SaaS-Management in Unternehmen nicht klar definiert Kompetenzwirrwarr und Vogel-Strauß-Taktik

Redakteur: Elke Witmer-Goßner

SaaS erobert die Geschäftswelt in rasantem Tempo. In den vergangenen zwei Jahren haben sich die Anwendungen fast verdoppelt. Eine geeignete Management-Disziplin für SaaS steht jedoch noch am Anfang: Die Prozesse sind nicht angepasst und geeignete Tools werden nicht eingesetzt.

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Immer mehr Unternehmen setzen SaaS-Lösungen ein, haben aber für Beschaffung und Kontrolle keine einheitlichen Prozesse aufgesetzt.
Immer mehr Unternehmen setzen SaaS-Lösungen ein, haben aber für Beschaffung und Kontrolle keine einheitlichen Prozesse aufgesetzt.
(Bild: gemeinfrei© Wolfgang Hasselmann / Pixabay )

In einer aktuellen Studie von LeanIX beschreiben 70 Prozent der befragten internationalen IT-Experten in ihren Unternehmen ein starkes SaaS-Wachstum in den letzten beiden Jahren – bis hin zur Verdopplung der Anwendungen. Geht es aber um Abstimmungsprozesse, herrscht vielerorts noch digitales Neuland. Denn weder sind die Einkaufsprozesse an die spezifischen SaaS-Vorteile angepasst noch werden geeignete Tools für das Management eingesetzt.

SaaS-Anteil steigt, Management fehlt

Gartner prognostiziert für dieses Jahr weltweite SaaS-Ausgaben von 146 Mrd. US-Dollar und bis 2025 ein weiteres Wachstum von 87 Prozent. Die Covid-19-Pandemie hat das Wachstum noch einmal beschleunigt. Software-as-a-Service ist automatisch auf dem neuesten Stand, verspricht eine hohe Skalierbarkeit und ist vor allem einfach zugänglich. Genau das kann in Unternehmen aber auch Probleme wie eine mangelnde Übersicht, ausufernde Kosten oder Sicherheitsrisiken verursachen. Deloitte merkt daher an, dass ohne ein erfolgreiches SaaS-Management die Belastungen für Unternehmen steigen.

Knapp 70 Prozent der befragten Spezialisten für die IT-Landschaft geben an, dass die Anzahl an SaaS-Anwendungen in ihren Unternehmen in den letzten beiden Jahren stark gestiegen ist oder sich sogar verdoppelt hat. In 58 Prozent der Unternehmen liegt der SaaS-Anteil an der IT-Landschaft derzeit noch bei unter einem Viertel. Aber knapp 20 Prozent der Organisationen geben schon jetzt an, dass SaaS mehr als die Hälfte aller Anwendungen ausmacht.

Dass SaaS in zukünftigen IT-Landschaften eine größere Rolle spielen wird, bestätigt auch der Blick in die USA, wo neue Technologien generell schneller adaptiert werden: Hier liegt der SaaS-Anteil bei der Mehrheit der Unternehmen (61 %) schon jetzt über einem Viertel, während das in Europa nur bei 35 Prozent der Firmen der Fall ist. Unternehmen schätzen vor allem den schnellen und einfachen Zugang zur Software. Diesen Vorteil nutzen aber nur 18 Prozent der Unternehmen, indem sie Entscheidungen über die SaaS-Anschaffung überwiegend dezentral treffen.

SaaS-Management via Excel-Tabelle

So traditionell wie der Beschaffungsprozess geregelt ist, so traditionell mutet auch die Wahl der verwendeten Tools für das SaaS-Management an. In den meisten Unternehmen sind dafür mehrere Tools im Einsatz. Am häufigsten wird die vorhandene Lösung für die Enterprise Architektur (76 %) genutzt, auch IT- und Software-Management-Tools werden oft eingesetzt (51 %). An zweiter Stelle der Nennungen rangieren mit 57 Prozent allerdings Excel-Tabellen.

Der SaaS-Anteil an der IT-Landschaft wächst: Bei gut der Hälfte der Unternehmen werden unter einem Viertel der Applikationen als SaaS eingesetzt, bei einem Fünftel bereits knapp die Hälfte der Anwendungen.
Der SaaS-Anteil an der IT-Landschaft wächst: Bei gut der Hälfte der Unternehmen werden unter einem Viertel der Applikationen als SaaS eingesetzt, bei einem Fünftel bereits knapp die Hälfte der Anwendungen.
(Bild: LeanIX)

Dass diese Form des Managements im dynamischen SaaS-Umfeld zum Erfolg führen kann, bezweifeln die Befragten selbst. 64 Prozent der IT-Spezialisten sagen, Automatisierung sei für SaaS-Management wichtig oder sogar notwendig. Dennoch werden moderne SaaS-Management-Plattformen – die diese Möglichkeit bieten – in den Unternehmen bislang so gut wie gar nicht eingesetzt.

