weitere Mitarbeiter eingestellt. Ein großer Mischkonzern aus Deutschland nutzt RPA in Kombination mit Chatbots für Verträge mit Zulieferern, die unter 1.000 Euro liegen, und verhandelt so Rabatte automatisch ohne menschliche Interaktion, so Stritich. Die Bank ING nutzt RPA unter anderem zur Erstellung von neuen Bankkonten. Das läuft dann während der Nacht ohne den Tagesbetrieb zu stören. Verschiedene Telco-Dienstleister unterstützen die Arbeit ihrer Call-Center-Mitarbeiter mit Bots von Automation Anywhere, so der RPA-Profi. „Hierbei geht es darum, schnell aus verfügbaren Produkten – Internet, Handy, Telefonie – gemäß den Kundenwünschen das jeweils günstigste Angebot zu finden.“

Meta-Bots und Plattformökonomie

Beim Ansatz von Automation Anywhere werden alle Vorgänge, die mit den eingesetzten Bots zusammenhängen, in einer Plattform – dem Analytics Layer – zusammengefasst. Dort ist in Echtzeit ersichtlich welche Bots im Einsatz sind sowie andere Key-Metriken. „Zu unseren Partnern zählen große Unternehmensberatungen wie KPMG, große Systemintegratoren wie Accenture oder IBM, aber auch kleinere Systemintegratoren und Systemhäuser. Beispielsweise ISG aus Frankfurt oder Boydak“, sagt der Manager. „Wir haben auch sehr gute Erfahrungen mit kleinen, spezialisierten Systemhäusern gemacht – sie kennen ihre Kunden extrem gut und sind sehr agil bei der Durchführung“, lobt Stritich. Im Raum DACH sind etwa 100 Partner zertifiziert, Tendenz steigend, da das Thema zunehmend im Mittelstand ankommt. Im Aufbau befindet sich gerade ein App-Store mit klassischer Plattformökonomie. Hier werden so genannte Meta-Bots vom Hersteller Automation Anywhere oder Partnern angeboten, wie einen „Procure-to-pay-Bot“ für ein SAP-System.

Bot bauen lernen

„Eat your own Dogfood“, heißt es in den USA so schön. Bei Automation Anywhere gilt diese Devise dergestalt, dass jeder Mitarbeiter einen Kurs zur Bot-Erstellung besucht. Der dauert etwa drei Tage. Für Interessenten und Kunden wird zudem ein „Botathon“ angeboten. Das funktioniert nach dem Prinzip eines Hackathon, dauert ebenso drei Tage und Mitarbeiter aus verschiedenen Fachabteilungen lernen hierbei live Bots zu bauen, die ihre Prozesse abbilden.

Wo ist das RPA-Wissen angesiedelt?

Die Herangehensweise in großen Unternehmen Robotic Process Automation zu implementieren ist, firmenintern so genannte Center of Excellence aufzubauen, verrät Per Stritich, Vice President DACH, Automation Anywhere. In diesen Zentren werden eine Reihe von Spezialisten für alle Themen rund um Daten und Prozesse zusammengebracht. „Neben Künstlicher Intelligenz, Business Process Management und Data Mining ist hier zunehmend auch das Thema Robotic Process Automation beheimatet“, so Stritich. Automation Anywhere arbeitet mit rund 700 Hochschulen zusammen, wobei der Einsatz von Software-Robotern nicht nur in der Informatik eine Rolle spielt, sondern auch in den Bereichen HR, Finanzwesen, operative BWL oder Marktforschung. Es gibt hier sowohl Grundkurse, als auch vertiefende Lehreinheiten. Und eine hauseigene „Online-Uni“.

Die ganze RPA-Branche wächst derzeit rasend schnell. Automation Anywhere hat zur Zeit etwa 2.500 Mitarbeiter weltweit. Aber: „Wir stellen zur Zeit im Schnitt jede Woche 100 neue Leute ein“, sagt Stritich. Menschen, wohlgemerkt – keine Bots.

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