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Matching-Plattformen revolutionieren IT-Sourcing und -Procurement

Die Digitalisierung der IT-Beschaffung

| Autor / Redakteur: Christoph Witte / Wilfried Platten

Plattformen für die IT-Beschaffung müssen komplexe Anforderungen lösen.
Plattformen für die IT-Beschaffung müssen komplexe Anforderungen lösen. (Bild: © Sikov - stock.adobe.com)

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Der rasante Technologiewechsel stellt auch das IT-Sourcing vor große Herausforderungen, die mit den traditionell angewendeten Verfahren nicht mehr bewältigen werden können. Technologie-Matching-Plattformen stellen eine valide Alternative dar, in deren Vermarktung auch VARs und Systemhäuser eingebunden werden können.

Einkaufen kann ganz schön kompliziert sein. Wer schon mal einem besseren Handy-Vertrag nachgejagt ist, online eine Versicherung abgeschlossen oder ein Auto gekauft hat, weiß, dass er ohne Online-Recherche und Vergleichsportale keine Chance hat, das richtige Produkt oder den passenden Service zu finden.

Das gilt auch für Unternehmen und da vor allem beim Technologie-Einkauf in mehrfacher Hinsicht. Wenn es um Hardware, Software oder Services geht, haben Unternehmen mehrere Herausforderungen gleichzeitig zu meistern: Sie müssen Trends und Technologien verstehen, sie brauchen einen Marktüberblick, sie müssen den Anforderungen ihrer Nutzer und gegebenenfalls Compliance-Regeln gerecht werden, sie müssen Qualität und Verlässlichkeit der Lieferanten überprüfen können, und last but not least, benötigen sie einen angemessenen Preis. Was zunächst nicht ganz so schwierig klingt, erhält durch einige Charakteristika des Technologie-Marktes eine noch deutlich höhere Komplexität:

  • Unsichere Umbruchssituation durch Digitalisierung mit Folgen für Strategie, Organisation und Arbeitsweisen der Unternehmen
  • Schnelle Anforderungswechsel in den Anwenderunternehmen
  • Hohe Innovationsgeschwindigkeit der Anbieter
  • Schnelle Technologiewechsel
  • Globalität und Vielfalt des Marktes

Und alles muss schneller werden

Und vielleicht die größte Herausforderung von allen: Es muss schnell gehen. Zum einen unterscheiden sich Nutzer in Unternehmen nicht von privaten Konsumenten. Sie wollen alles und am besten sofort. Zum anderen verändern sich Unternehmen heute sehr viel schneller als noch vor fünf oder zehn Jahren. Agile Arbeitsweisen in immer mehr Geschäftsbereichen fördern diesen Beschleunigungstrend. Der Druck hin zu schnelleren Resultaten erzeugt natürlich auch Druck auf den Technologie-Einkauf, seine Aufgaben schneller zu erledigen.

Allerdings können große Technologie-Einkäufe wie das Beschaffen einer großflächig eingesetzten Business-Software mehrere Monate oder sogar Jahre dauern. Man merkt, hier muss sich an den bestehenden Procurement-Prozessen gewaltig etwas ändern, wenn ein Unternehmen in einer agilen Welt konkurrenzfähig bleiben möchte. Carsten Hochschon, Gründer und CEO von Knooing: „Der IT-Sourcing und -Procurement-Prozess ist in vielen Unternehmen nicht mehr zeitgemäß. Anwenderunternehmen müssen in der Lage sein, den Markt schneller zu überschauen, die Angebote schneller zu sichten und die Provider besser und zügiger zu beurteilen. Das ist nicht nur ein Gebot der höheren Geschwindigkeit. Die Technologien werden gleichzeitig immer komplexer und entsprechend verändert sich die Beziehung zwischen Anbieter und Anwender in Richtung größerer Intensität und Dauer.“ Das gilt selbstverständlich auch für das Verhältnis Systemhaus und Anwender. Gerade mittelständische Unternehmen beziehen in ihre Ausschreibungen Systemhäuser dediziert mit ein oder adressieren sie sogar exklusiv, weil sie von den großen Anbietern keine direkte Unterstützung erwarten.