Es überrascht daher nicht, dass fast drei Viertel der befragten Enterprise Architekten die Herausforderungen durch SaaS als hoch relevant oder relevant für ihre Arbeit beschreiben. Dazu zählen zum Beispiel das Auffinden von dezentral eingekauften SaaS-Applikationen und die Bereitstellung von Informationen über Anzahl und Arten von Lizenzen oder die verursachten Kosten.

Zu viele entscheiden mit

Wenn es um SaaS-Management geht, reden in großen Unternehmen viele mit. In über 80 Prozent der befragten Firmen sind vier und mehr Abteilungen an diesem Prozess beteiligt. Fragt man die IT-Experten nach der verantwortlichen Abteilung, stellt sich heraus, dass diese Rolle in Unternehmen von verschiedenen Teams wahrgenommen wird. In gut einem Drittel der Firmen sind die Enterprise Architekten verantwortlich, in 31 Prozent das IT-/Software-Asset-Management, weitere 24 Prozent verteilen sich auf andere Abteilungen. Bemerkenswert ist, dass 11 Prozent der Befragten überhaupt nicht wissen, wer das SaaS-Management verantwortet.

Die Verantwortung für SaaS-Management ist nicht einheitlich geregelt, sondern liegt je nach Unternehmen bei unterschiedlichen Abteilungen; teilweise sind vier und mehr Abteilungen in den gesamten Prozess involviert.
Die Verantwortung für SaaS-Management ist nicht einheitlich geregelt, sondern liegt je nach Unternehmen bei unterschiedlichen Abteilungen; teilweise sind vier und mehr Abteilungen in den gesamten Prozess involviert.
(Bild: LeanIX)

Dass so viele Abteilungen in das SaaS-Management involviert sind, spricht für das Konzept eines SaaS Centers of Excellence, wie es zum Beispiel Gartner vorschlägt. Die Mehrheit der Befragten befürwortet diese Idee von multidisziplinären Teams zur engeren Verzahnung von Business und IT – vergleichbar mit dem schon stärker etablierten Cloud Center of Excellence.

Nur 22 Prozent der befragten IT-Spezialisten halten ein solches Kompetenz-Team für nicht notwendig. Mehr als die Hälfte denkt, ihr Unternehmen würde davon profitieren – doch das Konzept wird bislang nicht in Erwägung gezogen. Nur in 21 Prozent der Firmen ist ein SaaS Center of Excellence bereits in Planung oder bereits etabliert.

Umdenken beim SaaS-Management notwendig

Der Markt für SaaS-Anwendungen wird weiterwachsen – darin sind sich die Experten einig und auch die Ergebnisse der vorliegenden Studie belegen diesen Trend. Die Untersuchung hat aber auch gezeigt, dass die spezifischen Besonderheiten von SaaS bislang weder im Einkaufsprozess noch bei der Verwaltung und Steuerung solcher Applikationen berücksichtigt werden. LeanIX-CEO André Christ sagt dazu: „Wer ein funktionierendes SaaS-Management etabliert, hat jederzeit Zugriff auf detaillierte und umfangreiche Informationen zu den Anwendungen und kann datenbasierte Entscheidungen treffen.“

Enterprise Architekten befürworten die Einrichtung eines SaaS Centers of Excellence, doch die Mehrheit der Unternehmen diskutiert darüber bislang noch nicht einmal.
Enterprise Architekten befürworten die Einrichtung eines SaaS Centers of Excellence, doch die Mehrheit der Unternehmen diskutiert darüber bislang noch nicht einmal.
(Bild: LeanIX)

Dieses wirke sich aber gleich doppelt aus: „Zum einen lassen sich dadurch Sicherheits- und Compliance-Probleme verhindern, zum anderen kann man nur so die besonderen Vorteile von SaaS wirklich nutzen.“ Man sehe, dass Organisationen auf die neuen Herausforderungen durch SaaS noch nicht vorbereitet sind, was zum Problem werden könnte. „Der berühmte Satz ‚Software ist eating the world‘ muss inzwischen ergänzt werden, nämlich zu ‚SaaS is eating software‘“, erklärt Christ. Wer jetzt umdenke, stelle die richtigen Weichen für das Management der IT-Landschaft der Zukunft.

Über die Studie

Für die „LeanIX SaaS Management Survey 2021“ haben verantwortliche Enterprise Architekten von insgesamt 105 Unternehmen aus dem internationalen LeanIX-Kundenportfolio im Juli und August 2021 an einer Online-Befragung teilgenommen.

Weitere Ergebnisse und Details finden sich im ausführlichen Studienreport, der zum kostenfreien Download zur Verfügung steht.

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