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RPA als Treiber der Digitalen Transformation

| Autor / Redakteur: Daniel Schmidt / Sarah Böttcher

Bei der Digitalen Transformation dürfen Unternehmen nicht nur auf eine einzige Technologie setzen. Ein integrierter Ansatz muss den vorherrschenden „Single Technology“-Ansatz ablösen.
Bei der Digitalen Transformation dürfen Unternehmen nicht nur auf eine einzige Technologie setzen. Ein integrierter Ansatz muss den vorherrschenden „Single Technology“-Ansatz ablösen. (Bild: © merklicht.de - stock.adobe.com)

Auch wenn es die Technologie inzwischen seit einigen Jahren gibt: Robotic Process Automation (RPA) ist für viele Unternehmen nach wie vor ein brandaktuelles Thema, weshalb es im Zuge der Digitalen Transformation in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle spielt.

Der Hauptgrund, weshalb es Unternehmen schwierig finden, die Vorteile von RPA zu skalieren, besteht nicht darin, dass die Technologie von Natur aus in ihrem Funktionsumfang begrenzt ist. Das Problem ist vielmehr, dass Unternehmen versuchen, mit RPA alle Prozesse vollständig zu automatisieren. Mit RPA können Unternehmen ihre Mitarbeiter von zeitraubenden Tätigkeiten, etwa dem Kopieren von Daten, zwar befreien. Inzwischen ist allerdings ein regelrechter Kampf zwischen RPA-Anbietern entbrannt. Welcher der Anbieter bietet die meisten Gadgets und Widgets scheint dabei wichtiger zu sein, als sich auf die übergeordnete strategische Ebene zu konzentrieren. Das erschwert die Entscheidungsfindung für Unternehmen, die eine Lösung suchen. Um ihre Digitalisierungsinitiativen voranzutreiben und eine größere Anzahl von Geschäftsprozessen vollständig zu automatisieren, wollen immer mehr Unternehmen eine einzige umfassende Automatisierungsplattform einsetzen, die eine End-to-End-Prozessautomatisierung bietet.

Obwohl sich mit RPA viele Prozesse automatisieren lassen, sind oft deutlich komplementärere Technologien notwendig, um beispielsweise Daten aus verschiedenen Eingangskanälen zu erfassen und zu verarbeiten oder um unstrukturierte Daten zu verwenden, komplexe Ausnahmen von Prozessen zu verwalten oder die Interaktion zwischen Mensch und Maschine zu erleichtern. Dafür sind einfache RPA-Lösungen nicht geeignet, sondern es ist eine Automatisierungslösung notwendig, die aus verschiedenen Bausteinen und KI-Technologien besteht. Hiermit können Unternehmen sehr einfach ganzheitliche Automatisierungen und damit Effizienzsteigerungen vornehmen.

Single-Technology-Ansatz nicht zielführend

Kürzlich hat das Analystenhaus HFS aufgezeigt, dass es bei der Digitalen Transformation am sogenannten „Single Technology“-Ansatz mangelt und dabei insbesondere RPA als Beispiel herangezogen. HFS spricht sich für einen integrierten Ansatz aus: „RPA bietet eine hervorragende Hilfe, um aktuelle Lösungen aufzuwerten, da sie helfen, die Daseinsberechtigung von Legacy-Systemen zu verlängern. Aber sie liefert keine nachhaltigen Antworten. Integrated Automation ist die Art und Weise, wie Unternehmen ihr Geschäft transformieren und ein End-to-End Digital OneOffice erreichen können.“ Eine integrierte Plattform reduziert dabei nicht nur die Kosten, den Zeitaufwand und die Komplexität, sondern steigert zugleich die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern.

Auf den ersten Blick kann es etwas entmutigend wirken, eine neue Plattform für die End-to-End-Automatisierung von Geschäftsprozessen einzusetzen. Allerdings bietet folgender fünfstufiger Leitfaden Unternehmen eine hilfreiche Stütze, um die Digitalisierungsvorhaben voranzutreiben:

Schritt 1: Den digitalen Reifegrad mittels Maturity Model Assessment bestimmen

Um beurteilen zu können, auf welcher Reifestufe sich ein Unternehmen im Digitalisierungsprozess befindet, ist es notwendig, den digitalen Reifegrad zu bestimmen. Eine Reifegradmodellbewertung beginnt in der Regel mit der Analyse der Automatisierungsbereitschaft aus Technologie- und Prozessperspektive. Unternehmen können zur Bestimmung ihres Reifegrades unterschiedliche Modelle heranziehen. Die meisten vereint, dass Projekt- und Führungsverantwortliche ausführliche Fragebögen beantworten müssen. Auch die IT ist frühzeitig in diese Diskussion einzubeziehen, da sie genau weiß, wie Automatisierungstechnologien in den gesamten IT-Kontext und Infrastruktur passen. Außerdem sind sie auch für die Verwaltung der Umgebungen zuständig, in denen diese Technologien eingesetzt werden sowie dafür, dass Unternehmen Sicherheitsprotokolle einhalten – und das während des gesamten Bereitstellungsprozesses.

