6 Trends und Entwicklungen bei kollaborativer Software Groupware definiert, wie wir in Zukunft arbeiten

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Kollaborative Software ist kein Trendthema? Weit gefehlt. Auch wenn die praktischen Tools bereits zum Alltag gehören, sind noch längst nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft. Grommunio gibt einen Ausblick auf Trends und Hypes rund um Kollaborationsplattformen.

Wie sieht unser Arbeitsalltag von morgen aus? So ganz eindeutig kann diese Frage wohl niemand beantworten. Sicher ist jedoch, dass die Art und Weise, wie wir zukünftig arbeiten, softwaregetrieben sein wird. Groupware ist seit über 30 Jahren ein definierender Faktor im Arbeitsalltag und gekommen, um zu bleiben. Grommunio analysiert, welche Trends und Entwicklungen sich 2024 im Bereich kollaborativer Software durchsetzen werden.

1. Flexibler durch Open Source

Der Mythos, dass nur proprietäre Software sicher und leistungsstark sei, ist zum Glück mittlerweile überwunden. Zwar existiert nach wie vor eine Garde konservativer Manager, die eher zum Bezahlprodukt greifen, doch Open-Source-Software (OSS) kommt immer mehr in der Mitte der Geschäftswelt an. 2024 wird sich auch und insbesondere quelloffene Groupware weiter emanzipieren und Unternehmen helfen, ihre Abhängigkeiten zu großen Softwarekonzernen abzubauen. Zu den immensen Vorteilen gehören einerseits die Flexibilität und die oftmals starke Community, andererseits aber auch die Planungssicherheit: Aktuell plant z.B. Microsoft, seine API-Sammlung Exchange Web Services abzuschalten und durch Microsoft Graph zu ersetzen. Unternehmen, die sich vollends auf diese Technologie stützen, wissen nicht, was die Zukunft – auch im Hinblick auf Lizenzgebühren – bringen wird. Viele werden sich daher nach kosteneffizienten Open-Source-Alternativen umsehen.

2. Datensicherheit und Datenhoheit

Auch 2024 werden Unternehmen sich mit den Themen Datensicherheit und Datenhoheit befassen müssen. Sie mögen zwar in der öffentlichen Wahrnehmung in den Hintergrund getreten sein, werden aber gerade wegen des aktuell größeren Hypes um künstliche Intelligenz wichtiger denn je: Der geschützte und finanziell kalkulierbare Zugang zu den eignen Daten ist für Unternehmen zentral, um ihre Zukunft zu sichern. Datenmissbrauch und mangelnde Transparenz von Big-Tech-Konzernen – vor allem vor dem Hintergrund politischer Umwälzungen und legislativer Unschärfen zwischen den USA und Europa – verlangen nach neuen und unabhängigen Lösungen. Generelle Security- oder Passkey-Probleme mancher proprietärer Lösungen sowie deren Abgreifen von Passwörtern stehen einem sicheren Zugang diametral entgegen. Unternehmen sollten sich daher eine Groupware suchen, bei der Datenschutz, -hoheit und -souveränität sowie die Autonomie der Kunden im Vordergrund stehen.

3. Kollektive Kollaborationsplattformen

Klassische Groupware umfasst ein E-Mail-Programm, geteilte Terminkalender und Adressbücher, gemeinsame To-do-Listen und Dokumentenablagen. Moderne Varianten bieten deutlich mehr: von Chat und Instant Messaging über Videotelefonie und kollaborative Livebearbeitung von Dokumenten bis hin zu interaktiven Whiteboards. Der Phantasie sind kaum Grenzen gesetzt. Auch in Zukunft wird Groupware immer mehr zu Kollaborations- und Kommunikationsplattformen avancieren, die kollektiv und aus einem Guss alles für die Zusammenarbeit bereitstellen.

4. Hybrid Work wie im Büro

Das Zeitalter der hybriden Arbeitsmodelle ist angebrochen – wäre aber ohne kollaborative Software undenkbar. Groupware war und ist ein Enabler für die Zusammenarbeit im Unternehmen, egal wo die Mitarbeitenden tätig sind. Immer wichtiger und ein klarer Trend ist Groupware, die auf dem Laptop oder Desktop genau das gleiche Look-andfeel bietet, wie auf dem Tablet oder dem Mobiltelefon – und sich nahtlos über alle Plattformen und Geräte hinweg synchronisieren lässt.

5. Immersives Arbeiten

Videocalls und Telefonate werden auch in Zukunft nicht komplett verschwinden, sondern sich eher zu immersivem Arbeiten weiterentwickeln. Augmented Reality und Virtual Reality sind die Technologien, die aller Voraussicht nach 2024 erste Schritte aus ihren jeweiligen Nischen auch in die Groupware und damit in die Mitte der Arbeitswelt machen. Vorstellbar sind z.B. virtuelle Meetingräume mit Avataren. Immersives Arbeiten hat jedoch nicht nur etwas mit Gamification und einer schönen Abwechslung zu drögen Videotelefonaten zu tun. Es steigert nachweislich das Engagement sowie das Teamwork und verbessert die Employee Experience.

6. KI als Freund und Helfer

Nie war der Hype um künstliche Intelligenz größer als aktuell. Das liegt insbesondere daran, dass KI keine Spielerei mehr ist, sondern echten Mehrwert bietet. Auch in Groupware wird die Technologie in Zukunft sehr viel bewirken: z.B. könnte sie während Videocalls automatisch Untertitel einblenden und so für die Inklusion Hörgeschädigter sorgen. Auch eine Direktübersetzung des Gesagten hilft, etwa um internationalen Teams die Zusammenarbeit zu erleichtern. Im Hinblick auf die Dokumentensuche hat sich Natural Language Processing bewährt, also die Verarbeitung natürlicher Sprache. Auf diese Weise können Teammitglieder in eigenen Worten nach bestimmten Informationen suchen, die die KI ihnen prompt bereitstellt. Das gibt es schon, wird aber 2024 an Performanz zulegen. Und auch beim Schreiben von Mails können digitale Helfer Wunder wirken, wie ChatGPT, DeepL Write und Co. eindrucksvoll beweisen – auch sie werden in diesem Jahr in Groupwares nativ auftauchen.

„Unsere moderne, globalisierte und hochvernetzte Arbeitswelt basiert auf klassischer Groupware“, erklärt Norbert Lambing, CEO und Gründer von Grommunio. „Jedoch sind wir noch lange nicht am Ende der Funktionalitätsfahnenstange angekommen – im Gegenteil. Wir werden enorme Sprünge in den Fähigkeiten der Software sehen. Aktuelle Technologien wie KI, Virtual Reality und Augmented Reality revolutionieren die Art und Weise, wie wir arbeiten. Gleichwohl wird sich Open-Source-Software immer weiter durchsetzen: Die Zeiten, in denen die zuweilen kostenintensive Abhängigkeit von Softwarekonzernen obligatorisch war, sind damit dann zum Glück vorbei.“

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