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DMS-Software von Proxess Alles eine Frage der Schnittstellen

Autor: Melanie Staudacher

Mit der DMS-Lösung des Software-Herstellers Proxess können Unternehmen sensible Daten und Dokumente vor internen wie auch externen Bedrohungen schützen. Viele Schnittstellen zu anderen Anwendungen und einfache Nutzung sind die Vorteile von Proxess.

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Proxess ist eine Software für das Dokumenten-Management.
Proxess ist eine Software für das Dokumenten-Management.
(Bild: Tiko - stock.adobe.com)

Seit 2019 agieren die beiden Softwareunternehmen Akzentum und Habel gemeinsam. Unter dem Firmennamen Proxess entwickeln sie Lösungen für digitale Archivierung, automatische Belegverarbeitung und Dokumentenworkflow. Das gleichnamige Dokumenten-Management-System (DMS) basiert auf einem dreistufigen Sicherheitskonzept: Smart-Card-Autorisierung für den Supervisor, Verschlüsselung der Datenbankeintragungen und Verschlüsselung auf Ebene einzelner Dateien und Dokumente.

Verschlüsselung sensibler Daten

Proxess ist ein skalierbares DMS mit Schnittstellen zu zahlreichen ERP-, CRM-, HR- und Finanzbuchhaltungs-Systemen sowie Office-Anwendungen und E-Mail-Programmen. Folglich sammeln sich in dem System viele vertrauliche Dokumente und sensible Daten, die vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden müssen.

PIN-geschützte Smart-Card

Um diesen Schutz intern zu schaffen, kombiniert die Lösung Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene mit der Verschlüsselung von Datenbanken und Dateien sowie der Protokollierung von Änderungen. Im Sicherheitskonzept von Proxess spielt der Supervisor, welcher meist ein Mitglied der Geschäftsleitung im Unternehmen ist, eine zentrale Rolle. Mithilfe einer mit PIN-geschützten Smart-Card vergibt er Berechtigungen an Benutzer oder delegiert diese Aufgabe an Administratoren. Laut Hersteller ist dies ohne weitreichende IT-Kenntnisse möglich. Die Admins können dann wiederum Zugriffsberechtigungen innerhalb ihrer Abteilungen vornehmen. Durch die Integration von Windows Active Directory wird die Benutzerverwaltung zusätzlich erleichtert. Außerdem ermöglicht das DMS die Verwaltung der Archivstrukturen, Datenbanken, Datensicherungen und Hardwarekomponenten, ohne dass der Administrator Zugriff auf Archivinhalte oder Einsicht in die Dokumente hat.

Dokumentenzugriffe werden protokolliert

Auf der anderen Seite nutzt Proxess ein intelligente Verschlüsselung, um sensible Dokumente vor externen Zugriffen zu schützen. Mit symmetrischen und asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren nach AES (Advanced Encryption Standard) werden Dateiinhalte gesichert. Außerdem protokolliert das System nicht nur alle Änderungen, sondern auch die Dokumentenzugriffe. Die Installation eines Zweitsystems ist somit nicht nötig.

Die DMS-Software von Proxess kann über einen Web-Client, aber auch per App verwaltet werden.
Die DMS-Software von Proxess kann über einen Web-Client, aber auch per App verwaltet werden.
(Bild: Proxess)

On-Premises und Cloud

Kunden können Proxess sowohl On-Premises wie auch als Cloud-basierte Lösung nutzen. Auch eine hybride Lösung ist möglich. Mit einem Web-Client erhalten Anwender von verschiedenen Standorten auch mit mobilen Endgeräten per App Zugriff auf archivierte Dokumente und Daten. Vertrieben wird die Software von verschiedenen Systemhauspartnern, wie BAB Data-Systems, BSK IT-Systeme und CompData.

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Über den Autor

 Melanie Staudacher

Melanie Staudacher

Volontärin, Vogel IT-Medien GmbH