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IDC-Studie

Das papierlose Büro wird immer mehr zum Thema

| Autor: Heidemarie Schuster

Immer mehr Organisationen wollen auf Papier verzichten.
Immer mehr Organisationen wollen auf Papier verzichten. (Bild: Nomad_Soul - stock.adobe.com)

Die IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2019 – Mit Digitalisierung, Automatisierung und KI zur Operational Excellence“ hat unter anderem ergeben, dass bereits viele Unternehmen in Bezug auf die Automatisierung und Digitalisierung von dokumentenintensiven Prozessen und Workflows umgesetzt haben.

Dank der Digitalisierung stehen Unternehmen mehr denn je vor der Herausforderung, die zunehmende Menge an Informationen und Inhalten effizient zu nutzen und zu verarbeiten. Dass Print- und Document-Management-Lösungen dabei erhebliche Vorteile bieten, haben die Unternehmen zwischenzeitlich erkannt und begonnen, in Lösungen zur Optimierung und Digitalisierung papierintensiver Prozesse und Workflows zu investieren. Technologien wie Mobility, Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz (KI) und smarte Multifunktions-Drucker (MFPs) geben dem Markt zusätzliche Impulse und eröffnen neue Wege, um dokumentenintensive Prozesse zu optimieren, automatisieren und digitalisieren.

Laut der IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2019 – Mit Digitalisierung, Automatisierung und KI zur Operational Excellence“, bei der deutsche IT- und Fachentscheider aus über 200 Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt wurden, beginnen die Unternehmen nun, den Mehrwert für ihre Geschäftsprozesse zu erkennen und evaluieren erste Use Cases.

Kundeninteraktion, Self-Services und eine verbesserte Customer Experience

Der Studie zufolge erkennen Unternehmen in Deutschland, dass sie mit Hilfe von Print- und Document-Management-Technologien Stück für Stück dem digitalen, oder sogar papierlosen, Büro näherkommen. Für 42 Prozent der Befragten geht es dabei nicht mehr nur um das Verwalten von dokumentenintensiven Back-Office-Prozessen. Neuerdings stehen auch Aspekte wie Kundeninteraktion, Self-Services und eine verbesserte Customer Experience im Fokus. Viele Unternehmen haben zudem erkannt, dass der Einsatz von Print- und Document-Management-Lösungen Prozesse optimiert und somit die Basis für innovative Produkte, Services und Geschäftsmodelle schafft.

„Die Studienergebnisse zeigen, dass die Firmen zwar zahlreiche Maßnahmen in Bezug auf die Digitalisierung umgesetzt haben, aber um für eine verbesserte Kundenerfahrung zu sorgen, müssen sich die Unternehmen bei der Optimierung und Automatisierung ihrer Prozesse deutlich stärker auf kundenzentrische Workflows fokussieren“, sagt Sabrina Schmitt, Consultant bei IDC und Projektleiterin der Studie. Bisher hätten die Unternehmen vorrangig Back Office-Prozesse in größerem Ausmaß automatisiert. In den nächsten Monaten würden die Firmen hierzulande jedoch die Verbesserung von kundenzentrischen Workflows verstärkt angehen. So gaben 46 Prozent an, das Thema ganz oben auf ihrer Agenda zu haben.

Der Weg zum papierlosen Büro

Das komplett papierlose Büro lässt sich nicht von heute auf morgen umsetzten, aber eine Verschiebung in Richtung „papierlos“ zeichnet sich in der Studie für die nächsten 12 bis 24 Monaten deutlich ab. Die meisten Umfrageteilnehmer gaben an, bei einigen klassischen Büroarbeiten auf Papier verzichten zu wollen. Werden heute noch bei etwa der Hälfte der Befragten Notizen auf Papier erstellt, wird dies in 12 bis 24 Monaten nicht einmal mehr bei einem Viertel der Unternehmen der Fall sein.

„Die Ergebnisse belegen, dass bei den Unternehmen ein Umdenken stattfindet und immer mehr Prozesse und Workflows digital erfolgen. Aus IDC-Sicht ist jedoch nicht allein der digitale Prozess entscheidend, denn zuerst sollte immer die Optimierung der noch vorhandenen Papierprozesse stehen, um auch eine spätere Überführung in einen digitalen Prozess reibungslos umsetzten zu können“, sagt Sabrina Schmitt.

