Im Gespräch mit Nicholas Gray, Teamlead Products & Content bei der Vogel Communications Group

Seit einiger Zeit setzt die VCG in zwei großen Produktlinien das Open-Source-Projekt „Neos CMS“ ein. Warum fiel die Entscheidung auf Neos?
Gray: Unsere Inhalte sind unsere wichtigsten Assets. Hier müssen wir größtmögliche Flexibilität und Kontrolle sicherstellen. Durch den Einsatz von Open Source erhalten wir die Freiheit, die Software auf unsere Bedürfnisse zuzuschneiden, ohne das Risiko eines Vendor Lock-ins oder den Zwang einer eventuell kostspieligen Beauftragung durch den Softwareanbieter.

Welche weiteren Features haben Euch überzeugt?
Gray: Das System hat solide Basisfunktionen. Auf dieser Grundlage konnten wir eigene Anforderungen und Geschäftsprozesse umsetzen, ohne das Rad neu erfinden zu müssen. Eines der Alleinstellungsmerkmale von Neos ist die Möglichkeit, eigene Inhaltselemente semantisch in einer einfachen Konfigurationssprache definieren zu können. Dies ist wichtig, da beispielsweise eine „Interview-Frage“ etwas anderes darstellt wie eine „Zwischenüberschrift“ oder ein „Absatz“. Neben der Möglichkeit zur unterschiedlichen Formatierung in den verschiedenen Kanälen erlaubt dieses Feature auch eine einfachere Analyse unserer Texte sowie ein verbessertes Trainieren von KI-Modellen.

Die VCG setzt Neos aber auch noch für weitere publizistische Produkte ein.
Gray: Genau. Neben klassischen Artikeln können wir auch die Erstellung von Newslettern oder Social Media Posts über das System abdecken, die jeweils in der Bearbeitung als auch im Veröffentlichungsprozess eigene Anforderungen mit sich bringen.

Welche Vorteile spürt ihr?
Gray: Ein WYSIWYG-Editor lässt kontextuell nur die Inhalte zu, die an der Stelle erlaubt sind. So können beispielsweise Bilder in Aufzählungen oder sogar bestimmte Formatierungen wie „kursiv“ in Überschriften unterbunden werden, sofern diese nicht den Redaktionsvorgaben entsprechen. Das hat seit Umstellung zu einer Reduktion von Service Desk Anfragen geführt. Neos kann mehrere Seiten in einer Instanz verwalten. Dies ermöglicht eine einfache redaktionsübergreifende Kollaboration an einem Thema, da technisch nicht mehrere Systeme miteinander verbunden werden müssen, aber erlaubt gleichzeitig einer Redaktion die alleinige Hoheit zur Bestimmung welche Inhalte sie in welche Ihrer Kanäle publizieren will.

Was waren technische Anforderungen?
Gray: Voraussetzung war, dass sich das System gut in die bestehende Systemlandschaft einreiht. Das Deployment ist Cloud-basiert auf Kubernetes mit einem S3 Storage aufgesetzt und unsere Inhalte werden durch Elasticsearch indiziert. Die Authentifizierung und Autorisierung geschieht durch einen OpenID-Connect-Provider und externe Redakteure werden über einen klassischen Login mit 2FA eingeloggt. Für jedes dieser Systeme existiert für Neos eine passende Extension, die wie Neos selbst in PHP geschrieben ist. PHP ist die führende Programmiersprache bei uns im Team und somit stellte auch ein Blick in die inneren Abläufe, sowie eine Weiterentwicklung mancher Features für uns kein Problem dar. In unserem Anwendungsfall ist Neos ein Baustein einer komplexen Systemlandschaft und hochintegriert, dank offener Schnittstellen und Erweiterungspunkten im Back- und Frontend. Bei der Entscheidung für ein neues CMS war uns zudem wichtig, dass dieses sich bereits bewährt hat und einen Update-Pfad zur nächsten Version mit vertretbarem Aufwand bietet.

Welche Hürden gab es und wie wurden sie überwunden?
Gray: Neos ist ein großes System mit eigenen Begrifflichkeiten und einem hohen Grad an Abstraktion. Dies ist zwar einer der Vorteile und ermöglicht langfristig eine saubere Integration eigener Anforderungen, aber stellt zu Beginn eine steile Lernkurve dar. Die Dokumentation wird zwar kontinuierlich verbessert, aber die Anzahl an Ressourcen, Beispielen oder Support durch KI-Coding-Tools ist auf Grund der geringeren Verbreitung nicht mit anderen Konkurrenten vergleichbar. Unterstützend haben wir auf die Neos Community zurückgegriffen, die über ein Forum und Slack jedem offen und hilfsbereit zur Verfügung steht. Wir waren überrascht, dass unsere Anfragen teils schneller und besser auf kostenloser Basis beantwortet wurden, als wir dies teilweise von anderen Anbietern gewohnt waren. Zusätzlich haben wir für unser Team für spezialisierte Themen bei Agenturen und Core-Developern Schulungen gebucht, um unser Wissen noch schneller aufzubauen.

Welche Herausforderungen gab es bei der Umsetzung?
Gray: Eine weitere Herausforderung war der Umgang mit der schieren Masse an Inhalten, die wir mit dem System verwalten. Unsere Inhalte gehen teilweise zurück bis 1990 und dies resultiert schließlich in mehreren Millionen Datenbankeinträgen. Die Einführung eines neuen Systems brauchte aber auch aus organisatorischer Sicht eigene Herausforderungen mit sich. So musste Schulungsmaterial erstellt werden und ein Onboarding aller Mitarbeiter stattfinden. Im Vergleich zu anderen Systemeinführungen in der Vergangenheit fällt der Aufwand aber dennoch bisher gering aus.

Welche Benefits zeigen sich?
Gray: Durch den Einsatz von Neos über die gesamte Vogel Communications Group konnten wir unsere Ressourcen besser bündeln und unsere internen Abläufe vereinheitlichen und effizienter gestalten. Gestartet als Prototyp, ist Neos nun zu einem unserer zentralen Systeme herangewachsen. Das neue Newsletter-Tool konnte eine Arbeitserleichterung in den Redaktionen durch eine höhere Automatisierung schaffen und gleichzeitig die Robustheit eines unserer Kerngeschäfte durch neue Strategien und Prozessabläufen erhöhen. Im Gegensatz zu einer gekauften oder eigenentwickelten Softwarelösung, profitieren wir durch die Neos Community in Form von bereitgestellten Extensions, stetigen Weiterentwicklungen und der Möglichkeit zu einem freien Austausch bei einem kostenstabilen und planbaren Aufwand.