Nicht nur in Kliniken Wenn Ausschreibungen zum Albtraum werden

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IT-Ausschreibungen sind ein weites Feld, auf dem sich mittlerweile viele Akteure tummeln. Anlässlich der DMEA, der Messe für Digital Health in Berlin Anfang April mit erwarteten 16.000 Teilnehmern, haben wir uns das Vergabeverfahren für Krankenhäuser näher angesehen.

In Deutschland ist ungefähr ein Drittel der Krankenhäuser in kommunaler und damit öffentlicher Hand und unterliegt, wie alle öffentlichen Auftraggeber, der Ausschreibungspflicht. Ein IT-Projekt muss laut Vergabeverordnung (VgV) ab einem Netto-Auftragswert von knapp über 200.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen und 5,225 Millionen Euro für Bauleistungen ausgeschrieben werden, und zwar grundsätzlich EU-weit.

Das ist äußerst komplex, zumal praktisch sämtliche Schritte vordefiniert und gesetzlich geregelt sind, das betrifft sowohl die Kommunikation zwischen Bietern und öffentlichen Auftraggebern, als auch die Verfahrensarten, die Anforderungen, die an die Bieter gestellt werden dürfen, die Art und Form der Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten, die Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge sowie die Dokumentationspflicht. Kurz: Das gesamte Vergabeverfahren ist detailliert und geradezu ausufernd geregelt.

Da die teilnehmenden Akteure einen Rechtsanspruch auf die ordnungsgemäße Durchführung des Vergabeverfahrens haben, würden sich Fehler, zum Beispiel aus Zeitnot, in jeder Hinsicht rächen. Es muss entsprechend eine standardisierte Vorgehensweise eingehalten werden, was von einem Krankenhaus (oder jeder anderen Einrichtung) kaum selbst geschultert werden kann, dafür braucht es Spezialisten, in der Regel Unternehmensberater.

Berater kosten zusätzlich Geld

„In einer Uniklinik werden üblicherweise mehrere IT-Projekte gleichzeitig verfolgt, das IT-Team muss sich um viele Baustellen kümmern, die in der Regel auch noch miteinander verzahnt sind. Um den roten Faden nicht zu verlieren, bleibt dem Team, das ja auch noch oft personell unterbesetzt ist, einfach weil die Fachkräfte fehlen, bei neuen Ausschreibungen nichts anderes übrig, als die Hilfe von Beratern in Anspruch zu nehmen“, erläutert Michael Schwanke-Seer, Senior Key Account Manager Healthcare bei Extreme Networks. „Dieser Berater darf später aber verständlicherweise nicht selbst als an der Ausschreibung teilnehmen.“

Verschärft wird das Problem der Vergabe von IT-Projekten durch den Bund, von dem das Geld für die Krankenhäuser kommt. Er vergibt Fördergelder, will dafür aber die eingekauften Maßnahmen genau kontrollieren. „Für den IT-Einkauf stehen den öffentlichen Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen jährlich Summen in Milliardenhöhe zur Verfügung“, erläutert Marc Danneberg, Bereichsleiter Public Sector beim Branchenverband Bitkom. „Als größter IT-Einkäufer in Deutschland hat der Staat eine enorme Marktmacht und damit erheblichen Einfluss auf den Wettbewerb.“

Kürzungen bei der Fallpauschale drohen

Gibt es bei durchgeführten IT-Projekten Abweichungen zwischen dem Soll- und dem Ist-Zustand, dann werden diese Gelder gekürzt. „Entsprechend der Ist-Analyse zahlt der Bund über das BAS, das Bundesamt für Soziales, und die Bundesländer seine Förderung aus. Stellt er in der später durchgeführten Soll-Analyse fest, dass ein Projekt nur zu – sagen wir – 80 Prozent nach Plan umgesetzt wurde, hat er das Recht, Gelder zurückzufordern“, berichtet Schwanke-Seer. „In eklatanten Fällen kann es sogar zu Kürzungen bei der Fallpauschale kommen. Aus diesem Grund kommt einer detaillierten Analyse des Bestandes sowie Begleitung der Projekte in der Umsetzung eine so große Bedeutung zu.“

Das Vergaberecht definiert zudem eine Pflicht zur Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Transparenz von Anbietern und angebotenen Produkten. So soll ein fairer Wettbewerb garantiert werden. „Die Umsetzung dieser Regelungen bei der Beschaffung von ITK ist keine leicht zu erfüllende Aufgabe“, so der Bitkom. „Die technische Komplexität der Materie, die rasche Abfolge der Produktzyklen und vor allem die Schwierigkeit, die gewünschte Leistungsfähigkeit eines Systems unter Einbeziehung aller technischen Anforderungen punktgenau zu beschreiben, stellen öffentliche Beschaffende vor große Herausforderungen.“