Mobiles Drucken und Scannen

Angesichts der starken Verbreitung mobiler Geräte am Arbeitsplatz spielt Mobility in den Unternehmen eine enorme Rolle. Wenig überraschend, dass Drucken und Scannen vom Smartphone und Tablet bei fast jedem zweiten Unternehmen ganz oben auf der Planungsagenda steht. Da mobile Endgeräte leistungsstarke Instrumente für die Dateneingabe und -bearbeitung sind, wird ein durchgängig digitaler Prozess immer wichtiger. Die Bereitstellung von umfassenden mobilen Funktionalitäten ist somit in jedem Unternehmen ein Muss, so IDC. Wie die Ergebnisse zeigen, steht für 45 Prozent das mobile Drucken, für 44 Prozent die elektronische Signatur, für 43 Prozent der mobile Zugriff auf Unternehmensapplikationen und für 41 Prozent das mobile Scannen und Weiterleiten von Dokumenten im Fokus der Planungsaktivitäten.

KI-basierte digitale Workflows

Auch wenn 46 Prozent der Befragten bei Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) noch in der Planungs- oder Evaluierungsphase stecken und 21 Prozent eine abwartende Haltung vertreten, betrachtet IDC die Erweiterung von ECM- und Document-Management-Lösungen um neue Software-Funktionen wie RPA und KI als essentiell. 26 Prozent der befragten Organisationen haben das erkannt und in entsprechende Lösungen investiert. Die Automatisierung wird durch Lösungen mit RPA- und KI-Funktionen auf ein ganz neues Level gehoben und transformiert ganze Arbeitsprozesse und Organisationsstrukturen, erklären die Marktforscher.

Die automatisierte Erfassung und Verarbeitung, die Anforderung elektronischer Kopien und die Abwicklung von Transaktionsprozessen sind bereits bei über der Hälfte der Befragten, die RPA oder KI umgesetzt haben, im Einsatz. Hinsichtlich der Planung stechen insbesondere Scan2Workflow-Prozesse, die automatische Umwandlung von Informationen und die automatische Content-Aggregation heraus. „Der Einsatz von RPA- und KI-fähigen Print- und Document-Management-Lösungen kann zu einer großen Entlastung bei Routineaufgaben führen und bietet eine hervorragende Möglichkeit, mehrstufige Prozesse effizienter zu steuern“, sagt Schmitt. „Die Unternehmen, die sich in der Planungs- und Evaluierungsphase befinden, sollten jetzt aktiv werden, um frühzeitig das Potenzial für ihr Unternehmen abschöpfen zu können.“

IDC ist davon überzeugt, dass die Vision des papierlosen Büros durch RPA- und KI-basierte Workflows einen zusätzlichen Schub bekommt. Auf dem Weg dorthin gibt es für die Unternehmen allerdings noch einiges zu tun. Neue (kognitive) Optionen und Technologien sollten daher weder auf der Anwender- noch auf der Anbieterseite vernachlässigt werden.

Fazit von IDC

Unternehmen wollen nicht mehr nur Kosten senken, sondern setzen zunehmend auch auf optimierte und digitale Prozesse – vor allem in kundennahen Bereichen – sowie auf mobiles Arbeiten. Viele Organisationen hierzulande haben bereits Initiativen in Bezug auf die Automatisierung und Digitalisierung von dokumentenintensiven Prozessen und Workflows umgesetzt. Dennoch gibt es auf dem Weg zum „papierlosen Büro“ noch viel zu tun.

Besonders neue Technologien wie Mobility, RPA, KI und smarte MFPs können dabei den entscheidenden Anstoß geben, denn sie bieten neue Wege zur Verbesserung und Digitalisierung von dokumentenintensiven Prozessen und Abläufen. Vereinzelte Unternehmen sind auf diesem Gebiet bereits aktiv geworden und übernehmen eine Vorreiterrolle. Da die Entwicklung zur Marktreife bei diesen Technologien jedoch rasant ist, betrachten wir es als wesentlich, dass sich die Anwender in der Planungs- und Evaluierungsphase frühzeitig mit diesen Themen beschäftigen und eigene Erfahrungen sammeln. Aber auch die Anbieter sind ganz klar in der Pflicht, neue (kognitive) Optionen und Technologien bei der Gestaltung ihrer Roadmap zu berücksichtigen. Nur so werden die notwendigen Voraussetzungen für agile, digitale und mobile Workflows und Vorgänge geschaffen.

Die Ergebnisse belegen, dass reine Papierprozesse künftig zunehmend verschwinden werden und die Reise immer mehr in Richtung „digital“ und „mobil“ gehen wird. Ganz klar betrifft dies auch – oder vor allem – kundennahe Prozesse, um ein verbessertes Kundenerlebnis zu ermöglichen. Organisationen sollten daher besser heute als morgen ihre dokumentenintensiven Prozesse und Abläufe überdenken und durch den Einsatz von Print- und Document-Management-Lösungen umfassend optimieren, automatisieren und digitalisieren.

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