Wichtig ist zudem, dass Unternehmen genau untersuchen, wie gut aktuelle Prozesse in dieser Phase dokumentiert sind. Wenn vor der Automatisierung noch Probleme in Prozessen gefunden werden, können Unternehmen diesbezüglich Vorabinvestitionen tätigen. Die Automatisierung ist dann besonders effizient, wenn sie für Prozesse eingesetzt wird, die bereits ordnungsgemäß ablaufen. Sie ist nicht dazu gedacht, Probleme in fehlerhaften Prozessen zu beheben oder auszumerzen. Mit anderen Worten: Es ist hilfreich, zunächst Prozesse zu optimieren und sie anschließend zu automatisieren.

Schritt 2: Business Case erstellen

Nachdem Unternehmen die „Process Readiness“ bewertet haben, sollten sie nun einen Business Case für die Automatisierung entwickeln. Dadurch können sie klare Verknüpfungen zwischen der Automatisierung und ihren strategischen, personellen, operativen und finanziellen Zielen herstellen. Der Business Case beinhaltet zudem auch eine Rangfolge der Use-Case-Kandidaten, je nach dem, wo potenziell die höchste Rendite zu erwarten ist. Auf Basis dieser Vorgehensweise erhält ein Unternehmen eine klare Vorstellung, welche Technologien erforderlich sind, um die Automatisierung voranzutreiben. Typischerweise handelt es sich dabei um drei Schritte. Im ersten Schritt werden Daten erfasst – dies können erhebliche Mengen und unterschiedlichste Datentypen sein. Diese erfassten Daten lösen im nächsten Schritt üblicherweise eine Aktion in der Geschäftsapplikation aus. Das können etwa die Aktualisierung von Kundendaten, die Bearbeitung einer Beschwerde oder auch das Auslösen eines Bestellprozesses sein. Wenn notwendig – zumeist genau dann, wenn die Automatisierung dies selbst nicht mehr leisten kann –, sind im dritten Schritt gezielt Personen (sowohl auf der Kunden- als auch auf der Unternehmensseite) in den Prozess zu involvieren, um beispielsweise Ausnahmen zu bestätigen oder fehlende Informationen nachzuliefern. Haben Unternehmen ihre Herausforderungen einmal identifiziert, lassen sich diese in die Kerntechnologien von Intelligent Automation adaptieren. Die Technologien bieten einen Mehrwert für Unternehmen, wenn sie gebündelt und gut in eine Plattform integriert sind:

  • Cognitive Capture: Jedes Dokument – gleich aus welcher Quelle und ob unstrukturiert oder strukturiert – wird erfasst und in verwertbare Informationen umgewandelt.
  • Prozessorchestrierung: Hierüber lassen sich Personen, Automatisierungstechnologien, Systeme und Anwendungen entlang eines umfassenden Arbeitsablaufes auf eine intuitive Weise für Geschäftsanwender integrieren.
  • Mobilität & Engagement: So lassen sich Kunden effizient über das Internet oder mobile Geräte ansprechen.
  • Erweiterte Analysefunktionen: Datengetriebene Erkenntnisse lassen sich in einem Dashboard bereitstellen, sodass Unternehmen die Effizienz der automatisierten Prozesse überprüfen können.
  • Künstliche Intelligenz: Selbst komplexeste Entscheidungsfindungen lassen sich automatisieren und zudem personalisierte Services für den Endbenutzer bereitstellen.

Unternehmen sollten zunächst die notwendigen Schritte unternehmen, um die Anwendungsfälle – die den ROI antreiben – sowie die zu ihrer Automatisierung erforderlichen Plattformtechnologien aufeinander abzustimmen. Dann können sie dazu übergehen, Automatisierungslösungen innerhalb der Plattform zu entwickeln. Das bedeutet:

  • Erste Dokumentation: Zunächst ist zu erfassen, was genau eine Automatisierungslösung leisten soll. Die Dokumentation dient als „Blaupause“ für das Design.
  • Lösungsdesign: Innerhalb dieses Schrittes sollten Unternehmen Komponenten der Plattformlösung über verschiedene Technologien hinweg aufbauen. Eine Plattform spart wegen der Interoperabilität ihrer Technologien dem Unternehmen viel Zeit, die für die Integration einer Reihe von einzelnen, nicht integrierten Softwareprodukten notwendig gewesen wäre. Das macht sie so leistungsstark.
  • Benutzertestes: Unternehmen sollten sich vergewissern, dass die Lösung dem Protokoll entspricht und in Übereinstimmung mit den Vorgaben der Erstdokumentation funktioniert.
  • Automatisierung bereitstellen: Nun ist die Automatisierung in einer Live-/Produktionsumgebung zu testen. Schnell sollten erste Erfolge sichtbar sein.

Diese vier Schritte stellen einen sehr breiten, aber systematischen Ansatz dar, um sicherzustellen, dass alle Automatisierungslösungen nach einem bestimmen Standard konzipiert und eingesetzt werden.

