Produktiver durch Internet-Software von Myfactory

Redakteur: Katariina Hoffmann-Remy

Vollständig ohne Installationen auf lokalen Rechnern steuert die mittelständische Firma Welotec ihre gesamten Betriebsabläufe mit einer prozessorientierten Software-Lösung über das Internet.

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Die internetfähige ERP-Lösung von Myfactory ist modular aufgebaut.
Die internetfähige ERP-Lösung von Myfactory ist modular aufgebaut.
( Archiv: Vogel Business Media )

»Mit Abstand am besten«, lautet das Motto der Firma Welotec. Das mittelständische Unternehmen aus Laer im Münsterland hat sich auf Sonderanfertigungen von Laser- und Ultraschallsensoren sowie auf Komponenten für die automatische Funk-Datenübertragung von Maschine zu Maschine spezialisiert. Welotec-Technologie wird in Funknetzwerken zum Beispiel für führerlose Transportfahrzeuge oder für die drahtlose Übertragung von Kundenfrequenzdaten in Einzelhandelsmärkten eingesetzt.

Fit für künftige Aufgaben

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Bis vor kurzem steuerte der Mittelständler seine betriebswirtschaftlichen Abläufe und Geschäftsprozesse noch relativ ineffizient mit einer historisch gewachsenen, heterogenen Applikationslandschaft, bestehend aus den drei zum Teil inkompatiblen Anwendungen Genesis für die Adressen- und Vertriebsverwaltung, Sage für die Fakturierprozesse sowie dem eMail-Programm Outlook. Dadurch waren Medienbrüche, Schnittstellenprobleme sowie unnötige und ineffiziente Doppelarbeit an der Tagesordnung. Mit jedem Software-Update und -Upgrade verschärften sich diese Schnittstellenprobleme noch zusätzlich durch die damit verbundene aufwändige Anpassung aller Applikationen an die jeweils neuesten Programmversionen der anderen Anwendungen.

Alt-Systeme bremsen

Dieser alte Software-Zoo entsprach weder den Hochtechnologieprodukten, mit denen Welotec handelt, noch war sie flexibel und wandlungsfähig genug, um den kurzlebigen Geschäftsprozessen des dynamischen Datenfunkmarktes gerecht zu werden. Deshalb wurde der Umstieg auf eine ganzheitliche Software-Lösung für das kleine Unternehmen immer dringender – nicht nur, um seine internen Geschäftsabläufe besser steuern und optimieren zu können, sondern ganz besonders auch, um seine Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner möglichst nahtlos in das System integrieren zu können.

Die richtige Wahl

Für diese hohen Anforderungen benötigte Welotec eine multifunktionale, leistungsfähige, anwenderfreundliche, prozessorientierte und skalierbare Business-Software aus einer Hand. »Als Ersatz für unsere Altanwendungen suchten wir eine zukunftsweisende Komplettlösung, die uns von IT-Aufgaben entlastet, damit wir uns ganz auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren und so unsere Wettbewerbsfähigkeit deutlich verbessern konnten«, erläutert Welotec-Geschäftsführer Reinhard Lülff.

Gesucht: Funktionalität und Flexibilität

»Die neue Business-Software sollte vor allem zukunftssicher sein, das heißt für interne wie externe Wachstumsprozesse flexibel skalierbar sein«, betont Lülff. Genauso wichtig waren für den Geschäftsführer des mittelständischen Unternehmens aber noch eine ganze Reihe anderer Kriterien:

  • Die Lösung sollte ohne Installationen auf lokalen Rechnern »on-demand« über das Internet laufen und möglichst geringe Anforderungen an Upgrades und Updates stellen, damit der enormen Zeit und Personal- Aufwand für den laufenden Betrieb sowie für die ständige Aktualisierung und Anpassung der Hard- und Software einschließlich des Firmennetzwerkes so weit wie möglich entfällt.
  • Außendienstmitarbeiter, die nicht in der Zentrale arbeiten, und bestimmte externe Geschäftspartner sollten prinzipiell rund um die Uhr von jedem Internetanschluss der Welt aus einen einfachen, rollenbasierten Zugang mit unterschiedlichen Zugriffsrechten zum System bekommen – ganz gleich, ob von einem Heim-Arbeitsplatz oder von unterwegs aus.
  • Die Software sollte eine multifunktionale Gesamtlösung sein, mit der sämtliche Geschäftsprozesse von Welotec gesteuert und koordiniert werden können – von den Produktionsprozessen über den ersten Kundenkontakt, die Bestellung, die Lieferung, die Lagerverwaltung, die Finanzbuchhaltung bis zu sämtlichen Vertriebsund Marketing-Aktivitäten einschließlich der gesamten Korrespondenz zu allen Vorgängen.
  • Außerdem sollte die Lösung möglichst ein integriertes Web-Shop-Modul enthalten oder möglichst einfach um eine solche Komponente erweitert werden können.

Lösungsfindung

Diese hohen Anforderungen in puncto Funktionalität und Flexibilität konnte keine Software-Lösung der großen IT-Anbieter erfüllen – schon gar nicht die Produkte der marktbeherrschenden Software-Häuser mit ihren Angeboten für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) oder für Großunternehmen. Im Auswahlprozess blieb nur ein kleiner Anbieter übrig, der alle Kriterien von Welotec nahezu hundertprozentig erfüllte: die Myfactory Software GmbH in Frankfurt mit ihrer Komplettlösung Myfactory.Businessworld.