Procurement ist ein Mittel der Differenzierung

Die Notwendigkeit zur Veränderung wird auch von großen Analystenunternehmen wie Gartner und Beratungshäusern wie Kienbaum bestätigt. In dem Blogbeitrag „Procurement als Bottleneck einer agilen IT“ schreiben die Kienbaum-Berater: „Der klassische IT-Procurement-Prozess ist langfristig orientiert, bürokratisch und starr. (...) Wie sich anhand dieser Pain Points zeigt, ist der aktuelle Veränderungsdruck für das IT-Procurement äußerst hoch und eine deutliche Agilisierung notwendig. Dies gilt insbesondere, wenn andere Bereiche der IT in der Realisierung agiler Wertbeiträge behindert werden.“

Die Rangfolge der Konsequenzen im Detail
Die Rangfolge der Konsequenzen im Detail (Bild: Komus: Kurzstudie Agiler Einkauf (2017))

Die Tragweite der Einführung agiler Methoden ist unbestritten.
Die Tragweite der Einführung agiler Methoden ist unbestritten. (Bild: Komus: Kurzstudie Agiler Einkauf (2017))

Die Gartner-Sicht ergänzt weitere Aspekte: “Technologieeinkauf ist nicht länger eine taktische Funktion,“ erklärt Research Director Luke Ellery. „Er spielt inzwischen eine strategische Rolle und ist in der Lage, ein Unternehmen vom Wettbewerb zu differenzieren.“ Außerdem verweist Gartner darauf, dass immer mehr Technologie direkt von den Business-Bereichen ohne Beteiligung der IT gekauft wird. Allein das Marketing habe im Jahr 2018 bereits 22 Prozent seines Budgets für Technologien ausgegeben. „Wenn in diesem Maßstab indirekt eingekauft wird ohne sorgfältige Prüfung und Transparenz, dann birgt dies erheblichen Risken für eine Organisation“, erklärt Ellery im gleichen Blogbeitrag.

Eine Möglichkeit, den Procurement-Prozess zu beschleunigen, ihn transparenter und verständlicher zu machen, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren, sind Matching-Portale. Sie bieten Anwenderunternehmen – und zwar unabhängig vom Technologie-Knowhow der Nutzer verschiedene Hilfestellungen beim Einkauf:

  • Klare Anforderungs- und Zielformulierung: Durch die Abfrage der Anforderungen wird klar, welche Services und Produkte gebraucht werden. Gute Matching-Plattformen werten die Anforderungen noch während sie formuliert werden per KI in Echtzeit aus und machen dem Nutzer sehr früh entsprechende Vorschläge. Außerdem unterstützen sie Anwender in Beratungsgesprächen bei der Formulierung von Anforderungen, Zielen und Prioritäten. Je klarer die entscheidenden Parameter eines Projektes formuliert sind, desto genauer funktioniert der intelligente Matching-Prozess.
  • Intelligentes Zuordnen von Anforderung und Service-Fähigkeiten: Das intelligente Matching der Anforderungen mit den auf der Plattform angebotenen Lösungen erfolgt automatisch. Anwender müssen keine aufwändigen Listen mehr erstellen und Fähigkeiten verschiedener Services überprüfen. Das erledigt die Matching-Plattform. „Intelligent“ bedeutet dabei, dass nicht nur die „formale“ Passung von Anforderung und Lösung überprüft wird, sondern auch, welche weiteren der eingegebenen Parameter wie Größe des Dienstleisters, Internationalität etc. erfüllt sind. Matching-Plattformen berücksichtigen Vendoren, Diensleister sowie Software- und Systemhäuser.
  • Shortlist ohne Recherche: Die so automatisch entstehende „Shortlist“ spart den Unternehmen erhebliche Recherche-Aufwände und damit Zeit und Kosten.
  • Weitere Beratung: Matching-Plattformen sollten in der Lage sein, den weiteren Procurement-Prozess beratend zu begleiten. So stehen sie gegenüber Anwendern, Anbietern sowie Systemhäusern weiter in der Verantwortung und können für einen reibungslosen Prozess sorgen.
  • Zugriff auf Knowledge-Base: Eine große und aktuelle Knowledge-Base versorgt Anwenderunternehmen mit Knowhow über aktuelle Technologiethemen. Durch die Auswertung der vielen Anforderungen entstehen anonymisierte Best-Practice-Vorgehensweisen, Checklisten und Ratgeber, die den Unternehmen während und nach der Beschaffung helfen, mit den eingekauften Produkten und Technologien einfacher umzugehen.
  • Netzwerkeffekte: Je mehr Anwenderunternehmen und Anbieterunternehmen eine Matching-Plattform nutzen, desto stärker wirken die positiven Netzwerkeffekte wie Genauigkeit, Breite des Methodenwissens und der Best-Practice-Erfahrungen.
  • Integration in bestehende Life-Cycle-, Portfolio-, E-Procurement- und Service-Management-Systeme: Unternehmen können so entscheiden, ob sie die Funktionalität einer Matching-Plattform in andere Services integrieren wollen oder ob sie den Service der Matching-Plattform direkt nutzen möchten.
  • „Make or Buy“ und Technologie-Benchmarking: Matching-Plattformen, die zusätzlich noch beurteilen können, ob eine passende Lösung bereits in den bestehenden Systemen existiert, sind besonders von Vorteil. So kann diese auch direkt mit den Alternativen auf dem Markt verglichen werden, was sowohl die „Make or Buy“-Entscheidung erleichtert als auch ein Cost- und Technology-Benchmarking begünstigt. Auf diese Weise können unnötige Kosten vermieden werden.