Fördergelder sind unterschiedlich gestaffelt

Ergo: Ohne Consultant keine Ausschreibung, ohne Ausschreibung keine Förderung für ein IT-Projekt. Zunächst aber muss der Berater die Ziele der Ausschreibung klar herausarbeiten – was schwierig genug ist, da eine umfängliche Bestandsaufnahme und damit eine übergreifende Definition eines Projektzieles zwar gefordert jedoch sehr zeitaufwendig ist. Gibt es doch ein Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG), das die Digitalisierung der Krankenhäuser bundesweit fördern soll. Um bestimmte Projekte zur digitalen Reife zu bringen, offeriert das Bundesgesundheitsministerium darin Unterstützung. Unterteilt in insgesamt elf verschiedenen Fördertatbestände, von denen wiederum speziell die Fördertatbestände 2 bis 6 für deutsche Kliniken maßgeblich sind. Vielleicht will die Klinik aber auch „nur“ Gelder aus dem IT-Strukturfonds der Bundesländer einstreichen, wofür wieder andere rechtliche Implikationen berücksichtigt werden müssen.

Darüber hinaus stehen den Kliniken je nach Bundesland noch einige weitere Mittel aus Strukturfonds zur Verfügung, etwa für die Förderung von Kälte- und Klimaanlagen in stationären Anwendungen mit nicht-halogenierten Kältemitteln oder für die energetische Sanierung. Förderungen gibt es auch für die IT-Sicherheit, die Vernetzung, die Zentrenbildung, die Notfallversorgung und die Ausbildung in der pflegerischen Versorgung.

Komplexität durch automatisierte Verfahren auflösen

„Im Falle einer neuen Ausschreibung begutachtet der Berater normalerweise die bestehende Zusammenarbeit des Klinikums mit Anbietern von Hard- und Software und deren Partnern, also Reseller und Dienstleiter. Da gibt es dann ein Pflichtenheft und am Ende kommt es dann irgendwann zu einer Ausschreibung, an der dann wieder die zuvor genannten Reseller teilnehmen“, so Schwanke-Seer.

Die Consulter bewerten die zunächst durch eine Vorauswahl und dann durch eine engere Wahl ausgesiebten Angebote von IT-Dienstleistern (Request for Proposal/RfP) hinsichtlich Kosten, Leistungsumfang, Projektdauer, etc. und erstellen dann einen Vertrag mit dem geeignetsten Bewerber. Dafür gilt es auch eine Due Diligence, also eine Risikoanalyse, durchzuführen, die nur auf Basis einer umfassenden Bestandsaufnahme und Bewertungen der vorhandenen IT sowie der Ziele und Rahmenbedingungen erfolgen kann, sollte Bestandteil eines jeden Projektes sein. „Am Ende des Prozesses schließen Kunde und Reseller oder Systemhaus einen Vertrag über die Lieferung von Hard-, Software und Services“, fasst Schwanke-Seer zusammen.

Campus-Netzwerke für einfaches Onboarding

„Was für das Gesundheitssystem gilt, trifft in ähnlicher Weise auch für Behörden, Schulen oder auch Retail zu“, so der Experte für Healthcare weiter. „In all diesen Bereichen und Organisationen stoßen wir auf dieselben Herausforderungen: Einerseits Budget- und Ressourcen-Probleme, und auf der anderen Seite ein immer komplexeres Verfahren bis zur Umsetzung. Die Lösung dieser Herausforderungen liegt in der Wahl eines Infrastrukturanbieter, der diese Komplexität mittels einer automatisierten Lösung auflösen und möglichst das gesamte Anforderungsprofil abdecken kann. Das schafft nur eine Fabric, die Cloud-basiertes Management, WLAN und LAN aus einer Hand anbietet.“

Eine solche Netzwerk-Plattform ermöglicht flexibles und einfaches Onboarding, Implementieren und Einbinden von Endgeräten und Usern auf dem gesamten Krankenhausgelände – schnell und ohne zusätzliche Anpassungen. Auch die Segmentierung des Netzwerks in verschiedene Sicherheitszonen geschieht automatisiert, was insbesondere in Krankenhaus-Umgebungen wichtig ist. Auf dieser Basis werden dann weitere IT-Projekte im Handumdrehen möglich. Wenn da nur nicht diese lästigen Ausschreibungen wären…

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