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Enterprise Application Integration Generali Vienna Group optimiert Prozesse

Redakteur: Nico Litzel

Durch die weitgehend automatische Bearbeitung von Versicherungsanträgen aller Sparten gelang es der Generali Vienna Group, die Prozesskosten um zehn Prozent zu senken. Die Investitionen haben sich bereits nach einem Jahr amortisiert. Das Steuerzentrum der neuen IT-Lösung bildet die Integrationssoftware Vitria Businessware.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Ohne Vertrag kein Versicherungsschutz. Erst wenn der Antrag von beiden Seiten unterschrieben und geprüft ist, wird er gültig. Was aber, wenn zwischen der Unterschrift durch den Antragsteller und der Bestätigung durch das Versicherungsunternehmen zu viel Zeit verstreicht? Kenner der Assekuranzbranche werden es bestätigen: Eine Woche oder mehr, abhängig von der Vertragsart, waren in der Vergangenheit oft die Regel.

Verständlich, dass die Fachabteilungen hier viel Potenzial für Verbesserung der Prozesse sahen. Das Leitmotiv der Generali Vienna Group lautete: Wo immer möglich Geschäftsprozesse effizienter machen und dadurch Kosten senken.

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Am besten automatisch

»Der Idealfall heißt bei uns Glattläufer: Fast alles läuft automatisch, menschliche Eingriffe sind die Ausnahme«, kommentiert Christoph Stark, Projektleiter bei der Generali VIS-Informatik in Wien. Die Generali VIS-Informatik ist für sämtliche Entwicklungs- und Servicedienstleistungen des Vienna Insurance System (VIS) zuständig, das in allen Gesellschaften der Generali Vienna Group eingesetzt wird. »Bei Glattläufern gelingt es heute, die Durchlaufzeiten, die früher einige Tage betrugen, auf Stunden und im optimalen Fall auf wenige Sekunden zu reduzieren«, so Stark.

Die Anfänge der heutigen Lösung, die alle Versicherungssparten integriert, reichen einige Jahre zurück. Denn schon lange bestand die Anforderung darin, Daten aus Antragsformularen in eine Vielzahl von Backendsystemen zu übertragen.

In einem ersten Schritt verfolgte Generali den Ansatz »Enterprise Application Integration (EAI) als Eigenentwicklung«. Da die Verflechtung zwischen einer Vielzahl von Applikationen immer komplexer wurde, stand das Unternehmen bald vor der Aufgabe, das vorhandene Tool mit einem erheblichen Aufwand weiterzuentwickeln oder die benötigte Integrationsfunktionalität zuzukaufen – also eine klassische Make-or-Buy-Entscheidung. Die Wahl fiel dann auf die Integrationsplattform Vitria Businessware, wobei auch andere bedeutende Wettbewerber evaluiert wurden.

Vorgehen

Nach kurzer Zeit wurden bereits erste Versionen ohne vollen Funktionsumfang produktiv eingesetzt und schrittweise erweitert. So stellte sich rasch ein Nutzen ein, und die Akzeptanz des Projekts war sehr hoch. Nach Anfangserfolgen im Kfz-Bereich übertrug die Generali den Projektansatz auf alle Kernprozesse bei der Übermittlung von Versicherungsanträgen und schließlich auch auf Geschäftspartner. Technisch für das gesamte Vorhaben verantwortlich zeichnete ein etabliertes EAI Competence Team innerhalb der VIS-Informatik. Hier liefen alle Fäden zusammen, um die erforderliche technische Infrastruktur bereitzustellen und für den einwandfreien Ablauf aller Prozesse zu sorgen. Die gesamte Projektleitung erfolgte durch eine Doppelspitze (technische und fachliche Leitung), bestehend aus der Generali VIS-Informatik und der Stabsabteilung Betriebsorganisation.

Bei der Überarbeitung vorhandener und dem Design neuer Geschäftsprozesse waren die Fachbereiche beziehungsweise Versicherungssparten der Generali aktiv eingebunden.