Carsten Hochschon, CEO Knooing
Carsten Hochschon, CEO Knooing (Bild: Knooing)

Laut Knooing-Gründer Hochschon beschleunigt der Einsatz von Matching-Plattformen den Procurement-Prozess erheblich und verbessert seine Ergebnisse deutlich. Vor allem, wenn sie mit KI-Tools arbeiten und ihre Knowledge-Base aktiv nutzen. „Wir gehen davon aus, dass sich ein deutlich kürzerer Procurement-Prozess positiv auf die IT-Kosten und auf die Time to Market der Unternehmen auswirkt, vor allem, wenn es sich um digitale Produkte und Services handelt.“

Auch Anbieter und Systemhäuser können profitieren

Damit Matching-Portale funktionieren, müssen sie für Anwender, Provider und VARs gleichermaßen attraktiv sein. Nur wenn alle Gruppen das Portal in ausreichendem Maß nutzen, entstehen die positiven Effekte wie Transparenz, Kostensenkung und Knowhow-Aufbau für beide. Bei Matching-Portalen profitieren die Anbieter neben der Vermittlung von Aufträgen von folgenden Effekten:

  • Sichtbarkeit und Transparenz: In einem globalen Markt mit Millionen Produkten und Services ist es sehr aufwändig, auf die eigenen Produkte und Services aufmerksam zu machen. Das gilt für Spezialanbieter, Systemhäuser zum Beispiel mit Add ons für bestehende Standardlösungen, aber auch für große Provider. Sie sind häufig trotz immensem Aufwand nicht in der Lage , die eigene Produktfülle verständlich und anwendergerecht darzustellen. Kleinere Provider und Systemhäuser haben mitunter nicht ausreichende Marketing- und Vertriebskapazitäten, um ihre Produkte bekannt zu machen. Selbst wenn auf Verkäuferseite mit intelligenten Konfiguratoren gearbeitet wird, leidet die Glaubwürdigkeit der Produktpräsentationen häufig an einer zu aggressiven Darstellung der Vorteile. Das führt dazu, dass potenzielle Käufer die Präsentation als nicht neutral betrachten und sich andere, vorgeblich neutralere Informationsquellen suchen. In einem guten Matching-Portal werden dem Kaufinteressierten dagegen alle passenden Produkte und Serviceleistungen in neutraler Weise und ohne over selling präsentiert. Das führt zu einer insgesamt glaubwürdigeren, weil neutraleren Präsentation.
  • Überprüfte Qualität: Zur größeren Glaubwürdigkeit trägt die ständige Überprüfung der Produkte und Services durch den Matching-Plattform-Anbieter bei. Der Plattform-Anbieter ist nur erfolgreich, wenn seine Matchings stimmen, also die den Anforderungen zu gematchten Produkte auch tatsächlich das leisten, was sie versprechen. Deshalb überprüfen gute Plattformanbieter die Angaben von Systemhäsuern und Providern. Gegebenenfalls helfen sie ihnen dabei, die Darstellung ihrer Produkte und Services anzupassen.
  • Hohe Kontakthäufigkeit mit Interessenten: Matching-Plattformen werden von Anwenderunternehmen nur besucht, wenn sie Technologie-Herausforderungen begegnen. Das führt zu geringen Streuverlusten und qualitativ hochwertigen Kontakten zu potenziellen Kunden. Da auf gut aufgestellten Matching-Plattformen eine große Zahl von Anwenderunternehmen Providern und VARs gelistet sind, ist die Anfragehäufigkeit sehr viel größer als auf der eigenen Website eines Providers.
