Wie ein Drucker-Systemhaus aus den roten Zahlen in die Gewinnzone kommt Kreativität und Sachverstand sind die Zutaten zum Erfolg

Ein Unternehmen, das einen Umsatz von 3,5 Millionen Euro hat, garantiert noch lange keinen Gewinn. Bei der Rühlig Document Management GmbH lag der gleichzeitige Verlust im Geschäftsjahr 2004 bei einer viertel Millionen Euro – das war, bevor Ralf Siebert das Geschäft übernahm. Seine Erfolgsformel lautet »Einfach x Anders + Kontakte = Erfolg«. Vom Hersteller kommend, kennt er beide Seiten des Geschäfts.

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40 Jahre alt und vor Ideen sprühend, so sitzt der Geschäftsleiter der Rühlig Document Management hinter seinem Schreibtisch. Im April 2005 hat er die Leitung des Systemhauses mit Schwerpunkt Bürokommunikation übernommen. »Rühlig war 2004 mit einem Verlust von 250.000 Euro ein Sorgenkind. Dabei war der Grundstock gut: 5.000 Drucksysteme waren bei 3.000 Kunden installiert. Dazu die entsprechenden Wartungsverträge«, erklärt Siebert die damalige Ausgangssituation. Ein Problem des vorherigen Geschäftsführers war allerdings die Fokussierung auf vier Großkunden. Als einer davon wegbrach, riss dies ein Loch in die Finanzplanung.

An den Verlusten hat das Unternehmen zwar noch zu knabbern, aber es ist wieder in den schwarzen Zahlen. Im vergangenen Geschäftsjahr konnten mit 2,7 Millionen Euro Umsatz ein Plus von 82.000 Euro erwirtschaftet werden. Dieses Jahr erwartet Siebert einen Umsatz von drei Millionen Euro und einen Gewinn von 150.000 Euro – das Ganze mit 17 Mitarbeitern.

»Ich kenne beide Seiten – die des Herstellers und die des Fachhändlers«, fängt Siebert an zu erzählen. »Früher bin ich mit dem vom Hersteller erstellten Zehn-Punkte-Verkaufskonzept zum Fachhändler und habe mich immer gewundert, warum diese das nicht einfach umsetzten. Heute weiß ich, dass das Tagesgeschäft anders läuft – da macht es Sinn, nur ein bis zwei Punkte heraus zu arbeiten.«

Einsatz als Unternehmensberater

Die Rühlig Document Management GmbH & Co. KG ist eine selbständige Tochter der Janson & Even-Gruppe. Einer der dortigen Geschäftsführer, Elmar Meier, ist ein alter Bekannter von Siebert. Er war es, der Siebert damals anrief und ihn um Hilfe für das Sorgenkind bat. Der Geschäftsführer der Rühlig Document Managemant wurde entlassen, nachdem sich Siebert für für zwölf Monate als externer Berater verpflichtete. In der Position eines Unternehmensberaters trat er den Banken gegenüber auf, denen er zwei Konzepte zur Rettung des Unternehmens vorlegte. Schließlich übernahm er selber die Geschäftsleitung.

In der Firma selbst sprach er erst einmal mit allen Mitarbeitern, fragte dabei auch nach ihren Stärken. Mit Hilfe dieser Informationen fertigte Siebert ein klares Organigramm an. »Aber keines der üblichen hierarchischen, sondern ein rundes, wo in der Mitte der Führungskreis steht und dann gleich Büroorganisation, Technik und Vertrieb gleichwertig folgen.« Der Führungskreis trifft sich seitdem jeden Montag, um die »To-Do-Listen« für die Woche zu besprechen und Feedback zu geben. »Ich kommuniziere auch die Geschäftszahlen offen, damit die Mitarbeiter sehen, wo wir stehen«, sagt Siebert. »Außerdem habe ich um kreativen Input gebeten.«

Ein Aspekt von Sieberts Strategie ist folgender: Seine neun Techniker, die oft beim Kunden vor Ort sind, können dabei gut feststellen, was dieser gerade benötigt. Diese Tipps sind wiederum für die fünf Vertriebsmitarbeitern wichtig. »Es gibt einen so genannten Tipp-Zettel, der geht an den Vertrieb, welcher daraufhin sehr schnell Kontakt mit dem Kunden aufnimmt. Kommt es zu einem Abschluss, erhält der Techniker fünf Prozent der 20-prozentigen Vertriebsprovision«, erläutert Siebert das Konzept.

Lesen Sie auf der nächsten Seite mehr darüber, wie Siebert trotz Preisdruck eine Preiserhöhung durchsetzte.

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