Prozessdigitalisierung Vier Faktoren, wie CIOs von automatisierten Geschäftsprozessen profitieren

Von Sebastian Human

Die Automatisierung von Abläufen im Unternehmen gilt mittlerweile als einer der wesentlichen Treiber bei der Digitalen Transformation. Aber wie genau unterstützt die Prozessautomatisierung die Führungsebene – und wie zahlt sie auf die Ziele des CIO ein?

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Die Workflow-Digitalisierung ist ein guter Ansatzpunkt für CIOs, die den Wandel zu einem datengesteuerten Unternehmen fördern wollen.
Die Workflow-Digitalisierung ist ein guter Ansatzpunkt für CIOs, die den Wandel zu einem datengesteuerten Unternehmen fördern wollen.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

In modernen Unternehmen, die sich mit der Digitalen Transformation befassen, sind Geschäftsstrategie und IT untrennbar miteinander verbunden. Das verändert auch die Rolle des CIO. Er ist nicht mehr nur Technologie-Champion und vertrauenswürdiger Betreiber von IT-Lösungen. Nach Ansicht einiger Experten bei Webcon, Anbieter einer Low-Code-Plattform für die Automatisierung und das Management von Geschäftsprozessen, gestaltet er das Geschäft aktiv mit – als Moderator des Wandels und strategischer Partner. Den Analysten von Gartner zufolge etwa können Unternehmen, die auf diese Weise eng mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten, den Nutzen von IT-Projekten 25 Prozent schneller erzielen als ihre Konkurrenten.

Als zentraler Aspekt gilt dabei die Prozessdigitalisierung. Spezielle Geschäftsanwendungen, mit denen sich Aufgaben und Prozesse automatisieren lassen, entwickeln sich zunehmend zu Low-Hanging Fruits bei der digitalen Transformation. Und sie ermöglichen es dem CIO, die IT besser auf die Geschäftsstrategie des Unternehmens abzustimmen.

Damit ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten, Kosten zu senken, Gewinnspannen zu erhöhen und um Fehler oder Risiken zu reduzieren. Darüber hinaus verbessert sich dadurch die Arbeitsmoral und Kreativität der Mitarbeiter, da unstrukturierte und ineffiziente Abläufe reduziert werden. Davon profitiert das gesamte IT-Team und vor allem der CIO.

Digitalisierungsprojekte zahlen sich für den CIO gleich auf vierfache Weise aus:

1. Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen für Digitalisierungsinitiativen begeistern

Auch wenn die Digitalisierung von Geschäftsprozessen Teil der globalen Unternehmensstrategie ist, werden die meisten Projekte von unten nach oben durch die Anforderungen der Anwender in den Fachabteilungen vorangetrieben. Ob Automatisierung sich wiederholender, zeitaufwändiger Aufgaben, das Optimieren von Prozessen oder die Beseitigung der Papierflut: In der Regel geht die Initiative von den Anwendern aus.

In diesem Zusammenhang ist die Citizen-Development-Bewegung zu erwähnen, die in jüngster Zeit an Dynamik gewonnen hat. Hier werden wenig IT-affine Mitarbeiter dazu ermutigt, mithilfe sogenannter Low-Code- oder No-Code-Plattformen eigene Geschäftsanwendungen zu entwickeln. Die Nutzer selbst in die Lösung ihrer Prozessprobleme einzubeziehen, ist grundsätzlich eine gute Idee. Allerdings ist Citizen Development schwer zu implementieren und scheitert häufig. Nur wenige Anwender eignen sich als Citizen Developer, oder sie sind einfach nicht dazu bereit.