Modellieren statt codieren

Mithilfe des Modellierungswerkzeugs Adonis analysierten die Fachbereiche die vorhandenen Prozesse und entwarfen dann das neue Design. Adonis folgt einem an der Universität Wien entwickeltem Konzept für das Management von Geschäftsprozessen. Es beschreibt in einem Regelkreis ein ganzheitliches Modell: Ausgehend von der strategischen Entscheidungsebene erstreckt es sich vom Design der Geschäftsprozesse, deren Umsetzung und operativen Ausführung bis hin zur Bewertung eines Unternehmens. Die fachlichen Adonis-Modelle werden an Vitria Businessware (das Modellierungs-Tool der VIS-Informatik) weitergereicht, wobei Businessware als Integrationsschicht in der VIS-Architektur eingesetzt wird.

In dieser technischen Integrationsschicht erfolgt dann die Umsetzung der fachlichen in technische Geschäftsprozesse. Prozesskennzahlen sind ein wichtiger Treiber der weiteren Optimierung der Geschäftsprozesse. Die Werte zeigen, wo das Management bei Bedarf steuernd eingreifen kann. Durch die Sammlung der Kennzahlen aus der automatisierten Antragseinspielung hat die Generali ein Projekt in Angriff genommen, das in allen Versicherungssparten die Glattläuferanzahl (Policierung der elektronischen Anträge ohne manuellen Eingriff) massiv erhöhen soll.

Gut angebunden

»Die Generali geht den eingeschlagenen Weg der Optimierung von Geschäftsprozessen auf Basis der Business-Prozess-Infrastruktur konsequent weiter. An die vorhandenen Geschäftsprozesse ließen sich ohne großen Aufwand weitere Vertriebskanäle anschließen«, kommentiert Christoph Stark. Dazu zählen etwa die Maklerplattform beziehungsweise externe Prozesse wie die elektronische Leistungsverrechnung mit Krankenhäusern. Das Business Partner Gateway bildet über SSL abgesichert das Tor aus dem Internet in das Generali-Intranet. Über diese Schnittstelle laufen die Aufträge von Geschäftspartnern. Eine wichtige Rahmenbedingung ist dabei die revisionssichere Speicherung der einkommenden Originalaufträge sowie eine DB2-Zwischenspeicherung für Archivdokumente bis zum endgültigen Archivierungsprozess je nach modelliertem fachlichem Prozess.

Insgesamt nutzen heute rund 2.500 Anwender über eine integrierte Benutzeroberfläche – das VIS-Portal – die neuen Geschäftsprozesse.

In Kürze

  • Kunde und Problem: Generali Vienna Group in Wien; mehr als 10.000 Mitarbeiter. Die Versicherungsgruppe zählt in Österreich zu den Top-Drei-Assekuranzunternehmen und deckt alle Sparten ab: Schadens- und Unfallversicherungen sowie Lebens- und Krankenversicherungen. Problem: Einer der Ausgangspunkte war die Bearbeitung und Übermittlung von Versicherungsanträgen. Die Formulare wurden bislang weitgehend manuell erfasst, überprüft und ergänzt.
  • Lösung: Die geänderten fachlichen Geschäftsprozesse waren softwareseitig in neue technische Abläufe einzubinden.
  • Infrastruktur: Eine unter Windows laufende Clusterlösung mit zwei Servern (Active Standby). Hier ist Vitria Businessware als Integrationsplattform installiert. Diese verknüpft Fachanwendungen mit unterschiedlichen Backendsystemen.
  • Implementierungsdauer: Anfänge reichen zurück bis ins Jahr 2003. Mitte 2006 waren alle wesentlichen Teilprojekte (auch Einbindung von Geschäftspartnern) abgeschlossen.
  • Schulungsaufwand: In einem Generali-internen Prozess werden Mitarbeiter in der Zentrale und vor Ort in den Regionen geschult. Die Schulungsunterlagen erstellen die Fachbereiche der Generaldirektion, die Informatik und die Schulungsabteilung. Trainings erfolgen in Form von Schulungsreihen mit Trainern oder teilweise als Lern-CD und -DVDs zum Selbststudium.

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