Anpassung an Geschäftsprozesse

»Diese Software ist die Einzige im Markt, die in Bezug auf unsere hohen Anforderungen so flexibel und weit entwickelt ist. Einige wenige Tools sind für unsere Bedürfnisse zwar noch nicht ganz fertig gewesen, aber permanent und automatisch eingespielte Verbesserungen lassen erkennen, dass die Software eine Ausnahmestellung am Markt hat«, begründet Welotec-Geschäftsführer Lülff seine Entscheidung zugunsten der vollständig integrierten Unternehmenssoftware: »Die gesamte IT-Infrastruktur unseres Unternehmens ist ein entscheidender Faktor für die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen. Als Mittelständler, der sich in einem dynamischen Markt behaupten muss, benötigen wir eine leistungsfähige Standard-Software, die schnell und kostengünstig an sich ändernde Geschäftsprozesse angepasst werden kann.«

Durchgängige Webtechnologie nutzen

Bei der Implementierung von Myfactory.Businessworld wurde der Datenfunkausrüster von dem Frankfurter IT-Beratungsunternehmen Seiwert GmbH umfassend beraten und unterstützt. Inhaber Eugen Seiwert, der sich seit über 20 Jahren auf Warenwirtschaftssysteme und Unternehmenssoftware spezialisiert hat, erläutert die Vorteile der »All-in-one«-Lösung aus seiner Expertensicht: »Im Gegensatz zu bisherigen IT-Applikationen können Anwender mit Myfactory.Businessworld die unterschiedlichen Geschäftsprozesse ihres Unternehmens mit einer übergreifenden, vollständig integrierten Unternehmenssoftware bedienen und steuern, die durchgängig auf Web-Technologie basiert. Diese neuartige Lösung steht allen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern eines Unternehmens (wie Kunden und Lieferanten) als Web-Applikation benutzerbezogen, zu jeder Zeit und an jedem Ort, für verschiedenste Zugangsgeräte und bei Bedarf sogar in der jeweiligen Muttersprache zur Verfügung.« Dadurch könnten sämtliche Anwendungsfunktionen und alle Daten jederzeit und an beliebigen Standorten – also auch mobil – von allen zugangsberechtigten Personen genutzt werden.

Reibungslose Umstellung

Reinhard Lülff kann diese Vorteile grundsätzlich bestätigen: »Durch den Funktionsumfang, die Flexibilität, die Effizienz und die vielen weiteren Vorteile der Software konnten wir sehr viele unserer Prozesse vereinfachen.«

Die Implementierung lief im Hintergrund reibungslos ab und die eigentliche Umstellung auf das neue System dauerte nur ein Wochenende – inklusive der kompletten Übernahme aller Daten aus neun Geschäftsjahren, die in zwei Altanwendungen in unterschiedlichen Formaten abgelegt waren. Danach war die Anwendung sofort voll funktionsfähig. Inzwischen arbeiten zwölf Mitarbeiter in der Welotec-Zentrale mit myfactory.Businessworld, acht freie Handelsvertretungen sind an das System angebunden.

Integration externer Anwender

Weitere sechs externe Anwender von Produktions- und Servicepartnern sollen demnächst noch integriert werden.

Mit der Beratung und Implementierung der Software-Lösung durch IT-Spezialisten Seiwert ist Lülff sehr zufrieden: »Für uns als Anwender war die umfassende und qualifizierte Kundenberatung und -Schulung durch die Firma Seiwert mindestens genauso wichtig und erfolgsentscheidend, wie die richtige Auswahl und Installation der passenden und leistungsfähigen IT-Lösung. Denn für die Wahl eines IT-Systemanbieters sind sowohl weiche wie auch harte, wirtschaftliche Kriterien bestimmend. Hier ist beides optimal aufeinander abgestimmt – der Support und das Produkt.«

Zufriedenheit beim Anwender

Auch die bewusste Entscheidung für die on-demand-Lösung über das Internet hat sich als richtig erwiesen – also für das »Software as a Service«-Modell (SaaS) als zeitgemäße Alternative zur Installation und laufenden Wartung auf eigenen lokalen Rechnern: »Insbesondere unsere Bedenken im Hinblick auf die Schnelligkeit des Online-Zugriffs auf einen Server, der in einem externen Rechenzentrum steht, sind total vom Tisch. Das neue System ist deutlich schneller als die Vorgängerlösungen, die auf unserem internen Netzwerk lief«, erläutert der Welotec-Geschäftsführer zufrieden. Deshalb hätten sich anfängliche Vorbehalte und Akzeptanzprobleme von Mitarbeitern, die zum Teil acht Jahre lang mit den alten Anwendungen gearbeitet hatten, nach Lülffs Angaben inzwischen in Wohlgefallen aufgelöst. Entsprechend positiv fällt auch seine Zwischenbilanz aus: »Während die jährlichen Betriebsausgaben für die neue Software pro Anwender im Vergleich mit unseren alten Anwendungen ungefähr um die Hälfte gesunken sind, schätze ich die Kosteneinsparungen im Bereich Personal auf rund 25 Prozent, da jeder Mitarbeiter vernetzter und effizienter auf einer Programmebene arbeiten kann und nicht ständig zwischen verschiedenen Applikationen mit unterschiedlichen Menüstrukturen hin und her wechseln muss«.

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