Digitalisierung des Rechnungsprozesses Kleinere Unternehmen setzen auf die E-Rechnung

Autor: Ira Zahorsky

Arbeiten im Homeoffice und möglichst kontaktlos: Auch der E-Rechnung hat die Corona-Pandemie einen Schub verliehen. Im letzten Jahr stieg der Anteil der Unternehmen, die elektronische Rechnungen verschicken, um 13 auf 43 Prozent, so der Bitkom.

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Die E-Rechnung wird von immer mehr Unternehmen genutzt.
Die E-Rechnung wird von immer mehr Unternehmen genutzt.
(Bild: © Destina - stock.adobe.com)

Vor allem kleinere Firmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern nutzen die elektronische Rechnung häufiger als noch vor zwölf Monaten: 43 statt vorher 22 Prozent verschicken jetzt E-Rechnungen. Unter allen vom Bitkom befragten 502 Unternehmen ab 20 Beschäftigten wuchs der Anteil immerhin von 30 auf 43 Prozent. „Die elektronische Rechnungserstellung hat in der Corona-Pandemie ihre Vorteile besonders ausspielen können, auch weil sie sich perfekt für das Arbeiten im Homeoffice eignet“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. Lieferanten des Bundes müssen bereits seit November 2020 ihre Rechnungen verpflichtend als E-Rechnung verschicken.

Was ist die E-Rechnung?

Von einer E-Rechnung (elektronischen Rechnung) wird gesprochen, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird und das Format eine automatische und elektronische Verarbeitung erlaubt.

Durch die automatisierte Übernahme in bestehende digitale Abrechnungssysteme spart die elektronische Rechnung auch Zeit und Kosten. Die letztgenannten Faktoren spielen auch bei der Zustellung eine Rolle. Nicht zuletzt ist der Umweltaspekt ein Pluspunkt, da im besten Fall das Papier komplett gespart wird.

Formate für die elektronische Rechnung

Mit 57 Prozent wird der EDI-Standard am häufigsten von den Unternehmen genutzt, um E-Rechnungen im strukturierten Format zu versenden. ZUGFeRD folgt mit 45 Prozent, XRechnung nur 26 Prozent. Das PDF-Format wird von 60 Prozent genutzt, zählt aber zu den unstrukturierten Formaten. Da die Papierrechnung mit 87 Prozent noch am häufigsten verwendet wird, gibt es noch großes Potenzial für die elektronische Rechnung. „Eine Rechnung als PDF zu versenden ist schon besser als eine Papierrechnung, allerdings entfaltet die Digitalisierung des Rechnungsprozesses erst ihr volles Potenzial, wenn nicht allein das Papierformat in ein elektronisches Abbild überführt wird, sondern geeignete strukturierte Formate genutzt werden“, erläutert Britze.

Insbesondere für KMU hat der Bitkom eine Themenseite erstellt, auf der neben Praxishilfen auch Referenzprojekte zu finden sind.

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 Ira Zahorsky

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Redakteurin und Online-CvD, IT-BUSINESS