Schritt 3: Ein Kompetenzteam etablieren

Es ist wichtig, ein Betriebsmodell rund um die Automatisierung zu erstellen, das zum Unternehmen passt. Dies könnte man auch als eine Art Kompetenzzentrum (auch bekannt als Center of Excellence) für Intelligent Automation bezeichnen. Es besteht aus einer Gruppe Mitarbeitern, die sich intensiv mit allen Themen der Automatisierung befassen. Darunter auch mit der Aufrechterhaltung und Überwachung von Standards im gesamten Unternehmen, Schulungen, Management von Anbietern und der Einführung von Best Practices. Unternehmen können die Struktur einer solchen „Intelligent-Automation-Taskforce“ flexibel gestalten. Es gibt drei Hauptmodelle, die sich jeweils in der Verteilung der Verantwortlichkeiten im Unternehmen unterscheiden:

  • Zentralisiertes Betriebsmodell: Ein einziges Team ist für die Durchführung und Kontrolle aller Aspekte der Automatisierung verantwortlich.
  • Dezentrales Betriebsmodell: Die Verantwortlichkeiten für den Betrieb des Automatisierungsprogramms sind auf verschiedene Geschäftseinheiten innerhalb des Unternehmens verteilt.
  • Hybrides Betriebsmodell: Einige Aspekte des Automatisierungsprogramms führt ein einziges, zentralisiertes Team aus, während andere in anderen Geschäftsbereichen repliziert werden.

Auf die Frage, welches das geeignete Modell ist, gibt es keine falsche oder richtige Antwort. Unternehmen sollten mit dem Modell beginnen, das für sie passend erscheint. Bei Bedarf können sie eine Anpassung vornehmen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise gerade erst mit der Automatisierung beginnt, ist es möglicherweise besser, mit dem zentralisierten Ansatz zu beginnen. Wenn sich die Einführung der Automatisierung auf das gesamte Unternehmen ausweitet und eine Skalierung stattfindet, sind in einem späteren Schritt höchstwahrscheinlich bestimmte Verantwortlichkeiten im gesamten Unternehmen zu übertragen und/oder zu replizieren.

Schritt 4: Skalierung

Sobald Unternehmen die Reifegradbestimmung durchgeführt, eine Roadmap für die Implementierung erstellt, die Intelligent-Automation-Plattform implementiert und ein Kompetenzteam zusammengestellt haben, können sie sich nun auf die Skalierung konzentrieren. Dies betrifft Menschen, Prozesse und Technologien. Das Automatisierungstool ist dabei der Hebel, um bei allen Mitarbeiter Akzeptanz für die Automatisierung zu erreichen und gleichzeitig ein Umdenken hinsichtlich der Prozesse und der Unternehmenskultur zu fördern. Damit lässt sich die Ausweitung der Automatisierung weiter erleichtern. Aus technologischer Sicht kann die ausgewählte Plattform einen hohen Einfluss auf die Skalierbarkeit haben, da ihre Architektur, die Benutzerfreundlichkeit, die Palette der Automatisierungsmöglichkeiten und die Governance-Mechanismen, dazu beitragen, wie einfach und effizient weitere Prozesse auf derselben Platform unternehmensweit automatisiert werden können. Je einfacher und schneller Unternehmen skalieren können, desto höher ist die mögliche Digitalisierungsrate.

Schritt 5: Innovation

Der letzte Schritt klingt relativ simpel, ist aber nichtsdestotrotz enorm wichtig. Es gilt, die Innovation stets im Auge zu behalten. Erfolgreiche Unternehmen suchen immer wieder nach neuen Technologien, die der unternehmensweiten Automatisierung zugutekommen. Tatsächlich sollten Unternehmen ihre Taskforce in die Lage versetzen, solche Entwicklungen zu verfolgen. Dazu gehört auch, dass sie sich regelmäßig über neue Software-Releases und neue Möglichkeiten der Intelligent-Automation-Anbieter informieren. Der Technologieansatz, eine Automatisierung mit nur einer einzigen „Single Solution“-Lösung anzustreben, kann ein Unternehmen dabei behindern, die Vorteile der Digitalen Transformation vollständig zu nutzen. Mit einer integrierten Plattform können Unternehmen Ergebnisse aus der Automatisierung – etwa verbesserte Produktivität, schnellere Entscheidungsfindung, personalisierter Kundenservice und eine leistungsfähigere Belegschaft – konsequenter umsetzen.

Daniel Schmidt, Senior Product Marketing Manager bei Kofax
Daniel Schmidt, Senior Product Marketing Manager bei Kofax (Bild: Daniel Schmidt)

Über den Autor

Daniel Schmidt ist Senior Product Marketing Manager bei Kofax. Dort ist er dafür verantwortlich, Marktanforderungen zu eruieren, den weltweiten Marketing-Plan umzusetzen und die verschiedenen Softwarelösungen wie Robotic Process Automation, Customer Communications Management, E-Signatur und einige andere Prozessautomatisierungstools zu positionieren. Schmidt verfügt über 20 Jahre Erfahrung in der Unternehmenssoftwarebranche und ist spezialisiert auf die Verbesserung von Technologien und Prozessen zur Kundenbindung.

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