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Veraltetes System, unvollständige Aufzeichnungen Konsequenzen fehlerhafter Kassenführung

Autor: Sarah Gandorfer

Bei bargeldintensiven Unternehmen stellt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung die größte Herausforderung dar. Fehler hierbei führen schnell zu existenzvernichtenden Steuernachforderungen. Das Finanzgericht (FG) Münster hat hierzu ein Urteil gefällt.

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Eine nachvollziehbare Buchführung ist für das Finanzamt wichtig.
Eine nachvollziehbare Buchführung ist für das Finanzamt wichtig.
(Bild: Khaligo - stock.adobe.com)

Ohne Kasse läuft im stationären Handel nichts. Dabei kann es zu Problemen kommen, denn damit das Finanzamt keine Hinzuschätzungen zum Gewinn vornimmt, müssen bei der Kassenbuchführung Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften eingehalten werden. Es gilt vor allem die Ordnungsmäßigkeit und damit die Beweiskraft der Buchführung sicherzustellen. Was passiert wenn es aufgrund von gravierenden formellen Fehlern zu einer Schätzung kommt? Dazu hat das Finanzgericht Münster ein Urteil gefällt.

Auch wenn der Kläger in diesem Fall ein Sushi-Restaurant-Besitzer war, kann es einen stationären ITK-Laden in ähnlicher Weise ebenfalls treffen. Streitpunkt war, ob und – falls ja – in welcher Höhe für die Streitjahre (2010 bis 2012) Hinzuschätzungen bei den betrieblich erzielten Umsätzen des Klägers vorzunehmen sind.

Prüfung durchs Finanzamt

Der Sushi-Restaurant-Besitzer als Kläger ermittelte für die Streitjahre seinen Gewinn durch einen Betriebsvermögensvergleich. Den überwiegenden Teil seiner Einnahmen erzielte er in bar. Er nutzte eine elektronische Registrierkasse. Diese verfügte über ein proprietäres Kassensystem, also ein herstellereigenes Betriebssystem mit geschlossener Firmware. Die Registrierkasse war älterer Bauart. Auf ihr konnte der Kläger in den Streitjahren Fiskaljournaldaten nicht speichern. Die in der Kasse zunächst gespeicherten Daten wurden aufgrund begrenzter Speichermöglichkeiten überschrieben. Während der Kläger die von dieser Kasse am Ende des Geschäftstages ausgedruckten Tagesendsummenbons aufbewahrte, vernichtete er die von der Registrierkasse ebenfalls ausgedruckten Warengruppenberichte. Für unbare Kreditkarten- und EC-Karten-Umsätze verfügte er über ein entsprechendes Kartenlesegerät. Im Kassensystem fand aber keine Trennung der baren von den unbaren Einnahmen statt, weshalb sämtliche Einnahmen als Bareinnahmen ausgewiesen wurden. Der Kläger erfasste Tageseinnahmen in einem Kassenbuch, das er mittels eines Tabellenkalkulationsprogramms erstellte.

Nun führte das Finanzamt eine Außenprüfung durch, welche die Einkommen-, Gewerbe- und Umsatzsteuer für die Streitjahre betraf. Der Prüfer gelangte zu dem Ergebnis, dass die eingesetzte Kasse Aufzeichnungsmängel aufweisen würde, weil die erfassten Tageseinnahmen täglich gelöscht würden, der Ladenbesitzer zudem bis auf das Benutzerhandbuch weder Organisationsunterlagen noch die Verfahrensdokumentation zur elektronischen Registrierkasse habe vorlegen können und die Finanzwege nicht getrennt aufgezeichnet würden. Aus diesem Grund schätzte der Außenprüfer zusätzliche Betriebseinnahmen hinzu, indem er auf den Wareneinsatz des Klägers einen Rohgewinnaufschlagsatz von 250 Prozent für die Jahre 2010 und 2011 sowie 270 Prozent für 2012 anwendete.

Es kommt zur Klage

Dagegen erhob der Restaurantbesitzer Einspruch. Er änderte für die Streitjahre die unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehenden Steuerfestsetzungen entsprechend ab. Nach Meinung des Ladenbetreibers sei der Prüfer nicht zu einer Schätzung befugt. Der Beklagte wiederum sieht das anders und verweist darauf, dass sich eine Schätzungsbefugnis daraus ergebe, dass der Kläger seine elektronische Kasse hätte aufrüsten können, aber nicht aufgerüstet habe.

Das Finanzgericht Münster wies die Klage allerdings als unbegründet ab. Unter anderem, da die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen seien (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen überdies täglich festgehalten werden. Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein Buchsachverständiger jederzeit in der Lage ist, den Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand der Geschäftskasse zu vergleichen. Auch sei das Kassenbuch wesentlicher Teil der Buchführung, zumal wenn der Steuerpflichtige vorwiegend Bargeschäfte tätigt (BFH-Urteil vom 14.12.2011 XI R 5/10, BFH/NV 2012, 1921, m. w. N.).

Im Falle des Restaurantbesitzers berechtigen formelle Buchführungsmängel insoweit zur Schätzung, als sie Anlass geben, die sachliche Richtigkeit des Buchführungsergebnisses anzuzweifeln.

Fazit des Gerichtsbeschlusses: Das Urteil schränkt bei formellen- und materiellen Fehlern in der Kassenführung die Schätzungsbefugnis des Finanzamts deutlich ein. Das Finanzamt geht üblicherweise hin und schätzt bei einem Verwerfen der Kassenführung und damit der Buchhaltung im Wege einer Vollschätzung, das bedeutet auch die unbaren Umsätze.

Das detaillierte Urteil des FG Münster (4 K 541/16 E,G,U,F) finden Interessierte hier.

(ID:46667399)

Über den Autor

 Sarah Gandorfer

Sarah Gandorfer

Redakteurin bei IT-BUSINESS