Das zeigt wieder einmal, dass sich die IT nicht umgehen lässt. Aber: Es gibt Möglichkeiten, sie zu erweitern, zu verbessern und zu ergänzen. Bei der Prozessdigitalisierung sollte sich der CIO allerdings zunächst auf kleine, leicht zu realisierende Vorhaben konzentrieren, anstatt Mammutinitiativen zu starten. Denn bei begrenzten, zielgerichteten Projekten ist es einfacher, die Geschäftsanwender in den Prozess der Softwareentwicklung einzubeziehen. Ein CIO, der ihnen zuhört und ihre Ansichten berücksichtigt, hat sie schnell auf seiner Seite. Auch durch die zahlreichen kurzfristigen Erfolge solcher Projekte steigt das Engagement der Anwender. Damit ist eine entscheidende Basis gelegt – auch für den Erfolg langfristiger Initiativen zur digitalen Transformation.

2. Messbare Beweise für Produktivitätssteigerungen

Egal, um welche Art von IT-Projekt es sich handelt: Die Geschäftsleitung will wissen, wie sich die wichtigsten Ergebnisse bestimmen, umsetzen und messen lassen. Der Erfolg der Digitalisierung von einfachen Aufgaben ist oft nicht leicht zu quantifizieren. Die Ergebnisse prozessorientierter Lösungen sind dagegen in der Regel gut mess- und damit auch auswertbar. Beispiele sind das Volumen von erledigten Kreditanträgen oder die Geschwindigkeit der Bearbeitung. Einfach ausgedrückt: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen versetzt CIOs in die Lage, den ROI nachzuweisen.

Nicht selten lässt der Erfolg langfristiger, strategischer IT-Projekte – etwa die Modernisierung der IT-Infrastruktur oder der Austausch des ERP-Systems – auf sich warten. In solchen Fällen kann der CIO mit Quick Wins in der Prozessdigitalisierung, die sich positiv auf das Gesamtgeschäft auswirken, ein Ass aus dem Ärmel ziehen.

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3. Verlässlich positive Ergebnisse

Die Entwicklung und Wartung von Geschäftsanwendungen müssen nicht unbedingt Mengen an Ressourcen verschlingen und die Orchestrierung von unzusammenhängenden Software-Lösungen bedeuten.

Gehen CIOs die Bereitstellung von IT-Anwendungen als Projekte zur Prozessdigitalisierung an, können sie sich auf die durch den Ablauf zu erzielenden Ergebnisse konzentrieren, anstatt auf all die verschiedenen Software-Lösungen, die dazu betrieben werden müssen.

Vorteilhaft ist auch eine agile Vorgehensweise, die auf kontinuierlichem Feedback basiert. Denn damit versetzt die Geschäftsprozessautomatisierung den CIO in die Lage, schnell nutzenstiftende Anwendungen bereitzustellen, die fehlerfrei laufen, einheitlich funktionieren und einfach wartbar sind. Darüber hinaus können sie ständig weiterentwickelt und so mit der Zeit um immer mehr ambitionierte Features erweitert werden.

Ein solcher agiler Ansatz sorgt – erfolgreich umgesetzt – für gute Zusammenarbeit zwischen IT und Business und sichert dem CIO das Vertrauen der Stakeholder im gesamten Unternehmen.

4. Mehrwert für die Vorstandsebene

Der CIO von heute ist aber nicht nur für die Schaffung einer gesunden IT-Infrastruktur verantwortlich. Er sollte die Führungsebene auch regelmäßig mit Informationen versorgen, auf deren Grundlage sie schnellere und bessere Entscheidungen treffen und diese effektiv umsetzen kann.

„Die Workflow-Digitalisierung sorgt für transparente, besser verwaltete und standardisiert überprüfbare Prozesse, die dem Management strategische Einblicke liefern und damit für das Unternehmenswachstum unerlässlich sind“, fasst Mike Fitzmaurice, Chef-Evangelist und VP Nordamerika bei Webcon zusammen. „Das stärkt den CIO nicht nur als geschätztes Mitglied des Vorstands. Es festigt auch seine neue Rolle als Impulsgeber für Veränderungen, der die digitale Transformation umsetzt und die Arbeitsabläufe im Unternehmen verbessert. Damit kann der CIO zu echten Innovationen beitragen und den Wandel zu einem datengesteuerten Unternehmen vorantreiben.“

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