  • Ausweitung der Zielgruppe: Allen Analysten zufolge wird immer mehr Technologie außerhalb der IT-Abteilungen eingekauft. Fachbereiche lassen sich häufig nicht mehr von der IT vorschreiben, welche Services und Produkte sie einsetzen. Damit erreichen Provider und Systemhäuser, die ihre wichtigsten Ansprechpartner in der Regel in den IT-Abteilungen haben, immer wichtiger werdende Teile ihrer Zielgruppe nicht mehr oder nur sehr schwer. Die Funktion von Matching-Portalen ist Fachbereichsmitarbeitern durch die Konsumenten-orientierten Vergleichsportale bekannt. Deshalb nutzen sie diese auch im B2B-Umfeld. Intelligente Matching-Portale bemerken Dank KI und Natural Language Processing, ob IT-Experten oder Businessleute ihre Plattform benutzen und stellen sich in Echtzeit darauf ein. IT-Laien erhalten allgemein verständliche Informationen, die sie in die Lage versetzen, über die Eignung von Produkten und Services zu entscheiden.
  • Analyse von Marktentwicklungen: Für Matching-Plattformen ist es leicht, Anfragen anonymisiert auszuwerten und daraus Trends abzuleiten. Wenn diese mit Studien- und Research-Ergebnissen abgeglichen werden, entsteht ein realistisches Marktabbild, das Provider nutzen können, um ihre Ausrichtung zu schärfen oder gegebenenfalls zu analysieren.
  • Unterstützung bei der Kategorisierung und Darstellung der eigenen Produkte und Services: Nicht alle Anbieter und Systemhäuser denken bei der Darstellung ihrer Produkte aus der Kundenperspektive. Manchmal sind sie einfach stolz auf ihre Innovation und stellen diese in den Mittelpunkt, obwohl der Innovationsgrad für einen potenziellen Interessenten nicht im Mittelpunkt steht. Manchmal ist ihnen aber auch schlicht die Ausgangslage der Interessenten nicht bekannt und formulieren so an ihren Bedürfnissen vorbei. Durch ihren genauen Markt- und Anforderungskenntnisse können Matching-Plattformen in der zielgruppengenauen Formulierung und Präsentation unterstützen.

Damit decken Matching-Plattformen schon heute zahlreiche zeitraubende Abläufe im Procurement-Prozess ab und automatisieren und beschleunigen sie erheblich. Durch die Weiterentwicklung und Verbreitung von KI werden sie sich innerhalb relativ kurzer Zeit weiter stark verbessern und ihre Funktionalität ausweiten.

Dazu abschließend Carsten Hochschon: „Technologie-Procurement ist inzwischen so komplex geworden, dass die traditionellen 20 bis 30 Jahre alten Prozesse und Vorgehensweisen längst nicht mehr ausreichen. Wir sind angetreten, diese Prozesse zu beschleunigen und so zu demokratisieren, dass sie auch von jedem benutzt werden können. Dabei werden wir uns zunächst auf das intelligente Matching konzentrieren, aber die vor und nachgelagerten Prozesse wie Anforderungsmanagement, Implementierung und Qualitätskontrolle nicht außer Acht lassen. Es ist höchste Zeit, die Beschaffung selbst zu digitalisieren.“

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